受注業務の入力ミス対策は原因の究明がカギ！適切な5つの手順を解説

「最近受注の入力ミスがひどい…うちだけじゃなく、取引先にも散々迷惑をかけているからどうにか対策をしなければいけない。受注の入力ミス対策って具体的に何をしたらいいのだろう」
「受注の入力ミス対策ってどんな流れでやればいいのかな。とりあえずシステムを導入すればいいの？それともまずは自社で何かすべき？手順を知りたい」

受注の入力ミスが続くと、社内で混乱を招くだけでなく、取引先にも迷惑をかけ、最悪失注…という事態を招きかねないため、早急な対応を検討している方は多いでしょう。
受注の入力ミス対策は、以下の手順で行います。

入力ミス対策はただ何かを導入するのではなく、現場の声を拾い原因を突き止め、対策をおこなったうえで、最終的には研修まで実施します。
この5つの工程を経なければ、結局は入力ミスが再び起こってしまうため、一つひとつ丁寧に実行することが大切です。

そして、入力ミス対策をするなかで自動化の取り入れも検討しなければなりません。
このときにどこまで自動化するのかが重要なポイントとなってくるのです。

本記事では受注の入力ミス対策で実施する5つの手順とともに、自動化のポイントまでお伝えします。

ぜひ本記事をお読みになり、あなたの会社の受注入力ミス対策を進めてください。

1. 受注の入力ミス対策をする手順一覧

受注の入力ミス対策は、以下の手順でおこないます。

受注の際の入力ミス対策を効果的に進めるには、ミスを引き起こしている根本原因を突き止めて上流工程から改善していくことが重要です。
もし原因を突き止めずにその場しのぎでシステムを導入したり、ツールに頼ったりしても、根本的な見直しを図っていなければミスはなくならないからです。

そのため、本記事でお伝えする受注の際の入力ミス対策では、まず現場担当者に話を聞き、受注の入力ミスが何から発生しているのかを確かめていきます。
さらにフローチャートを使用して、どのような工程を経て受注入力をしているのか可視化し、業務のなかで負担の多い箇所やミスの発生しやすいところを確認します。

そして原因改善を図ったうえでミスにつながりにくい、新たなマニュアルを作って現場研修をおこなうという手順が、受注ミス対策の一連の流れです。
次の章からは各手順について、具体的にお伝えしていきますので、見ていきましょう。

2. 受注の入力ミス対策手順1｜原因を突き止める

受注の入力ミス対策の第一歩は、原因を突き止めることです。
原因がわからなければ、入力ミス対策を取ることはできません。

そして原因ごとに対処は異なるので、突き止めなければ自社にどのような対策が必要なのかわからず対処は難しいです。
そこで以下のような方法で、入力担当者ごとに受注の入力ミスが発生している原因を調査しましょう。

たとえば、受注の入力ミスを引き起こす原因には以下のようなものがあります。

原因は1つではなく、複数の場合もあるでしょう。
まずはヒアリングや実際に見て感じた原因をすべて挙げ、書き出してみてください。

3. 受注の入力ミス対策手順2｜受注業務をフローチャートで可視化して原因を突き詰める

受注でなぜ入力ミスをしてしまうのか原因を現場から確認したうえで、受注業務そのものについてフローチャートで可視化してみてください。
受注業務のなかで負担がかかっている箇所があれば、入力作業に影響が出ている可能性も否定できません。

不要な作業がわかれば削減して、入力の際にかかっている負担軽減を図ります。
以下は、フローチャートで使用する代表的な記号です。

フローチャートの記号	詳細
	業務フローの開始と終了に配置する。
	どのような作業をおこなうのかを表す、処理やステップの段階に配置する。
	処理の方法が分かれる箇所に配置する。
	データを出力したり、別のシステムに入力したりするときに使用する。

これらの記号をもちいて、受注業務のフローチャート例を以下のように表してみました。

このように全行程をフローチャートで表したとき、対応に追われている箇所や、もっと別の方法で行いたい箇所などをピックアップしてみてください。

また、各支店ごとに異なる受注方法をとっている場合は比較のために、全担当者に依頼してフローチャートを記載してもらうことをおすすめします。

4. 受注の入力ミス対策手順3｜入力ミスにつながらないよう原因の改善を図る

ここまでの工程で把握できた、受注業務の入力ミスにつながってしまう原因の改善を図っていきましょう。

原因の改善方法は、主に3つの選択肢があります。

順番に解説します。

4-1. チェック体制を整備する

アナログ作業が多かったり、目視によるチェックが多かったりするようなら、まずはそもそものミスを減らすために、チェック体制を整備してみましょう。

一人で受注入力をしている場合は、ミスがあったとしても気づきにくいものです。
複数人でかかわり合うほか、チェックリストでやるべき事項を把握しながらチェック体制を整備してください。

4-2. 入力者の負担を軽減する

以下のような入力者の負担が大きい場合は、入力ミスにつながりやすくなるので、改善を図ることで対策を取れます。

このような入力者の負担が大きいときの軽減方法には、以下があります。

4-3. 受注システムを導入して自動化を取り入れる

受注の入力ミスが以下のような原因から発生している場合は、受注システムを導入して自動化を取り入れると、効率化を図りながら入力ミス対策にもなります。

導入するシステムにもよりますが、たとえば受注システムには以下のような機能があります。

電話やFAXといったアナログな方法ではなく、受注システムを導入すると上記のようなさまざまな機能によって受注情報を管理できるため、業務の正確性を高められます。
たとえば電話の場合は聞き間違いや「言った、言わない」と言った観点から受注の際の入力ミスにつながります。

手書きのFAXなら、読み間違いから受注入力ミスに発展することもあるでしょう。
しかし受注システムなら読み間違いや聞き間違いが生じず、ミスが起きたとしても記録として残っているので、原因をつかみやすいです。

入力ミス対策のなかでは数百万円から数億円くらいと、もっとも費用が高く、資金力が必要になりますが導入によるメリットは大きいでしょう。

5. 受注の入力ミス対策手順4｜受注業務のマニュアルを作る

受注業務の入力ミスの原因について改善を図ったら、誰でも滞りなくおこなえるよう、標準化したマニュアルを作りましょう。
マニュアルがあれば社内で意識統一ができるだけでなく、新しい従業員を雇うときにも、効率よく入力ミスを抑えた方法で指導できます。

ExcelやPowerPoint・テンプレートなどさまざまなツールで作成できるので、自社にあった方法を選びましょう。
テンプレートを活用する場合は、「マニュアル作成　テンプレート」と言った形で検索すると無料のものもありますので、参考にしてください。

マニュアル作成にあたっては一般的に、以下の項目を盛り込みます。

各項目の作成時には次のようなポイントを抑えておくと、よりわかりやすくなり、受注入力のミス対策に最適なマニュアルになるでしょう。

マニュアルのイメージとしては、以下を参考にしてください。

たとえば「4. 商品情報の入力項目」について見てみると、以下のように記載するとわかりやすいでしょう。 

6. 受注の入力ミス対策手順5｜誰でもできるよう研修をする

さて、ここまでで一連の入力ミス対策を終えました。
最後は誰でも受注入力できるよう研修をおこない、入力ミス対策を施したマニュアルどおり実施していきましょう。

マニュアルをただ作成しただけでは、誰でもそのとおりに実施できるとは限りません。
わからないところがあれば、結果的に入力ミスにつながってしまうこともあるでしょう。

不明点をなくし、マニュアルどおりに全員が受注入力をミスなくこなせるようにフォローしていくことが重要なのです。
そこでおすすめの研修方法としては、以下があります。

もっとも研修成果が出やすい方法は少人数で実践できるOJTですが、人数の多い企業の場合は集合研修やeラーニングが現実的でしょう。
もちろん研修をおこなったとしても、1度の説明ではなかなか理解しきれないこともあるはずです。

質問がいつでもできるよう、不明点の投げかけ先については事前に伝えておくと、実践したときもスムーズです。

7. 受注業務の効率化は入力ミス対策に効果的！ただし自動化は慎重に進めて

ここまで、受注の入力ミス対策をおこなう手順について解説しました。
受注業務の効率化を図ると、負担軽減や業務の正確性向上によって入力ミスが生じにくくなることをおわかりいただけたかと思います。

ただし、デジタル技術の導入や受注システムによる自動化は慎重に導入しなければ、今後の経営に影響が出るので注意しましょう。
なぜなら、自動化を進めるほど顧客接点は少なくなりやすいからです。

電話やFAXといったアナログな手法ほど顧客とのこまめなやりとりが必要となり、だからこそ構築できていた信頼関係があるはずです。
顧客接点が少なくなれば、商品やサービスに関するフィードバックを得る機会も減少することも知っておかなければなりません。

それゆえ、受注業務の自動化を進めるときはすべてではなく、顧客との接点を残しながら進めることが大切なのです。
そこで活用していただきたいシステムが、現在の商法を残しながら受発注の効率化を図れる、WONDERCARTです。

WONDERCARTはプラットフォームやクラウドデータベースを通じて、企業のカタログ製作データをダウンロードできるシステムです。

システムの自動化は負担を減らし、入力ミス対策にはなりますが、取引先との関係性を踏まえると安易にすべてを変更することはおすすめしません。
WONDERCARTならシステムを通じた書類作成で入力ミス対策になり、なおかつ取引先との接点もしっかり保てます。

入力ミスの多さにお悩みの方や受注業務への負担を感じている方はもちろん、既存の商法を維持していきたいという方は、ぜひ一度私たちにご相談ください。

8. まとめ

受注の入力ミス対策について、おわかりいただけましたでしょうか。
最後に本記事の要点をまとめていきます。

◎受注の入力ミス対策をする手順は以下のとおりです。

◎受注の入力ミス対策｜1.原因を突き止めるでは、以下のような方法で、受注の入力ミスが発生している原因を調査しましょう。

◎受注の入力ミス対策｜2.受注業務をフローチャートで可視化するでは、受注業務そのものについてフローチャートで可視化してみてください。

◎受注の入力ミス対策｜3.入力ミスにつながらないよう原因の改善を図るでは、原因の改善方法は、主に3つの選択肢があります。

◎受注の入力ミス対策｜4.受注業務のマニュアルを作るでは、以下の項目を盛り込んでください。

◎受注の入力ミス対策｜5.誰でもできるよう研修をするでは、研修方法として、以下があります。

◎デジタル技術の導入や受注システムによる自動化は慎重に導入しなければ、今後の経営に影響が出るので注意しましょう。

本記事をお読みになり、あなたの会社の受注の入力ミス対策を進められましたら幸いです。