オンラインカンファレンスとは?メリット・流れ・開催のポイントも

​​顧客獲得やブランディングのためにイベントを開催したい。対面での開催が難しいなら、オンラインカンファレンスはどうだろう」
「オンラインカンファレンスとは実のところどういうもので、何をするのか?」

このように、オンラインカンファレンスについてお悩みではありませんか?

オンラインカンファレンスとは、インターネット上(オンライン)で行うカンファレンスのことを指します。

ビジネスシーンでのカンファレンスとは、一般的に重要な議題を取り扱う大規模な会議のことを指しますが、近年では企業向けのオンラインイベント全般を指すことが一般的です。

そのため以下のようなイベントもオンラインカンファレンスと呼ばれることがあります。

・シンポジウム
・学術会議(オンライン学会)
・展示会(オンライン展示会)
・セミナー(ウェビナー)

オンラインカンファレンスには、以下のようなメリットがあります。

しかし同時に以下のようなデメリットもあり、開催するときはリスクについて詳しく理解し、対策を取る必要があります。

対策が不十分なままオンラインカンファレンスを開催すると、通信トラブルなどによって参加者の満足度の低下を招き、クレームが発生する可能性があります。

そこでこの記事では、以下について詳しくまとめました。

【この記事を読むとわかること】

・オンラインカンファレンスの概要
・オンラインカンファレンスのメリット/デメリット
・オンラインカンファレンスを成功させるためのポイント
・オンラインカンファレンスを開催する方法

この記事を読むことで、オンラインカンファレンスに関して理解を深めることができます。

ぜひ参考にしてください。 

目次

1. オンラインカンファレンスとは

冒頭でふれたように、オンラインカンファレンスとは、インターネット上(オンライン)で行うカンファレンスのことです。

そもそもビジネスシーンにおけるカンファレンスとは、重要な議題を取り扱う大規模な会議のことを指します。

最近では配信ツールを活用して動画配信するカンファレンスも生まれ、「オンラインカンファレンス」と呼ばれるようになりました。

カンファレンスをオンラインで行うことで、より多くの参加者を募ることができるなどのメリットがあります。
メリットについては、詳しくは「3. オンラインカンファレンスを開催する5つのメリット」で解説します。

この章では、以下のようにオンラインカンファレンスに関する基礎知識を解説していきます。

【オンラインカンファレンスに関する基礎知識】

・オンラインカンファレンスの主な形式
・オンラインカンファレンスの主な内容

ぜひ参考にしてください。 

1-1. オンラインカンファレンスの主な形式

オンラインカンファレンスは、以下のように開催形式によって以下の2種類があります。

・完全オンライン形式
・ハイブリッド形式

それぞれの形式には、以下のような特徴があります。

・完全オンライン形式

会議室など実際の会場を用意せず、動画配信ツールを利用してオンラインのみでカンファレンスを開催する形式です。

従来の会場で行うカンファレンスとは異なり、全ての参加者がオンラインで視聴します。
そのため、「3. オンラインカンファレンスを開催する5つのメリット」や「4. オンラインカンファレンスを開催する2つのデメリット」が、より一層強く感じられる点が特徴です。

完全オンライン形式のカンファレンスでは、参加者がオンラインで視聴するだけではなく、登壇者やスタッフもオンラインで参加するフルリモート形式で行うこともあります。 

・ハイブリッド形式

従来通り、会場を設けてカンファレンスを行い、開催するカンファレンスをオンライン中継する形式です。

ハイブリッド形式のオンラインカンファレンスには、以下のようなメリット・デメリットがあります。 

【ハイブリッド形式のオンラインカンファレンスのメリット】

オンラインの参加者にも会場の盛り上がりや熱量を伝えやすい

【ハイブリッド形式のオンラインカンファレンスのデメリット】

会場の参加者とオンラインの参加者の間に温度差が生まれやすい
オンラインカンファレンスならではのメリットを感じづらい

なお実際の会場の規模は、カンファレンスの企画や規模によって異なります。
例えば、以下のようなハイブリッド形式のオンラインカンファレンスがあります。 

・実際の会場に来場する参加者は少なく抑え、小規模な会場で開催する
・登壇者やスタッフのみがスタジオに集まり、全ての参加者はオンラインで視聴する
・異なる会場にいる登壇者が対談するカンファレンスを、全ての参加者はオンラインで視聴する

上記のように、一口にハイブリッド形式といっても、企画や規模によって様々なスタイルがあります。 

1-2. オンラインカンファレンスの主な内容

カンファレンスでは、専門家を招聘して業界に関する最新情報を共有したり、企業の戦略・業績報告・新サービスの発表などを行うのが一般的です。

BtoBイベントのタイトルとして使われることも多く、以下のようなオンラインイベントをオンラインカンファレンスと称することもあります。 

【イベントの種類】

【概要】

シンポジウム

テーマに沿って行う討論会

学術会議(オンライン学会)

研究者が学術研究を目的に集まる会合

展示会(オンライン展示会)

出展者が自社の商品やサービスを紹介するイベント

セミナー(ウェビナー)

知識や技術を習得するために行う少人数向けの研修会

取り扱うテーマは業種や企画によって異なり、ビジネスの展望やマーケティングのトレンド、最新技術、社会問題など幅広い内容を扱います。 

2. 日本企業のオンラインカンファレンス事例

前章では、オンラインカンファレンスについて概要を解説しました。
とはいえ、前章の内容だけでは具体的にオンラインカンファレンスの様子をイメージしづらいですよね。

そこでこの章では、日本企業が実際に開催したオンラインカンファレンスを3種類ご紹介します。 

SoftBank World 2022:ソフトバンク株式会社/SB C&S株式会社
Rakuten Optimism:楽天グループ
Tech-VerseLINE株式会社/ヤフー株式会社)

それでは、各オンラインカンファレンスについて紹介していきます。 

2-1. SoftBank World 2022:ソフトバンク株式会社/SB C&S株式会社

参照:SoftBank World 2022

SoftBank Worldでは、テクノロジー・ビジネス・イノベーションに関する最新情報やトレンドなど様々なテーマが扱われました。

ソフトバンクグループのパートナー企業や業界の専門家などによる講演・パネルディスカッションが行われ、参加者は最新の技術革新に関する知識を深めました。

【形式】

ハイブリッド形式

【主な内容】

・ビジネス、変えテク。~日本企業を強くするDXとは?~
・人財、変えテク。~官民の現場から探るDX実装に向けた人財戦略~ ほか

【登壇者】

・ソフトバンクグループ株式会社 代表取締役 会長兼社長執行役員 孫 正義
・ゴディバ ジャパン株式会社 常務執行役員 サプライチェーンIT&プロダクトオペレーション本部 櫛山 伸也
・アクセンチュア株式会社 ビジネス コンサルティング本部 マネジング・ディレクター 本徳 亜矢子 ほか

2-2. Rakuten Optimism:楽天グループ

参照:Rakuten Optimism 2022

Rakuten Optimism」は、テクノロジー・イノベーション・ビジネス・エンターテインメントなど、様々なテーマを扱うビジネスカンファレンスです。

このカンファレンスの参加者は、最新テクノロジーや技術改革に関する情報だけではなく、楽天のビジネス戦略や将来の展望についても知ることができました。 

【形式】

ハイブリッド形式

【主な内容】

・データと AI は世界にどのような変化をもたらすのか?
・ムーンショットマインドセット:これまでの常識を覆すマーケティングとイノベーション
・エネルギーを軸にした課題と今後の展望 ほか

【登壇者】

・東京大学大学院 情報理工学系研究科 教授、コンピュータ科学者 鈴村 豊太郎
NBA チーム・マーケティング&ビジネス運営部門代表兼CIO(チーフ・イノベーション・オフィサー) エイミー・ブルックス
ENECHANGE株式会社 代表取締役CEO(工学博士)城口 洋平 ほか

2-3. Tech-Verse:LINE株式会社/ヤフー株式会社

参照:Tech-Verse 2022

Tech-Verse」は、LINE株式会社とヤフー株式会社が合同開催したオンライン技術カンファレンスです。

両社のエンジニア・デザイナー・プロダクトマネージャーなど専門家によって、技術・デザイン・製品開発等に関する知識や情報の共有が行われました。

【形式】

ハイブリッド形式

【主な内容】

・新サービスLIVEBUYの方針決定を支えたデータ分析
・コンピュータービジョン最前線サービス応用の現在とその可能性
・チームの協働関係を強化するスクラム活用方法 ほか

【登壇者】

LINE株式会社 Family Service Data Science Team Data Scientist 長尾圭一郎
LINE株式会社 Computer Vision Lab Team AI Researcher 岡本大和
・ヤフー株式会社 CTO室技術戦略推進部 アジャイルコーチ 荒瀬中人 ほか

3. オンラインカンファレンスを開催する5つのメリット

オンラインカンファレンスについて概要は理解できたかと思います。

しかし、実際に御社でオンラインカンファレンスを開催するかどうか決定するためには、メリットやデメリット等についても把握する必要がありますよね。

まずこの章では、以下のように企業がオンラインカンファレンスを開催するメリットについて解説します。

【オンラインカンファレンスを開催する5つのメリット】

・参加者の現在地に制限がなく幅広く参加者を募集できる
・開催費用をコストカットできる
・天候や社会情勢による中止のリスクが少ない
・専門家や著名人など登壇者を集めやすい
・参加者に関するデータを収集しやすく営業活動に生かせる

ここからは、それぞれのメリットについて詳しく解説します。

3-1. 参加者の現在地に制限がなく幅広く参加者を募集できる

オンラインカンファレンスには、参加者の現在地に気にせず参加できるため、幅広く参加者を募集できます。

オンラインカンファレンスは、インターネット環境さえ整っていれば、どこからでも参加が可能です。

自宅や職場、移動中の電車内をはじめ、地方からも参加ができます。
アーカイブ配信に対応しているカンファレンスであれば、時差のある海外にいる人も視聴することができるでしょう。

従来のオフラインカンファレンスの場合、会場が遠くて参加できなかったユーザーも、オンラインカンファレンスであれば気軽に参加できるようになります。

3-2. 開催費用をコストカットできる

カンファレンスをオンライン開催することで、開催費用のコストカットが可能です。

オンラインカンファレンスは、以下のような状況で開催する企業が多く、従来のカンファレンスのように参加者全員を収容する大規模な会場を用意する必要がありません。

・登壇者とスタッフのみが集まる配信会場で開催する
・登壇者とスタッフ、一部の参加者が集まる小規模な会場で開催する
・会場を設けず、全てオンライン上で開催する

そのため、従来のカンファレンスでは必要だった、下記のような費用が削減できます。

・会場費用
・備品・機材のレンタル費用
・当日スタッフの人件費
・紙の配布資料の制作費用
・登壇者の交通費や宿泊費用

以下の表は、従来のカンファレンスをオンライン開催にした場合のコストカットの例です。参考にしてください。

【費用】

【従来のカンファレンス】
(収容人数:100~200人)

【オンラインカンファレンス】
(収容人数:5~10人)

会場費用

 10~30万円

0~5万円

スタッフ人数

 20~30

3~5

資料の制作費用

 5万円以上+印刷費用

0~5万円以上

登壇者の交通費
(東京~大阪)

3万円

0円

上記のように、コストを抑えて開催ができる点は、オンラインカンファレンスの大きなメリットです。

3-3. 天候や社会情勢による中止のリスクが少ない

オンラインカンファレンスは、登壇者や参加者が会場に移動する必要がないため、天候や社会情勢による中止のリスクが少ないことが特徴です。

従来のイベントやカンファレンスでは、感染症の感染拡大や悪天候による公共交通機関のマヒ等によって急な中止を余儀なくされるリスクがありました。

カンファレンスをオンライン開催することで、会場周辺の状態にかかわらず、中止や延期を避け、予定通り開催することが可能になります。

3-4. 専門家や著名人など登壇者を集めやすい

登壇者もオンラインで参加する形式のオンラインカンファレンスでは、登壇者のスケジュール調整がしやすいのも特徴です。

オンラインカンファレンスでは会場へ移動する時間や待ち時間が必要ありません。

少なくとも登壇する時間だけ確保できれば良いため、登壇者の選択肢が広がります。
その結果、多忙な専門家や著名人にもアサインしやすくなるでしょう。

例えば「2. 日本企業のオンラインカンファレンス事例」で触れたような以下のような登壇者を招くことも可能です。

・代表取締役
SEO
・大学教授
・国会議員

従来の形式のカンファレンスでは難しかった多忙な代表取締役同士の対談などもでき、より質の高いカンファレンスが実現できます。

3-5. 参加者に関するデータを収集できる

オンラインカンファレンスでは、参加者に関するデータの収集ができます。

例えばアンケートを紙で実施した場合、内容をパソコンに入力したり、集計したりする作業が必要です。
しかし、オンラインカンファレンスの場合は、あらかじめ作成したアンケートフォームに入力してもらうだけで済むため、集計の手間が削減できます。

また、オンラインカンファレンスでは参加者の以下のような動向を記録・分析することができます。
参加者の動向に関するデータは、今後再びオンラインイベントを開催するときに参考になるでしょう。

・参加者の年齢/性別などのパーソナルデータ
・参加申込の導線
・来場時刻/離脱時刻
・滞在時間
・アーカイブ動画の再生回数

オンラインカンファレンスでは、参加者がカンファレンスのどの部分に特に関心を持ったのか等を分析できるため、今後のオンラインイベントに生かすことができるでしょう。

【収集したデータは営業活動にも生かすことが可能】

オンラインカンファレンスに関する参加者のデータを収集は、今後の営業活動に活用できます。

参加者のデータを収集することで、以下のようなことがわかります。

・自社に関心のあるユーザーのパーソナリティ
・参加者が関心のあるジャンルやトピックス
・参加者が求めている情報

上記の内容を知ることで、営業方法やターゲットを見直すことが可能です。

4. オンラインカンファレンスを開催する2つのデメリット

前章では、オンラインカンファレンスを開催するメリットについて解説しました。
続いてこの章では、以下のようにオンラインカンファレンスを開催するデメリットについて解説します。

【オンラインカンファレンスを開催する2つのデメリット】

・通信トラブルに備える必要がある
・参加者との関係構築が難しく途中で離脱されやすくなる

ここからは、それぞれのデメリットについて詳しく解説します。

4-1. 通信トラブルに備える必要がある

オンラインカンファレンスでは、インターネット関連の通信トラブルに備える必要があります。

通信トラブルが発生すると、参加者はカンファレンスに満足に参加できなくなり、不満やクレームにつながります。

主催者側の配信環境を整えることはもちろん、参加者側の通信トラブルを防ぐためにあらかじめ配信方法や推奨環境を通知するなどの対策が必要です。

オンラインカンファレンスで発生する通信トラブルには以下のようなものがあります。

【主催者側の通信トラブルの例】

登壇者の音声が途切れる
システムエラーで接続ができなくなる
画面がカクカクして視聴しづらい

【参加者側の通信トラブルの例】

ツールの操作方法がわからず参加できない
端末のスペック不足で動画を視聴できない

トラブルなくスムーズにオンラインカンファレンスを開催するためには、事前に入念な配信テストを行うことが求められます。 

4-2. 参加者との関係構築が難しく途中で離脱されやすくなる

参加者と直接会うことのないオンラインカンファレンスでは、参加者と温度差が生まれやすくなります。
その結果、参加者が途中で関心を失い、途中で離脱されてしまうリスクが上がります。

オンラインカンファレンスでは、参加者と直接会話をしたり名刺交換をしたりできません。
また参加者の表情・反応を見ながらより参加者の興味・関心を引き出す話題に変えることもできません。

ある調査によると、オンラインイベントの約3割が「主催者と参加者あるいは参加者同士の交流・つながりが減った」と感じています。

出典:2021年Peatixイベント調査レポート|Peatix Japan株式会社

さらに、参加者の中には以下のような人もいます。

・長時間、モニターを視聴すると疲れてしまう人
・参加者同士のコミュニケーションがないカンファレンスに退屈してしまう人
・テレビや他のWebサイトなどカンファレンス以外のコンテンツが気になり始めてしまう人

参加者の集中力を維持し途中離脱を防ぐためには、参加者に質問を投げかけたりアンケートを取ったりするなど、双方向のコミュニケーションをとることが効果的です。

5. オンラインカンファレンスを成功させる4つのポイント

 

オンラインカンファレンスには、デメリットもあることがわかりました。
では、どうしたらオンラインカンファレンスを成功させることができるのか気になりますよね。

より詳しくオンラインカンファレンスを開催したときのことをイメージしてもらうために、この章では以下の内容を解説します。

【オンラインカンファレンスを成功させる4つのポイント】

・通信トラブルに対応できるスタッフを配置する
・ターゲットを定めて集客・企画をする
・質疑応答やアンケートなど参加者とコミュニケーションをとれる企画を立てる
・アーカイブ動画を配信する

ここからは、それぞれのポイントについて具体的に解説していきますね。

5-1. 通信トラブルに対応できるスタッフを配置する

オンラインカンファレンスを開催するときは、事前準備の時だけではなく当日も通信トラブルに対応できるスタッフを配置しておきましょう。

当日のスタッフは、カンファレンス参加者として接続し常に視聴環境をチェックすることで、トラブル発生時に迅速に対応できるようになります。

通信トラブルに対応するスタッフには以下のようなスキルが求められます。

・配信ツールの操作方法を熟知している
・カメラやマイクなど設備の操作方法を熟知している
・パソコンや通信環境に精通している

4-1. 通信トラブルに備える必要がある」でふれたように、オンラインカンファレンスを成功させるためには、通信トラブルに対して十分に備える必要があります。

5-2. ターゲットを定めて企画をする

オンラインカンファレンスを成功させるためには、どのような参加者を集めるのかターゲットによって全体の企画を立てることが重要です。

ターゲット層を定めることで、参加者のニーズに合った内容を選ぶことが可能になります。
その結果「4-2. 参加者との関係構築が難しく途中で離脱されやすくなる」で解説したような離脱を防ぐことにつながります。

逆にアプローチしたいターゲット層が定まっていないと、多くの参加者にとってニーズのないコンテンツとなってしまい、参加者の満足度が低下します。

また、ターゲット層を定めることで集客方法も適切な方法で行うことができます。

例えば、ターゲット層によって以下のように集客方法が変わります。

【ターゲット】

【集客方法】

既存顧客

メールマガジンで宣伝する
SNSアカウントで告知をする 

新規顧客

Web広告を出稿する
イベント情報サイトで告知をする

潜在顧客

SNS広告を出稿する
リスティング広告を出稿する

ターゲット層を適切に定めることで、狙った参加者に対して満足度の高い内容のコンテンツを届けることが可能になります。

5-3. 質疑応答やアンケートなど参加者とコミュニケーションをとれる企画を立てる

オンラインカンファレンスでは、登壇者が一方的に話すだけではなく、参加者も参加できる企画を盛り込むことがおすすめです。

前述のように、一方通行のカンファレンスでは参加者は退屈し、途中離脱するリスクが高まります。

参加者との双方向のコミュニケーションを実現する方法として、以下のような企画があります。

・ 質疑応答の時間を設ける
・アンケートや投票を実施する
・投票型のクイズを開催する
・チャットやSNSのコメントを紹介する

上記のような参加者の興味をひきつける企画を行うことで、途中離脱率を下げることができ、参加者の理解度や満足度の向上につながります。

5-4. アーカイブ動画を配信する

オンラインカンファレンスを開催するときは、後で見返すことができるアーカイブ動画を配信できるように準備しておきましょう。

アーカイブ動画を配信することは、社内でのノウハウ共有以外にも、以下のようなメリットがあります。

・新しい映像コンテンツとして営業活動に活用できる
・開催当日に通信トラブルや急用で参加できなかった参加者も視聴でき満足度が上がる
・繰り返し視聴することで参加者の理解度が上がる
・カンファレンス開催後もアーカイブ動画が注目される可能性がある

アーカイブ動画を作成・配信することで、オンラインカンファレンスを一回きりのイベントで終わらせることなく、有効活用することができますよ。

6. オンラインカンファレンスを開催する2つの手段

ここまでの解説で、「オンラインカンファレンスをやってみようかな」と思った人もいるかもしれませんね。

この記事では、オンラインカンファレンスを開催する企業の状況に合わせて、おすすめの開催方法を紹介します。

オンラインカンファレンスを企画・開催する手段として、以下の2つが挙げられます。

【手段】

【おすすめの企業】

オンラインイベント支援会社に依頼する

自社にノウハウがない企業におすすめ

自社で企画・開催する

低予算で開催したい企業におすすめ

この章では、それぞれの方法にどのような違いがあるのか解説していきます。

詳しい方法については、以下の章で解説しますので参考にしてください。

7. 【オンラインイベント支援会社に依頼する企業向け】オンラインカンファレンスを行う6STEP
8. 【自社で企画・開催する企業向け】オンラインカンファレンスを行う9STEP

6-1. 【自社にノウハウがない企業向け】オンラインイベント支援会社に依頼する

カンファレンスの開催や、オンラインイベントに関するノウハウがない場合は、オンラインイベントの企画・運営を支援してくれる会社に依頼するのがおすすめです。

理由として、以下の点が挙げられます。

・カンファレンスの規模によっては、多くの当日スタッフが必要になる
・イベント運営に関するノウハウが必要になる
・カンファレンスは参加者数が多く、ネット回線に大きな負担がかかるため、対策が必要になる
SNSを活用した集客やWeb広告に関する知識が必要になる
・配信ツールやカメラ・マイク等の機材など、オンラインイベントならではの知識が必要になる

オンラインイベントの支援会社は、主にネット検索で見つけられます。

オンラインイベントの支援会社を探すときは、「オンラインイベント 支援」「オンラインイベント 代行」などのキーワードで検索してみてください。

特に、はじめてのオンラインカンファレンスを成功させたいときは、トラブル対応にも慣れているオンラインイベント支援会社に依頼するのがおすすめですよ。

6-2. 【低予算で開催したい企業向け】自社で企画・開催する

オンラインカンファレンスを低予算で開催したい企業は、自社でスタッフを募り、企画・運営するのがおすすめです。

3-2. 開催費用をコストカットできる」で解説したように、オンラインカンファレンスのメリットの一つに低予算で開催できるという点があります。

しかし、イベント支援会社に運営やサポートを依頼すると運営代行費用や製作代行費用が別途必要となり、結果的に開催費用が高額になる可能性があります。

オンラインカンファレンスの運営・サポートをイベント支援会社に依頼する場合の費用の目安は以下の通りです。

【規模】

【金額の目安】

小規模(出演者:2名程度)

50万円~

中規模(出演者:5名程度)

100万円~

大規模(出演者:多数)

200万円~

依頼する作業の範囲や、イベントの規模によって金額は大きく異なりますが、従来のカンファレンスよりも費用が高額になってしまうケースもあります。

オンラインカンファレンスに関するノウハウが必要になりますが、費用を抑えてカンファレンスを開催することが目的の場合は、自社で企画・開催することを検討しましょう。

7. 【オンラインイベント支援会社に依頼する企業向け】オンラインカンファレンスを行う6STEP

前章では、オンラインカンファレンスを開催する2つの手段の特徴について解説しました。
ここからは、それぞれの手段について、詳しい方法を解説していきます。

まずこの章では、以下のようにオンラインイベント支援会社に依頼する企業向けのオンラインカンファレンス開催までの流れを解説します。

問い合わせをする

見積もりを確認する

契約/打合せをする

開催準備を行う

開催当日を迎える

フィードバックを行う

それでは、工程ごとに解説していきます。

なお、工程は依頼する支援会社によって違いがあります。詳しくは各支援会社にお問い合わせください。

7-1. 問い合わせをする

まずは、イベント支援会社に問い合わせをしましょう。

問い合わせ時には、すぐに打ち合わせができるように、社内で以下について決定しておきましょう。

・オンラインカンファレンスの形式
・カンファレンスのテーマ
・目的
・日程の目安
・予算の目安
・依頼する業務の範囲

目安として、オンラインカンファレンスを開催する6~3ヶ月前に問い合わせをすると、十分な準備ができます。

7-2. 見積もりを確認する

イベント支援会社は、問い合わせや打ち合わせの内容をもとに、見積もりを作成します。

見積書を受け取ったら、以下の点や金額について確認しましょう。

・手数料・追加料金など料金システムが納得できるものか
・見積書に記載のない追加料金が発生するケースがあるのか
・キャンセルや中止/延期の際の料金はどうなるのか
・支払方法/支払期限が納得できるものか

のちにトラブルにならないように、契約内容や見積書に不明点がある場合はイベント支援会社に確認をしておきましょう。

7-3. 契約/打合せをする

見積書に問題がなければ、本契約をし、打ち合わせとなります。

打ち合わせでは、開催するオンラインカンファレンスについて以下のように具体的なプランを決めていきます。

・開催イメージ
・カンファレンスのテーマ
・日程
・予算
・会場の規模
・必要な機材や設備 など

この打ち合わせは、対面だけではなく、オンラインで行われるケースもあります。

7-4. 開催準備を行う

オンラインカンファレンスの企画がまとまり次第、イベント支援会社によって、準備が行われます。

準備の内容は以下のようなものがあります。

・オンラインプラットフォームの登録・設定
・会場の紹介や手配
・プログラムの作成
・登壇者の調整
・スタッフの手配
・備品や設備の手配
・資料の作成

上記の準備は、原則としてイベント支援会社によって行われるため、依頼した主催者は準備に関するノウハウがなくてもオンラインカンファレンスを開催できます。

7-5. 開催当日を迎える

オンラインカンファレンス当日は、主にイベント支援会社がオンラインプラットフォームの管理や通信トラブルの対応をします。

他にも、イベント支援会社によっては、以下のようなサポートにも対応しています。 

・司会進行
・タイムキーパー
・参加者からの問い合わせ対応
・動画配信サービスや機材の不具合対応

上記のように、イベント支援会社には、オンラインカンファレンスがスムーズに開催できるようになる様々なサポートを依頼できます。

7-6. フィードバックを行う

オンラインカンファレンス開催後は、当日の課題や参加者からのアンケートをもとに、フィードバックを行います。

イベント支援会社では、フィードバックに関して以下のようなサポートを依頼できます。

・参加者からのアンケート集計/分析
・オンラインカンファレンスの改善点の洗い出し
・次回カンファレンスに向けた改善案の提案

上記のサポートを活かすことで、今後のオンラインカンファレンスの質を向上させることにつながります。

8. 【自社で企画・開催する企業向け】オンラインカンファレンスを行う9STEP

前章で、オンラインイベント支援会社に依頼する流れについては理解できたかと思います。
次に、自社で企画・開催するケースの流れを見ていきましょう。

自社で企画・開催する場合は、以下のような工程となります。

カンファレンスの企画を立てる

カンファレンスの内容を決める

開催準備を行う

カンファレンス当日のタイムスケジュールを立てる

当日スタッフの配置を決定する

申し込みフォームを作成/公開する

リハーサルを行う

開催当日を迎える

フィードバックを行う

それでは、工程ごとに解説していきます。

8-1. カンファレンスの企画を立てる

まずは開催するオンラインカンファレンスの企画を立てましょう。

企画段階では、主に以下の内容について決めていきます。

・ターゲット層
・目的
・テーマ
・形式
・予算の目安

5-2. ターゲットを定めて企画をする」でふれたように、オンラインカンファレンスを成功させるためには、特にターゲットの設定が重要です。

以下は、オンラインカンファレンスの企画の一例です。

 

【内容】

ターゲット層

業界に関心が高い学生・20代会社員

目的

自社の技術やサービスの認知率向上や採用活動の促進

テーマ

最新の技術動向と会社のビジョン

形式

ハイブリッド形式

予算の目安

1,000万円

このように「誰に向けて」「何のために(目的)」オンラインカンファレンスを開催するのか、明確にしていきましょう。

8-2. カンファレンスの内容を決める

8-1. カンファレンスの企画を立てる」の内容をもとに、具体的な内容や登壇者を決めていきます。
オンラインカンファレンスでは、テーマに関係のある複数の企画を行うことが一般的です。

オンラインカンファレンスの内容としては、以下のようなものが挙げられます。

・展示
・講演
・プレゼンテーション
・パネルディスカッション

以下は、具体的なオンラインカンファレンスの内容の一例です。

 

【内容】

展示

自社の技術やサービスのデモンストレーションを行う

講演

専門家が業界の最新技術の動向を解説する

パネルディスカッション

注目の若手エンジニアと専門家が最新技術活用に関する議論を行う

前述の通り、オンラインカンファレンスはターゲット層のニーズに合わせた内容にすることが参加者の満足度向上につながります。

8-3. 開催準備を行う

内容が決まったら、最適な会場・ツール・設備を確認し、用意を始めましょう。

具体的には、以下のような準備を開始します。

・会場の選定/手配をする
・機材の手配をする
・配信ツールの選定・準備をする
・登壇者にアポイントをとる
・当日スタッフの人数を確保する
・配布資料を作成する

配信ツールについては「9. オンラインカンファレンスにおすすめ配信ツール3選」でおすすめの配信ツールを紹介しています。ぜひ参考にしてください。

会場の手配や登壇者のスケジュール調整には月単位の時間がかかるケースがあります。準備期間として6~3ヶ月程度を見込んでおきましょう。

8-4. カンファレンス当日のタイムスケジュールを立てる

8-2. カンファレンスの内容を決める」で決定した各企画の開催時間や前後の進行などを決めましょう。

タイムスケジュールを立てることには、以下のような利点があります。

・スタッフと情報共有ができ、当日の運営を円滑に行うことができる
・開催当日に、各企画がタイムスケジュール通りに進行しているか確認し、調整ができる
・参加者に事前にタイムスケジュールを公開することで、参加者の関心を惹ける
・参加者は興味のある企画だけ見ることができ、参加へのハードルが下がる

下記の画像は、オンラインカンファレンスのタイムスケジュールの作成例です。

上記のタイムスケジュールは、後述するスタッフの配置情報とともに、運営関係者に共有しておきましょう。

8-5. 当日スタッフの配置を決定する

タイムスケジュールの決定に伴い、当日のスタッフの配置を決めていきましょう。

オンラインカンファレンスの開催当日に必要な主な役割と人数は以下の通りです。

【スタッフ】

【業務内容】

 【人数の目安】

リーダー

オンラインカンファレンス当日の総合責任者

1人

受付スタッフ

参加者からの問い合わせ対応や入退室管理

1~2

司会進行

企画の進行管理
カンファレンスに出演し参加者からのコメントの読み上げや登壇者の紹介も行う

1~2

技術スタッフ

配信ツールの準備やテスト、カメラ・音響設備の調整

1~3

マーケティングスタッフ

SNS管理・参加者からのコメント管理

1~2

上記の表は、一般的なオンラインカンファレンスを基に作成した目安です。

オンラインカンファレンスの規模や企画の内容等によって必要な役割や人数は変わるため、各オンラインカンファレンスに合わせて決定してください。

8-6. 申し込みフォームを作成/公開する

オンラインカンファレンス開催日の2~3ヶ月前には参加者の募集を始めましょう。

申し込みフォームを作成し、集客・申込受付を開始します。

申し込みフォームは主に以下の方法で作成が可能です。

・オンラインイベントプラットフォームの機能を活用する
・オンラインの「申し込みフォーム作成ツール」を活用する
・公式ホームページを編集して申し込みフォームを追加する

申し込みフォームは、参加者が申込をしやすいデザイン・レイアウトになるように心がけましょう。

【オンラインカンファレンスの集客方法】

オンラインカンファレンスの集客方法には、主に以下の方法があります。

・メールマガジン
SNS広告
Web広告
・プレスリリース

5-2. ターゲットを定めて企画をする」で解説したように、ターゲット層に合わせて集客方法を選択しましょう。

8-7. リハーサルを行う

オンラインカンファレンスを成功させるためには、事前のリハーサルが重要です。

リハーサルでは、できるだけ開催日当日と同じ場所で動きを行い、以下の点について入念に確認しましょう。

・配信ツールの設定に問題がないか
・音声や映像の品質に問題がないか
・システムのトラブル対応方法は共有されているか
・登壇者の誘導動線は決まっているか
・トーク内容と時間配分に問題がないか
・参加者からのコメントや問い合わせ対応はスムーズにできる状態か

上記のような点に注意し、リハーサルを行うことは、オンラインカンファレンス当日のトラブルをできるだけ少なく抑えることにつながります。

8-8. 開催当日を迎える

オンラインカンファレンス当日は、スムーズに企画が進行するように適宜対応していきます。
事前の準備やリハーサルを徹底し、臨機応変な対応ができるようにしておきましょう。

8-9. フィードバックを行う

オンラインカンファレンス開催後は、当日発生したトラブルやスタッフの動き、参加者からのアンケートなどをもとに、フィードバックを行いましょう。

・参加者からのアンケート集計/分析
・オンラインカンファレンスの改善点の洗い出し
・次回カンファレンスに向けた改善点の検討

反省点を洗い出し、改善点を検討することで、次回以降のオンラインカンファレンスの質を一層向上させることが可能になります。

9. オンラインカンファレンスにおすすめ配信ツール3

8-3. 開催準備を行う」でふれたように、自社でオンラインカンファレンスを開催する場合は、配信ツールを用意する必要があります。

オンラインイベントの開催に慣れていない場合は、どのような配信ツールを使えばいいのかわからないですよね。

そこでこの章では、オンラインカンファレンスの開催におすすめの配信ツールを3種類ご紹介します。

Zoomウェビナー
eventos(イベントス)
EventHub(イベントハブ)

それでは、それぞれのツールについて紹介していきますね。

【オンラインカンファレンスの配信ツールを選ぶポイント】

オンラインカンファレンスの配信ツールを選ぶときは、以下の点を考えて選びましょう。

・カンファレンスの目的に適した配信ツールか
・多人数への配信に適したツールか
・操作方法に対応できるか
・参加者は何名まで対応しているか
・どのような機能が使えるか
・サポート体制は充実しているか

例えば、「Google Meet」や「Microsoft teams」はWeb会議で人気のツールです。
しかし、オンラインカンファレンスでは、同じ資料を共同編集する必要性がないため、両ツールの強みを生かすことができません。

このように、オンラインカンファレンスの配信ツールを選ぶときは、ツールの知名度だけではなく、目的に適した配信ツールを選ぶようにしましょう。

9-1. Zoomウェビナー

参照:Zoom Webinars でリーチを広げてつながる

Zoomウェビナーは、オンラインセミナーやカンファレンス・プレゼンテーションに活用できる配信ツールです。

Web会議ツール「Zoom」と操作方法が似ており、Zoomを利用したことがある人であれば、比較的スムーズにZoomウェビナーの利用ができるという利点があります。

【主な機能】

・ホワイトボード機能
・画面共有機能
・リアルタイムでの質疑応答
・アンケート
・同時通訳 など

【料金プラン】

・ベーシックプラン:無料
・プロプラン:20,100円/年
・ビジネスプラン:26,900円/年
・ウェビナーアドオン:(別途料金) など

【参加可能人数】

・ベーシックプラン:100
・プロプラン:100
・ビジネスプラン:300
・ウェビナーアドオン:(別途料金)10010,000

【サポート体制】

FAQ
・チャットボット
・電話サポート(一部プランのみ)
・専任担当者によるサポート(一部プランのみ) など

9-2. eventos(イベントス)

参照:オンライン|eventos

eventos(イベントス)は、オンライン・オフラインを問わず対応できるイベントプラットフォームです。

サイト構築やチケット販売、ライブ配信まで一元管理でき、別のサービスと連携する必要がありません。
そのため、オンラインカンファレンスの運営をより少人数で効率よく行うことができます。

【主な機能】

・リアルタイムでの質疑応答
・アンケート
・クーポンの利用
・抽選チケットの利用
・オンラインミーティング
CRM連携
・資料請求受付 など

【料金プラン】

要問い合わせ

【参加可能人数】

要問い合わせ

【サポート体制】

・専任担当者によるサポート など

9-3. EventHub(イベントハブ)

出典:ビジネス拡大に繋がるカンファレンスを実現|EventHub

EventHub(イベントハブ) は、商談獲得やMAツールとの連携など、B2Bイベントに特化したイベントプラットフォームです。

参加者の試聴分数や、ログイン履歴・流入経路など細かい分析が可能で、オンラインカンファレンスの効果測定が簡単になります。

【主な機能】

・リアルタイムでの質疑応答
・アンケート
・擬似ライブ配信
MAツールとの連携
・詳細な行動ログ/視聴ログ管理 など

【料金プラン】

要問い合わせ

【参加可能人数】

要問い合わせ

【サポート体制】

・チャットサポート
・ヘルプページ
・専任担当者によるサポート など

10. 展示会形式のオンラインカンファレンスなら「オンライン展示会プラットフォーム『WONDERLINE』」がおすすめ

前述の通り、オンラインカンファレンスを開催するときは、カンファレンスの目的に適したツールを選ぶことが大切です。

展示会形式のオンラインカンファレンスを開催するときは、ぜひ弊社のオンライン展示会プラットフォーム「WONDERLINE」をご検討ください。

この章では、「WONDERLINE」が、展示会形式のオンラインカンファレンスに最適な理由をご紹介します。

10-1. 展示ブースを活用したカンファレンスが可能

WONDERLINE」では、静止画・動画・360°VRウォークスルー・デジタルカタログなど多種多様なスタイルでの展示ブースが実現可能です。

多様なスタイルでの展示は、参加者の興味・関心を引き出し、より多くの参加者に展示ブースを見てもらうことができます。

10-2. 運営事務局による手厚いサポート

「WONDERLINE」は、オンライン展示会を初めて開催するケースでも安心してご利用いただけるオンライン展示会プラットフォームです。

具体的には、以下のような方法でお客様をサポートします。

・システムやツールの利用方法のレクチャー
・集客サポート
・お問い合わせ対応(運営事務局としてお問い合わせ対応) など

御社のオンラインカンファレンス成功に向けて、運営事務局が全力でバックアップいたします。
不安点・疑問点やご要望がございましたらお気軽にお問い合わせください。

10-3. 出展に必要なコンテンツ作成が依頼できる

WONDERLINE」では、以下のような展示会に必要なコンテンツ作成依頼も承ります。

・企業紹介のコピーライティング
・商品画像撮影
・プロモーション動画撮影
・カタログ作成 など

WONDERLINE」を運営する弊社新日本印刷株式会社は、印刷事業・デザイン事業も手がけています。

カタログやパンフレットデザイン・webデザイン・動画制作の制作ノウハウもあるため、安心してお任せください。

展示会形式のオンラインカンファレンスを検討している場合は、ぜひ下記よりオンライン展示会プラットフォーム「WONDERLINE」の資料をご覧ください。

11. まとめ

この記事では、オンラインカンファレンスの基礎知識について解説しました。

オンラインカンファレンスとは、インターネット上(オンライン)で行うカンファレンスのことを指します。

BtoBイベントのタイトルとして使われることも多く、以下のようなオンラインイベントをオンラインカンファレンスと称することもあります。

【イベントの種類】

【概要】

シンポジウム

テーマに沿って行う討論会

学術会議(オンライン学会)

研究者が学術研究を目的に集まる会合

展示会(オンライン展示会)

出展者が自社の商品やサービスを紹介するイベント

セミナー(ウェビナー)

知識や技術を習得するために行う少人数向けの研修会

取り扱うテーマは業種や企画によって異なり、ビジネスの展望やマーケティングのトレンド、最新技術、社会問題など幅広い内容を扱います。

〇オンラインカンファレンスを開催するメリットは以下の通りです。

【オンラインカンファレンスを開催する5つのメリット】

・参加者の現在地に制限がなく幅広く参加者を募集できる
・開催費用をコストカットできる
・天候や社会情勢による中止のリスクが少ない
・専門家や著名人など登壇者を集めやすい
・参加者に関するデータを収集しやすく営業活動に生かせる

〇オンラインカンファレンスには、以下のようなデメリットもあります。

【オンラインカンファレンスを開催する2つのデメリット】

・通信トラブルに備える必要がある
・参加者との関係構築が難しく途中で離脱されやすくなる

〇オンラインカンファレンスを企画・開催する手段として、主に以下の2つが挙げられます。

【手段】

【おすすめの企業】

オンラインイベント支援会社に依頼する

自社にノウハウがない企業におすすめ

自社で企画・開催する

低予算で開催したい企業におすすめ

この記事が、御社のオンラインカンファレンス開催の手助けになれば幸いです。

#オンラインカンファレンス

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