受発注業務とは何か？基本の流れと業務改善・効率化の実践ガイド

「受発注業務とは、そもそも何をやればいい？」
「受発注業務の流れをあらためて理解して、効率化に役立てたい」
このような疑問を調べているところかもしれません。

企業間取引が複雑化するなか、スムーズな受発注業務は、ビジネスの成功に直結します。

受発注トラブルによる機会損失や信用低下を避けるためにも、受発注業務の基本を理解し、業務改善・効率化に取り組むことが大切です。

この記事では、受発注業務の流れを解説したうえで、起こりやすい問題点や注意点などを説明します。

最後までお読みいただくと、受発注業務の全体像が把握でき、業務の質を高めるための実践的なノウハウが身につきます。

受発注の基礎知識から効率化のコツまで、受発注業務の改善にお役立てください。

1. 受発注業務とは？基本の知識

受発注業務は、ビジネス取引の根幹をなす重要な業務です。

まずは、受発注業務の基本的な意味を理解するところから始めましょう。以下のポイントを解説します。

1-1. 受発注業務の意味

受発注業務とは、企業が事業活動を行ううえで必要となる原材料や製品などを調達したり、顧客からの注文に応じて製品を販売したりする、一連の業務プロセスを指します。

これらの受発注業務の目的を一言でいうなら、「需要と供給を効率的に結び付ける」ことです。

受注業務では、顧客の要求に応じた製品・サービスを期日までに提供し、発注業務では、適切なサプライヤーから必要な資材・製品を調達します。

1-2. 受注業務とは？

続いて、もう少し掘り下げて、受注業務と発注業務を分けて見てみましょう。企業によって詳細は異なるものの、一般的な業務内容を解説します。

まず「受注業務」とは、顧客からの注文に関連して行う業務を指します。

具体的には、顧客からの問い合わせに対応したり、見積書を作成して提案したりする営業活動から始まります。その後、注文内容を確認し、社内の関連部署と連携して、確実に納品できる体制を整える一連のプロセスが含まれます。

このように、受注業務は、顧客満足度を高め、リピート注文や追加注文につなげるための重要な役割を担っています。

1-3. 発注業務とは？

一方、「発注業務」とは、必要な製品やサービスを外部に注文することを指します。

具体的には、自社の事業に必要な原材料や設備、サービスなどについて、仕入先を選定し、見積もりを取得したうえで、発注書を送付し、納品物を受け取るまでの一連のプロセスが含まれます。

的確な発注業務は、高品質な商品やサービスを、適正価格で、必要なタイミングで調達することにつながります。

1-4. 受発注業務はビジネスの生命線

以上が受発注業務の概要です。

受発注業務は、販売と調達の両面から企業活動を支える重要な役割を果たしています。

受注業務は売上アップに直結し、発注業務はコスト管理に貢献します。取引先との信頼関係の構築や、ブランドイメージの向上にもつながるため、受発注業務の質は、会社の将来を決めるといっても過言ではありません。

だからこそ、スピーディかつ正確で、無駄のない受発注業務の実現は、あらゆる企業が目指すべき経営課題だといえるのです。

2. 受発注業務の流れ

受発注業務は、一般的に、見積もりから始まり、発注、在庫確認、納品、請求書発行までのプロセスで進められます。

ここでは、典型的なBtoBの受発注業務の流れを、以下で追ってみましょう。

2-1. 見積もり

受発注業務の第一歩は、通常、見積もりから始まります。

ここでのポイントは、発注側企業は要求事項を明確に伝えること、受注側企業は相手方の要望に添って、できるだけ詳細で具体的な見積書を作成することです。

なお、同条件でのリピート注文の場合は、この見積もりのプロセスは省略され、次の発注のフェーズから流れが始まります。

2-2. 発注書（注文書）

見積書の内容を双方で確認し、合意に至れば発注となります。

発注書は、法的効力を持つ重要な書類です。記載内容に間違いがないか、双方が念入りに確認する必要があります。

2-3. 在庫確認

受注が確定したら、受注側企業は商品の在庫状況を確認します。現在庫で対応できる場合は、次の出荷準備のフェーズに進みます。

一方、在庫切れの場合は、仕入先への発注が必要です。在庫管理を徹底し、品切れ・欠品による納期遅延を防ぐことが、円滑な受発注業務の鍵となります。

2-4. 出荷・納品

商品の準備が整ったら、受注側企業は商品を出荷します。

受注側企業は、納期を厳守し適切な梱包で配送すること、発注側企業は納品されたら放置せず、かならず検品することが大切です。

2-5. 請求書

商品の納品が完了したら、受注側企業は発注側企業に請求書を発行します。

ここで重要なのが、請求書の正確性です。請求書の金額や品目に間違いがあると、支払いが遅れる原因になります。受注側企業は、請求書発行前に、社内でしっかりとチェックする体制を整えましょう。

また、発注側企業も、請求書の内容を発注書や納品書と突き合わせて、間違いがないか確認することが大切です。

以上が、一般的な受発注業務の基本的な流れです。

個別の企業や業界特性によって、プロセスに違いはあるものの、基本的な考え方は共通しているといえるでしょう。

3. 受発注業務で起きやすい4つの問題

日常業務として行われている受発注業務ですが、実際の現場では、さまざまな問題が起きています。

受発注業務の改善を考える際は、どのような問題が潜んでいるのかを知ることが不可欠です。

ここでは、多くの企業が悩まされる4つの問題を取り上げます。

3-1. 電話・FAX・メールなど対応が煩雑になっている

1つめの問題は「電話・FAX・メールなど対応が煩雑になっている」です。

業界や取引先によって、受発注業務のデジタル化の進み具合はさまざまです。

電話・FAX・メールなど、さまざまなチャネル（経路）での問い合わせ対応を受けざるを得ない企業も、まだまだ多いでしょう。

取引先からの電話に応対したかと思えば、FAXで注文書が届いたり、メールでの細かいやり取りもあれば、顧客が急に来訪して商談が行われることもあります。

このような状況下では、人手を介した非定型な業務プロセスが多岐にわたるため、現場は疲弊してしまいます。

業界の商慣習や取引先のITリテラシーを踏まえつつも、どうデジタル化していくか？が重要な課題といえます。

3-2. 膨大な商品数による負荷が大きい

2つめの問題は「膨大な商品数による負荷が大きい」です。

メーカーや商社など、多数の商品を取り扱う企業では、受発注業務がより複雑になる傾向があります。

大量の商品情報を管理し、注文ごとに細かい商品手配を行う必要があります。仕入先も多岐にわたるため、発注業務も煩雑です。

品目が多い分、受発注のミスも起きやすく、トラブル発生のリスクは高くなります。

こうした課題への対応としては、効率性の高い受発注管理システムの構築が鍵を握ります（後ほど詳しく解説します）。

3-3. 自作Excelなどで業務が属人化している

3つめの問題は「自作Excelなどで業務が属人化している」です。

受発注管理の仕組みが確立されていない企業では、担当者が独自のExcelファイルなどを使って、受発注業務を行っているケースがよく見られます。

個人の裁量に基づく属人的な業務運用は、ミスを誘発するだけでなく、ノウハウの蓄積や引き継ぎも難しくなります。担当者の異動や退職の際には、業務の停滞を招く恐れもあります。

属人化を避け、組織的な受発注オペレーションを実現するには、標準化された業務フローと、それをサポートするシステム環境の整備が不可欠です。

3-4. 人為的ミスが生じている

4つめの問題は「人為的ミスが生じている」です。

受発注業務は、人的要因によるエラーが起きやすい領域です。

受発注に関連するミスは、直接的な損失につながるだけでなく、信用の失墜をもたらし、取引関係の悪化を招く可能性があります。

4. 受発注業務を改善する3つの方法

それでは、受発注業務の改善に向けて、どのような取り組みが考えられるでしょうか。

ここでは、改善の3つの方向性を解説します。

4-1. 受発注システムを導入する

1つめの方法は「受発注システムを導入する」です。

何よりもまず、受発注業務の専用システムの導入が強く推奨されます。

受発注システムとは、受発注業務をデジタル化し、自動化するためのソフトウェアやアプリケーションのことです。

見積書や発注書のやり取り、在庫管理、納品や請求までの一連の業務プロセスをシステム化すれば、業務の標準化と効率化を大きく前進できます。

自社の実態に即した最適なシステム選びが重要となりますが、受発注システムには、大きく3つの種類があります。

詳しくは以下の記事にて解説していますので、あわせてご確認ください。

4-2. ダブルチェック体制を作る

2つめの方法は「ダブルチェック体制を作る」です。

受発注業務のミス防止には、ダブルチェック体制の構築も欠かせません。

発注書の作成や、納品の確認など、重要な業務プロセスには、常に別の担当者がチェックに入る仕組みを整えましょう。

受発注業務は、取引先との重要なインターフェースであり、ミスは企業の信用を大きく損ねかねません。複数の目による確認作業が、トラブルの芽を早期に摘むことにつながります。

4-3. 既存の商品データの利活用で全体最適を図る

3つめの方法は「既存の商品データの利活用で全体最適を図る」です。

受発注業務の合理化を考えるうえでは、自社が保有する商品データの有効活用も見逃せません。

とくに、メーカーや商社など、商品数が膨大な企業においては、カタログ制作データの有効活用をご検討ください。

カタログ制作データを二次活用し、商品情報の管理から提案書や見積書の作成まで一貫してサポートする、先進的なクラウドサービスとして「WONDERCART」があります。

「WONDERCART」の活用により、商品情報の管理と受発注業務の効率化を同時に推進できます。

5. 受発注業務の改善に取り組むうえでの注意点

最後に、受発注業務の改善の取り組みを着実に進めていくための注意点を押さえておきましょう。

5-1. 業界の商慣習に配慮する

1つめの注意点は「業界の商慣習に配慮する」です。

受発注業務のやり方は、業界によって大きく異なるため、改善策を検討する際には、業界特性を十分に考慮することが重要です。

たとえば、製造業では部品表（BOM）に基づく発注が主流ですが、アパレル業界ではシーズン単位の予約発注が一般的です。また、建設業界のように、多数の下請け業者を取りまとめる必要がある業界もあります。

業界特有の商慣習を十分に考慮しつつ、自社に最適な改善策を見出すことが、受発注業務の効率化と高度化につながるでしょう。画一的な方法論にとらわれることなく、自社の実情に即した柔軟な発想が必要です。

5-2. 現場の負荷が軽くなることを優先する

2つめの注意点は「現場の負荷が軽くなることを優先する」です。

受発注業務の改善においては、経営陣などの希望よりも、“実務を担う現場の声” に耳を傾けることが非常に重要です。

新しいシステムの導入が、かえって現場の作業負荷を増大させてしまっては本末転倒です。

現場の担当者が、真に業務の効率化や負荷軽減を実感できることを最優先に取り組むと、受発注業務の改善は成功しやすくなります。

5-3. できる範囲から少しずつでもDXを進める

3つめの注意点は「できる範囲から少しずつでもDXを進める」です。

受発注業務の改善は、一気にデジタル化を進めるのではなく、できる範囲から少しずつしていくのが得策です。

全社的な業務改革には膨大な労力が必要となるため、一気に推し進めれば、現場の混乱や抵抗を招きかねません。

デジタル化は目的ではなく、業務改善のための手段であることを念頭に、段階的な取り組みを進めていきましょう。

以上、受発注業務の改善を進めるうえでの3つの注意点をお伝えしました。

業界特性を踏まえつつ、現場の負荷軽減を最優先し、できることから一歩ずつ進めていきましょう。そうした着実な取り組みが、受発注業務の真の効率化とデジタル化につながります。

6. まとめ

本記事では「受発注業務」をテーマに解説しました。要点をまとめておきましょう。

まず基礎知識として以下を解説しました。

受発注業務のフローを以下の流れで解説しました。

受発注業務で起きやすい問題として、以下が挙げられます。

受発注業務を改善する方法を3つ、ご紹介しました。

受発注業務の改善に取り組むうえでの注意点は以下のとおりです。

受発注業務の改善は、企業の競争力強化につながる重要な取り組みです。本記事の内容を参考に、自社の実情に合わせた改善策を検討し、実行に移していただければ幸いです。