電話受注は削減すべき？効率UPした事例や他の受注方法を紹介

「電話受注って今どうなの？」
「電話受注ではトラブルも多いし、効率化したいけど…」

電話による受注は、多くの企業で一般的に採用されている受注方法の一つです。
しかしリモートワークやネット受注の発展に伴い、このように電話受注の必要性に疑問を持つことがあるかもしれませんね。

実際に、電話による受注はトラブルが多く、信頼性の観点から見直しを検討している企業は少なくありません。
特に業務の効率化を検討している企業は、ほかの受注方法に切り替えるなどして、電話受注は極力削減することをおすすめします。

実際に以下の企業では、電話受注を削減したことによって、以下の様に業務の効率化に成功しています。

【電話受注の削減で業務が効率化された事例】

このように、電話による受注を削減して、ほかの方法に切り替えることができれば、貴社の業務効率もアップする可能性があります。

また、もし電話受注をすぐに削減できない場合でもあっても、以下のようなシステムやサービスを活用して「問い合わせ業務の自動化」は検討することが大切です。

この記事では、貴社が電話受注を削減し業務効率化を達成するために必要な、以下の情報について解説していきます。

この記事を読めば、現在の電話受注に関して理解を深めることができ、貴社の受注業務効率化に近づきます。

ぜひチェックしてください。

1. 電話受注は可能な限り削減することがおすすめ

前述のように、電話による受注は可能であれば削減してしまうのがおすすめです。

電話は多くの企業にとって今なお欠かせない業務ツールの一つです。しかし、以下のようなトラブルやミスに悩まされている企業も少なくありません。

貴社においても、このようなトラブルに直面したことがあるのではないでしょうか。

このようなトラブルは、単に業務効率を下げるだけでなく、企業の利益にも悪影響が及ぶ可能性があります。

もちろん自社が属する業界の商習慣があるため、実現が難しいという状況もあると思います。
ただ、より効果的な受注業務へ切り替えたいのであれば、電話による受注はなるべく削減することを推奨します。

2. 電話受注を削減した企業の成功事例3つ

ここまで繰り返し「電話による受注の削減」をおすすめしてきました。

しかしこの情報だけでは、「本当に電話受注を削減して大丈夫なの？」と不安に思いますよね。

実際に以下の企業では、電話受注を減らしたことによって、業務の効率化に成功しています。

この章では、上記の3つの企業が、どのように電話受注を削減して、どのような変化があったのか、詳しくお伝えしていきます。

2-1. 受注担当者の負荷削減・属人化の解消に成功：食肉販売業A社のケース

食肉販売業を営むA社では、取引先が増加し続けており、長い間人手不足が課題となっていました。

受注は主に電話・FAX・留守番電話で行われており、特に電話受注が多いため、留守番電話には1日約70件のメッセージが溜まってしまう状態でした。

また、注文内容には略語や業界用語が多く、一部の受注担当者のノウハウに依存する状況が続いていることも大きな課題でした。

そこでA社では、受注担当者の業務負担を軽減し業務効率化を図る手段として、注文情報をデータで管理する受発注システムを導入。主な受注方法を受発注システムに統一しました。

電話受注が多かったA社

受発注システムの導入で留守番電話が約93％減

その結果、留守番電話の件数は、1日当たり70件から5〜6件に減少。

注文内容もシステムで自動的に管理されるようになったため、商品の詳細を誰でも把握できるようになり、注文受付作業の属人化解消にもつながりました。

2-2. 受注業務の約95%がEC経由になり電話対応が減少：スポーツ用品販売B社のケース

競技用の自転車や部品の卸販売を行っているB社では、電話やFAX中心の受注体制から、BtoB-ECを使った受注に移行しています。

これまで自転車店からの注文は、各店舗の従業員がカタログを見ながら電話を掛けてくるのが一般的でした。

しかし、B社側では数十ページにわたるカタログを見ながら電話対応を行い、同時に在庫確認もしなければならず、在庫確認時のミスが発生することも問題となっていました。

このように、電話による受注業務はB社にとって大きな負担となっていたのです。

そこでB社は、受注業務の負担軽減のために卸売り専用のBtoB-ECサイトを立ち上げました。

電話での受注業務が大きな負担だったB社

受注の約95%がECサイト経由になった

その結果、電話やFAXが中心だった受注の約95%をEC経由で行うことに成功し、電話対応件数が減少。受注業務の負担が軽減され、マーケティング業務に集中できるようになりました。

2-3. 電話を全面的に削減しコア業務に注力できるように：IT企業C社のケース

上記の2社とは異なり、受注だけでなく社内の電話を全面的に削減した企業も存在します。

C社にかかってくる電話の多くは取引先からの問い合わせやクレームであり、利益に直結する電話はほとんどありませんでした。

また取引先の中には高圧的で感情的な話し方をする人もおり、業務面だけでなく従業員の精神面にも大きな負担となっていました。

そこでC社では、多くの取引をメールやメッセージツールで完結できていたこともあり、会社の電話を全面的に削減しすることにしたのです。

取引先からの問い合わせが従業員の負担になっていたC社

リソースの30～40%をコア業務に割けるようになった

電話を全面的に削減した結果、一部の取引先から契約を解除されるなどデメリットもありましたが、総合的にはメリットの多い判断となりました。

なぜなら、従来の電話対応はC社のリソースの30〜40%を消費していたことがわかっていたからです。

電話を削減した後は、時間を社員の休養や新製品の開発、新規顧客の開拓などに充てることができ、業務効率を向上させることができました。

3. 電話に代わり取り入れたい受注方法3つ

ここまでの内容で、「電話受注を削減するのは難しいけれど、他の方法を導入するのはいいかもしれない」と思った人もいるのではないでしょうか。

電話以外の受注方法には、主に以下の3つがあります。

これらの方法には、それぞれ以下のような違いがあります。

＜【コストを抑えて新しい注文方法を導入したい企業向け】メール＞

＜【経済的に余裕があり、業界内でEDIの利用が一般的となっている企業向け】EDI＞

＜【受発注業務をピンポイントで効率化したい企業向け】受発注システム＞

ここからは、それぞれの方法について詳しく見ていきましょう。

3-1. 【コストを抑えて新しい注文方法を導入したい企業向け】メール

メールは無料で利用でき、導入コストがほとんどかかりません。

そのため、新しいシステムの導入が費用面で難しい企業でも、比較的簡単に導入できます。

メールによる受注の大きなメリットは電話と違い、注文内容が文字で記録される点です。
FAXのように文字のかすれやプリントミスで読めない、といったトラブルもありません。

また、電話のように不要な雑談に時間を取られなくなる点も大きなメリットです。

ただし、「注文内容や商品コードを目視で確認する」「メールの内容を受注システムに入力する」などの手作業は残る点には注意が必要です。

注文件数が多くなると、電話やFAXと同じようなヒューマンエラーが発生する可能性は十分にあります。

とはいえ、新たにツールやシステムを導入する必要もなく、非常にハードルの低い受注方法といえます。
まずは、電話受注脱却の第一歩目として、メールでの受注を取り入れてみると良いでしょう。

3-2. 【経済的に余裕があり業界内でEDIの利用が一般的となっている企業向け】EDI

EDIとは、企業間で取引情報をデータ化してやり取りする仕組みです。
具体的には、注文書や納品書、請求書などの情報や書類を自動でデジタル化して送受信します。

受注から処理までがスムーズかつ高速で行われるため、受注業務に係る手作業の大幅な削減が可能です。

それにより入力間違いなどのヒューマンエラーや確認作業も大幅に減るため、業務効率向上につながります。

業務効率化には効果的なシステムですが、活用するためには取引先も同じEDIを導入している必要があります。
さらに導入には企業に合わせた専用のシステムを作る必要があり、手間と費用がかかるため、導入には慎重な計画が必要です。

3-3. 【受発注業務をピンポイントで効率化したい企業向け】受発注システム

受発注システムでは、顧客がシステム上で注文を行うと、自動的に注文データが作成され、その後の在庫確認、出荷指示、請求書作成なども自動で処理されます。

システムによって自動化できる範囲や機能には違いがありますが、例えば、以下のような業務効率化が期待できます。

・手作業によるヒューマンエラーが減るため、受注業務の負担が減る
・在庫管理システムと連携させることで常に最新の在庫情報を社内で共有できる
・取引先が24時間いつでも注文を出せるため、機会損失が防げる

このように受発注システムを導入することで、従業員の負担を軽減したりヒューマンエラーを防止したりするだけでなく、売上の向上も期待できます。

4. 電話受注を削減できない場合も「問い合わせ業務の自動化」は検討するべき

この記事では、全体を通して電話受注を削減して業務を効率化することを推奨してきました。
とはいえ、業界の慣例や企業の文化・状況によっては、すぐに電話受注を削減できない企業も多いでしょう。

しかし、そのような企業こそ業務の自動化による効率化が必要です。
繰り返しお伝えしている通り、電話でのやり取りは、受注に限らず多くの業務でヒューマンエラーの原因となっています。

そのため、電話受注の削減は難しい場合でも、せめて

は積極的に検討しましょう。

問い合わせ業務の自動化につながるシステムやサービスには以下のようなものがあります。

これにより、前述したような聞き間違いや確認漏れ、「言った・言わない」などのトラブルを削減でき、問合せ業務の効率化が図れます。

在庫管理を自動化するなら「WONDERCART」をご検討ください

WONDERCARTは、貴社商品のオンラインカタログを作成し、業務効率化に貢献する受発注システムです。 〇顧客が商品データから見積書を作成・ダウンロードできる 顧客は必要な情報を入力するだけで見積書を作成・ダウンロードできます。貴社への見積依頼を出す必要がなくなり、担当者の業務量削減が可能です。 〇顧客自らオンラインで商品検索や在庫確認ができる 顧客は自らオンラインカタログで商品情報の確認や在庫確認ができるようになるため、貴社に対して電話やfaxでの問合せをする必要がありません。 結果として、貴社の問い合わせ対応の負担が軽減されます。 〇実際の契約は営業担当者が行う 前述したように、受注業務のほとんどを自動化するタイプの受発注システムは、営業担当者と取引先との接点が少なくなり、顧客との関係が破綻する危険性があります。 WONDERCARTでは、実際の契約など、見積もり以降のやり取りは従来通り営業担当者が行います。そのため、顧客との関係性に影響しません。 WONDERCARTを活用すれば、貴社は顧客との接点をなくさずに、在庫管理や問い合わせ対応の効率化だけが可能です。

5. まとめ

この記事では、電話による受注について解説しました。
最後に内容を振り返っていきましょう。

〇多くの企業が利用している業務ツールである電話ですが、可能であれば電話による受注は、できる限り削減することをおすすめします。

〇実際に以下の企業では、電話受注を減らしたことによって、業務の効率化に成功しています。

〇電話による受注をいきなり削減できない企業であっても、以下のようなシステムやサービスを利用して「問い合わせ業務の自動化」は検討することが大切です。

〇この記事が、貴社の受発注業務を改善するときの手助けになれば幸いです。