受注管理とは？実際の業務内容や回避すべき失敗・システムの選び方

【受注管理に含まれる主要な業務】

・受注受付と登録：顧客からの注文を受け付け、必要な情報をシステムに登録します。不明な点がある場合は、顧客に確認を取ります。

・在庫確認と引当：注文品について、在庫の有無を確認します。在庫がある場合は、注文数量分を引き当てます。在庫が不足している場合は、入荷予定の確認や代替品の提案など、適切な対応を取ります。

・出荷指示と手配：引当が完了した注文に対し、倉庫や物流部門に出荷指示を出します。必要に応じて、配送業者の手配、出荷に必要な書類（納品書、送り状など）の作成も行います。

・請求書発行：商品の出荷が完了したら、注文情報に基づいて算出された金額で、顧客宛に請求書を発行します。

・入金確認：顧客からの入金状況を確認します。期日を過ぎても入金が確認できない場合は、督促の連絡を取るなど、適切な対応を行います。

【受注管理の重要性】

・顧客の信頼の獲得：注文内容を正確に把握し、約束した納期を守ることは、顧客の信頼を獲得する基本です。さらに、質の高い対応を積み重ねていけば、顧客満足度の向上につながります。

・機会損失の防止：在庫切れや納期遅延といった受注管理の不備は、販売機会の損失を招きます。適切な受注管理により、こうした機会損失を最小限に抑え、売上の最大化を図る必要があります。

・キャッシュフローの改善：受注から入金までのプロセスを適切に管理しなければ、キャッシュフローが悪化する恐れがあります。受注残の適正管理、請求漏れの防止、入金遅延の最小化などにより、資金効率を高めなければなりません。

・業務の可視化と改善：受注業務の仕組みを整備してマネジメントすれば、受注から出荷までの業務プロセスが可視化されます。ボトルネック（妨げとなる箇所）や改善点を明らかにし、業務の効率化・最適化を継続的に進められます。

・戦略的意思決定への活用：受注データの分析は、需要予測の精度向上、販売戦略の最適化、在庫管理の効率化など、戦略的な意思決定に有用です。

1. 注文受付と確認
2. 在庫確認と引当
3. 出荷指示
4. 請求書発行
5. 入金確認
6. 顧客対応
7.  売上分析

【注文受付と確認の主要タスク】

・注文情報の記録：顧客から受けた注文内容（商品名・数量・価格・納期など）を、漏れや誤りなく記録します。注文情報は、社内の関連部署で共有します。

・注文内容の確認：記録した注文情報に不明点や矛盾がないか、注意深く確認します。必要に応じて、顧客や営業担当者に確認を行い、正確な情報を収集します。

・注文内容の変更対応：注文内容に変更があった場合、速やかに情報を更新し、関連部署に変更内容を伝達します。変更履歴を記録に残します。

・注文受付方法の管理：電話・メール・FAX・Webフォームなど、さまざまな受注チャネルを管理します。各チャネルで受け付けた注文情報を一元管理できる体制を整えます。

・顧客とのコミュニケーション：注文内容に関する顧客からの問い合わせに対応します。顧客の疑問を解消し、要望を的確に把握するように努めます。

【在庫確認と引当の主要タスク】

・在庫数量の確認：注文情報に基づいて、倉庫や店舗の在庫数量を確認します。在庫管理台帳や在庫管理システムを用いて、正確な在庫状況を把握します。

・引当の実行：注文数量分の在庫を引き当てます。同じ在庫がほかの注文に対して割り当てられることを防ぎます。

・欠品対応：在庫不足の場合、生産部門や仕入先に発注を行います。発注の優先度を判断し、納期に間に合うよう手配します。欠品による納期遅延が予想される場合は、顧客に連絡します。

・在庫情報の更新：引当や出荷により在庫数量が変動した場合、在庫情報を更新します。正確な在庫情報の維持は、受注管理における重要ポイントです。

・在庫管理方針の策定：適正在庫量の設定、在庫評価の方法、在庫の定期的な棚卸しなど、在庫管理に関する方針を策定し、運用します。

【出荷指示の主要タスク】

・出荷指示書の作成：注文情報に基づいて、出荷指示を作成します。出荷指示には、商品名・数量・納品先・納期などの情報を明記しますが、多くの場合、システムを通じて行います。

・梱包・運送方法の指定：商品の特性に応じた梱包方法を指定し、運送方法（宅配便、チャーター便など）を選択します。必要に応じて、梱包材や運送会社の手配を行います。

・出荷スケジュールの管理：出荷日・配送日数・納期などを考慮して出荷スケジュールを立て、計画的に出荷作業を進めます。

・出荷関連書類の準備：納品書・送り状・インボイスなど、出荷に必要な書類を準備します。書類の内容に誤りがないよう、複数の担当者でチェックを行います。

・出荷状況の追跡：出荷後の配送状況を追跡し、遅延などの問題が発生していないか確認します。問題が発生した場合は、速やかに顧客に連絡し、対応策を講じます。

【請求書発行の主要タスク】

・請求金額の算出：注文情報（商品単価・数量・割引・税額など）に基づいて、請求金額を正確に計算します。

・請求書の作成：請求金額、請求内訳、支払期日、支払方法などを明記した請求書を作成します。見積書や注文書との整合性を確認し、誤りがないようにします。

・請求書の送付：作成した請求書を顧客に送付します。郵送・メール・EDI（電子データ交換）など、社内の運用ルールに準じた方法（または顧客の希望する方法）で送付します。

・請求書の保管：発行した請求書の控えを保管します。法定保存期間に従って、適切に保管・管理します。

【入金確認の主要タスク】

・入金状況の確認：支払期日を迎えた請求書について、入金状況を確認します。銀行口座の入金明細や口座と連携した会計システムにて、入金の有無を確認します。

・入金の記録：入金があった場合、請求書と照合し、入金額や入金日を記録します。入金情報を社内システムに反映し、売掛金の残高を更新します。

・未入金の催促：支払期日を過ぎても入金がない場合、顧客に連絡を取り、入金を促します。連絡の記録を残し、トラブル防止に努めます。

・入金遅延への対応：長期未入金の場合、顧客の信用状況を調査し、適切な対応を取ります。必要に応じて、法的手段も検討します。

・入金関連データの分析：入金状況のデータを分析し、顧客ごとの支払傾向や未収金の発生状況を把握します。与信管理や売掛金管理に活用します。

【顧客対応の主要タスク】

・問い合わせ対応：注文内容、納期、請求内容など、顧客からの問い合わせに迅速かつ丁寧に対応します。問い合わせ内容と回答を記録に残します。

・要望への対応：顧客から寄せられるさまざまな要望（仕様変更、納期の変更など）に柔軟に対応します。要望の実現可否を検討し、顧客に回答します。

・クレーム対応：商品の欠陥、納期遅延、出荷の誤りなど、顧客からのクレームに対応します。原因を究明し、適切な対応策を講じます。

・顧客情報の管理：顧客の連絡先、担当者、取引履歴などの情報を適切に管理します。顧客情報の変更があった場合、速やかに更新します。

・顧客満足度の向上：顧客対応を通じて、顧客の満足度を高めることを目指します。顧客の声に耳を傾け、受注管理の改善に活かします。

【売上分析の主要タスク】

・売上データの集計と分析：受注データから商品別・顧客別・地域別などの売上データを集計し、売上に影響を与える要因を特定します。

・顧客動向の分析と販売戦略の立案：顧客ごとの売上推移・購買頻度・商品の組み合わせなどを分析し、優良顧客の特徴や潜在的な需要を探ります。

・予算管理への活用：売上分析のデータを活用し、売上予測の精度を高め、適切な予算配分を行います。

1. 注文情報の入力ミス
2. 在庫管理の不備
3. 顧客とのコミュニケーション問題
4. システム導入の遅れ

【注文情報の入力ミスの例】

・誤出荷の発生：商品名や数量、納期などの入力ミスにより、誤った商品を出荷手配してしまいます。顧客満足度の低下や返品・交換対応の増加につながります。

・在庫管理の混乱：入力ミスによって在庫数が実際と乖離してしまうと、在庫管理に混乱が生じます。過剰在庫や欠品を招き、業務効率の悪化やコスト上昇を引き起こします。

・請求金額の誤り：金額の入力ミスは、請求書の誤りにつながります。顧客とのトラブルや収益の損失を招く恐れがあります。

・納期遅延の発生：納期情報の入力ミスは、納期遅延を引き起こす可能性があります。顧客の信頼を損ね、ビジネスチャンスを逃してしまうことにもなりかねません。

・業務の非効率化：入力ミスが頻発すると、ミスのリカバリー業務に時間を取られ、業務効率が低下します。生産性の低下やコストの増加を招きます。

【在庫管理の不備が引き起こす問題】

・機会損失の発生：在庫不足により受注に応えられない状況が発生すると、販売機会を逃してしまいます。売上の損失や顧客離れにつながる可能性があります。

・過剰在庫の発生：需要予測の誤りや在庫管理の不徹底により、過剰在庫が発生する恐れがあります。在庫保管コストの上昇や長期保存による商品の劣化を招き、収益性の悪化につながります。

・業務効率の低下：在庫管理の不備により、在庫状況の把握が難しくなります。手作業での在庫確認や調整作業に時間を取られ、業務効率が低下します。

・キャッシュフローの悪化：過剰在庫は、資金の滞留を招きます。キャッシュフローの悪化により、運転資金の確保が困難になる可能性があります。

・顧客満足度の低下：在庫管理の不備による商品の欠品や納期遅延は、顧客満足度の低下を招きます。ブランドイメージの悪化や顧客離れにつながるでしょう。

【コミュニケーションの問題が引き起こす課題】

・注文内容の認識ズレと納期の行き違い：コミュニケーションの問題により、注文内容や納期の認識にズレが生じる恐れがあります。顧客の期待に応えられず、信頼の低下を招く可能性があります。

・トラブルの拡大と顧客の不満増大：問題発生時の連絡や説明が不適切だと、トラブルが拡大する恐れがあります。早期の対応や適切な情報共有ができず、事態の悪化につながります。

・ビジネスチャンスの喪失：コミュニケーションの問題により、顧客のニーズや課題を把握できません。追加提案やサービス改善の機会を逃し、ビジネスチャンスを逸してしまう可能性があります。

【システム導入の遅れが引き起こす問題】

・業務効率の低下：手作業での受注管理は、非効率的で時間がかかります。システム化の遅れにより、業務効率の改善が進まず、生産性の向上が難しくなります。

・人的ミスの発生：手作業での受注管理は、人的ミスのリスクが高くなります。入力ミスや転記ミスなどにより、業務の混乱や顧客対応の悪化を招く恐れがあります。

・情報の散在化：システム導入が遅れると、受注情報が複数の箇所に散在してしまいます。情報の一元管理が難しくなり、業務の非効率化や情報共有の不足につながります。

・意思決定の遅延：リアルタイムの受注情報の把握が難しいため、適切な意思決定が遅れる可能性があります。機会損失の発生や競争力の低下を招きかねません。

・コスト増加：システム導入の遅れにより、業務の自動化や効率化が進みません。人件費や管理コストの増加を招き、収益性の悪化につながる恐れがあります。

【受注管理システムの3つのタイプ】

・スタンドアロン型：受注管理に特化した単独のシステムです。受注業務に必要な機能を集約しており、導入が比較的容易という特徴があります。ただし、他システムとの連携には別途対応が必要となります。

・ERP型：統合基幹業務システム（ERP）の一部として受注管理機能を提供するタイプです。在庫管理や会計管理などの関連業務とのシームレスな連携が可能であり、情報の一元管理が実現できます。ただし、導入コストが高く、導入までに時間を要する場合があります。

・クラウド型：クラウドサービスとして提供される受注管理システムです。初期投資が抑えられ、スピーディーな導入が可能という特徴があります。また、アップデートや保守管理がベンダー側で行われるため、社内のIT負荷を軽減できます。

・注文受付から商品提供・代金回収までの一連の業務プロセスを管理すること

・受注から出荷までの流れを効率的に管理し、顧客満足度を高めるのが目的

・売上や顧客満足度に直結する重要な業務である

1. 注文受付と確認
2. 在庫確認と引当
3. 出荷指示
4. 請求書発行
5. 入金確認
6. 顧客対応
7. 売上分析

1. 注文情報の入力ミス
2. 在庫管理の不備
3. 顧客とのコミュニケーション問題
4. システム導入の遅れ

・スタンドアロン型、ERP型、クラウド型の3つのタイプがある

・自社の業務特性や規模、IT戦略などを踏まえ、最適なタイプを選択することが重要

・商社やメーカーのBtoBの受注管理に適したツールとして「WONDERCART」がある