エクセルで棚卸しを効率化！無料テンプレートあり｜差異が一目瞭然

「手書きで棚卸しをしていたけど、商品数が増えたからエクセルを使いたい。エクセルで棚卸しは効率化できる？」

「使い勝手の良いエクセルの棚卸表がほしい」

など、エクセルを活用した棚卸しに興味をお持ちの方は多いのではないでしょうか。

棚卸しは、エクセルを活用することにより、手書きよりも効率的に進められます。

棚卸表のフォーマットは、無料テンプレートがインターネット上に多くあるので、ダウンロードして使いやすいようにカスタマイズするのが最も効率的です。

当サイトでも、無料でご利用いただける「差異が一目で分かる棚卸表テンプレート」をご用意しました。

本テンプレートの魅力は下記のとおりです。

本テンプレートを活用すれば、棚卸しの効率と正確性を高められるので、ぜひダウンロードしてご活用ください。

「棚卸表（棚卸現品票付）」を
無料でダウンロードする

棚卸表の構成はそれほど複雑なものではなく、エクセルにあまり詳しくない人でも、十分活用できるでしょう。

しかし、棚卸表は確定申告に用いる重要な決算関係書類のひとつです。

提出の必要はありませんが、7年間の保存義務があり、税務調査が入れば提示を求められる重要書類です。

税務調査で棚卸表の不備の指摘を受けることがないよう、本記事を参考にしっかりと作成していきましょう。

本記事を読めば、棚卸表の必要知識が身に付き、エクセルによって棚卸しを効率的に進めていけるようになります。

ぜひ最後まで読んでいってくださいね。

1.エクセルで棚卸しを効率化できる！無料テンプレートをカスタイマイズが最適

棚卸しはエクセルを活用することにより、手作業よりも効率よく進められます。

棚卸表は、実際の在庫数とデータ上の在庫数を照合し、期末の棚卸高を算出するために用いる表です。

一括で計算できるエクセルなら、何十、何百という商品品目があっても、素早くかつ正確に在庫数の照合と棚卸高の算出を行えるでしょう。

棚卸表にはそれほど高度なエクセル知識が必要なわけではないため、エクセルにあまり詳しくない人でも、十分運用できます。

フォームも特に決まった書式はありません。

ですが、いちから作るのでは手間がかかるので、オンライン上で無料テンプレートをダウンロードして、自社用にカスタマイズする方法がベストでしょう。

2.【無料テンプレート】差異が一目で分かる棚卸表のダウンロード

無料テンプレートは、本サイトでもご用意しております。

本サイトの棚卸表は、下記3つの機能がついているため、非常に便利で使い勝手のよいテンプレートです。

本テンプレートを活用すれば、棚卸しを効率よく、そして正確に進めることができるでしょう。

2-1.実際の在庫数とデータ状の在庫数の差異が一目瞭然

本テンプレートでは、台帳在庫数（データ上の数量）と実在庫数（実際に棚卸しで数えた数量）に差異があれば、「差異あり」と赤字で表示されるように作成しています。

「データ上の在庫数」と「実際の在庫数」が合っているかどうかを確認することは棚卸しの目的のひとつです。

本テンプレートを活用することで、素早くかつ正確に差異を把握できるでしょう。

2-2.棚卸現品票（タグ）のテンプレート付き

本テンプレートでは、棚卸しをタグ方式で実施する方向けに、棚卸現品票（タグ）のテンプレートが2つ目のシートに付いています。

タグ方式は棚卸現品票を用意する作業が必要ですが、本テンプレートで印刷すれば作成の手間を省けるでしょう。

本テンプレートなら、商品番号と商品名を棚卸表のシートから自動抽出してから印刷できます。もちろん空欄のまま印刷して、後から記載するという使い方でもOKです。

2-3.テンプレート「在庫管理表（商品マスタ・入出庫履歴・在庫管理セット）」にも対応

本テンプレートは、下記記事からダウンロードできる「在庫管理表（商品マスタ・入出庫履歴・在庫管理セット）」にも対応可能です。

結合したり、コピーアンドペーストしたりして使うことで、日々の在庫管理と棚卸を一緒に管理することができ、大変便利です。

「棚卸表（棚卸現品票付）」を
無料でダウンロードする

3. エクセルでの棚卸表の作り方・使い方5ステップ

本テンプレートを用いた場合の、棚卸表の作り方・使い方について紹介していきます。

別のテンプレートを使用する場合も、ぜひ参考にしてくださいね。

3-1.ステップ1：商品情報とデータ上の在庫数を入力する

まずは商品情報とデータ上の在庫数を入力していき、表の基本を完成させましょう。

本テンプレートでは、A～J列に棚卸表に必要な項目として、下記項目をあらかじめ入力しています。

【棚卸表に必要な項目】

★マークがついている項目（テンプレートのオレンジ部分）について、商品情報などを入力していきましょう。

また、必要に応じて順番を変えたり、下記項目も追加したりしてください。

3-2.ステップ2：棚卸現品票か在庫リストを印刷する

棚卸表の基本情報の入力が終わったら、棚卸しの作業に使う「棚卸現品票」か「在庫リスト」を印刷しましょう。

3-2-1.タグ方式の場合：棚卸現品票の印刷

棚卸現品票の印刷は下記の手順で進めていきます。

棚卸現品票の記入項目は、使いやすいようにカスタマイズしましょう。

空欄のまま印刷する場合は、不要な部分を削除して印刷してください。

3-2-2.リスト方式の場合：在庫リストの印刷

在庫リストを印刷する場合は、「棚卸表シート」の必要な部分（例：B列～E列）を選択して印刷すればOKです。

3-3.ステップ3：棚卸しを実施し、実際の数量を入力する

現場に向かい、実際の在庫数を数えて、棚卸現品票または在庫リストに数量を記入します。

棚卸しの作業が完了し、棚卸現品票または在庫リストを回収したら、エクセルに戻って実際の在庫数を入力していきましょう。

商品番号と商品名を見ながら、E列「実在庫数」の欄に数量を入力していきます。

3-4.ステップ4：ステータスで差異を確認する

E列に実際の在庫数を入力し終わったら、G列のステータスで差異を確認しましょう。

D列の台帳在庫数とE列の実在庫数が一致したときは、G列に「差異なし（緑色）」と表示され、F列の差数は0と表示されます。

そして、D列の台帳在庫数とE列の実在庫数が一致しなかったときは、G列に「差異あり（赤色）」と表示され、F列にその差数が表示されます。

F列とG列には関数などが設定されており（のちほど解説）、E列を入力したら自動で表示される仕組みです。

ステータスを確認したら、「差異あり（赤色）」の商品について、「数え間違いがないか」「伝票漏れがないか」など、必要に応じて再調査を行いましょう。

G2「ステータス」の右下の▽をクリックして、「差異あり（赤色）」でフィルターをかけると、差異がある商品だけが表示されて便利です。

なお、どうしても差異が残ってしまった場合は、最終的には実在庫数の方に数字を合わせます。

3-5.ステップ5：棚卸高を計算する

在庫数が確定したら、棚卸高（商品の在庫の額）を確認します。

テンプレートでは、I列に自動的に商品ごとの棚卸高が算出されるようになっています（I列の数式 = E列 「実在庫数」 × H列「単価」）。

一番最後の商品の行に下線を引き、I列の合計額を出しましょう。

なお、金額は「税込」か「税抜」どちらでも使用できます。セルH2・I2に「税込」または「税抜」と付け加えておくと分かりやすいでしょう（参考：No.6375 税抜経理方式または税込経理方式による経理処理｜国税庁）。

これで棚卸表の作成は完成です。

棚卸表は7年間の保存義務があるので（データ保存も可）、適切に管理・保存しておきましょう。

棚卸表完成後の流れについては、国税庁のWebサイトをご確認ください。
参考：国税庁「令和5年10月1日現在の法令等に基づく決算のしかた」

4. 棚卸表を効果的に活用するためのエクセルの便利機能

本章では、棚卸表を効果的に活用するための、エクセルの便利機能について紹介していきます。

本サイトのテンプレートは、便利にお使いいただけるようあらかじめさまざまな関数・書式・ショートカットキーなどが設定されています。

しかし、カスタマイズを行う場合や、別のテンプレートを使用する場合は、自分で設定していく必要があるため、本章を参考にして使いやすいようにご調整ください。

棚卸表に使えるエクセルの便利機能は下記のとおりです。

4-1.IF関数

IF関数とは、「もし◯◯な場合には△△を表示する」というように、設定した論理式を満たす場合と満たさない場合で、表示する内容や処理を切り替える関数です。

本テンプレートでは、G列にIF関数を使用しています。

数式は下記のとおりに設定します。

4-2.条件付き書式

条件付き書式とは、設定した条件を満たしたセルに対して、指定した書式を反映させる機能のことです。

本テンプレートでは、G列に条件付き書式を設定しています。

条件付き書式は下記のとおりに設定します。

新しいルールを設定するのが難しい場合は、G列の条件付き書式を参考にしてください。G列を選択して「ルールの管理」を選ぶと確認できます。

4-3.VLOOKUP関数

VLOOKUP関数とは、データの中から目的の値を探し出す関数です。

どういう内容か、見本を見て理解しましょう。本テンプレートでは「棚卸現品票シート」のセルC8・C9などに設定しています。

数式は下記のとおりに設定します。

4-4.その他

その他の機能として、下記機能を覚えておくと便利です。

【便利な機能一覧】

5. 棚卸しにエクセルを活用する場合の3つの注意点

ここまで解説してきたように、エクセルはその機能を十分に活用できれば、棚卸しの業務処理を効率よく進められます。

しかし、エクセルを活用する場合は、使い方に気を付けないと安全性や正確性が失われるおそれがあります。

エクセルを適切に使用するためには、下記3つの注意点を守っていくようにしましょう。

5-1.触られたくないところは編集できないようにしておく（シート保護）

シートの触られたくないところは、管理者以外編集できないようにしておきましょう。

誰でも自由に編集できると、関数が崩れてしまったり、商品名が消されてしまったりと、表の正確性が失われてしまうおそれがあります。

下記の項目は、編集できないようにしておくのがおすすめです。

※の列は情報を入力してから保護設定を推奨

設定方法は下記のとおりです。

5-2.同時編集をできないようにしておく

ファイルは複数人が同時編集できないように設定しておくことも重要です。

同時編集を可能にしてしまうと、どちらの変更が反映されるか分からず、重要な情報が上書きされたり消失したりするリスクがあります。

必ず1人ずつ編集していくように運用しましょう。

エクセルの設定方法は下記のとおりです。

5-3.定期的にバックアップを取る

定期的にバックアップを取ることも、エクセル使用では重要です。

バックアップを取っていないと、関数が崩れて元に戻せなくなったり、パソコンが故障してしまったりした場合、これまで入力した内容が失われてしまいます。

更新ごとや毎日終業時など、自社で決めた頻度でバックアップを取っておくと安心です。できれば複数のパソコンからアクセスできる共有サーバーに、バックアップファイルを保存しておくようにしましょう。

6. エクセルによる棚卸しにも限界がある！デメリットも知っておこう

エクセルは、棚卸しを行うのに便利なツールですが、下記のようなデメリットもあります。

スムーズに棚卸しを行うためにも、上記のデメリットを理解したうえで、エクセルを活用するようにしましょう。

また、使用状況によっては、システム導入などエクセル以外の方法も検討してみてください。

6-1.データ量が多くなると動きが遅くなる

エクセルのデメリットとして、データが重くなると動きが遅くなる点が挙げられます。

エクセルの処理能力には限界があり、大量のデータや複雑な計算式を扱うと、ファイルが重くなって操作が遅くなってしまいます。

動きが遅くなると、作業をスムーズに進められず、作業効率が落ちるうえに、担当者のストレスも増すでしょう。

エクセルが問題なく動くのは、パソコンのスペックなどにもよりますが、2,000行～3,000行が目安です。それ以上データが増える場合は、倉庫管理システムや在庫管理システムの導入を検討しましょう。

6-2.入力ミスや改ざんのリスクがある

エクセルの利用は、入力ミスや改ざんのリスクもあります。

エクセルは誰もが簡単に編集できる特性上、データの上書きも簡単です。

そのため、正確に入力されている数字をうっかり上書きされてしまったり、意図的にわざと入力内容を書き替えられたりするおそれがあります。

棚卸表が書き換えられてしまうと、間違った棚卸残高と利益を出してしまううえに、欠品や過剰在庫も引き起こしてしまいかねません。

入力ミスや改ざんのリスクを減らすためには、棚卸表を扱う担当者を限定するようにしましょう。

6-3.拠点が複数ある場合は一元管理が難しい

倉庫や店舗などの拠点が複数ある場合は、エクセルでの一元管理は難しくなります。

5-2.同時編集をできないようにしておくでお伝えしたとおり、エクセルは複数人が同時に編集するのには向いていません。

そのため、拠点ごとに棚卸しを行っても、一人ずつしか棚卸表を更新できないため、作業効率が下がってしまいます。また、拠点ごとに棚卸表を分けると、最後に集計する必要があります。

多くの利用者が同時にアクセスするような使い方は、システムの方が向いているでしょう。

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7.まとめ

最後に本文の要点をまとめます。

棚卸しは、エクセルを活用することにより、手書きよりも効率的に進められます。

棚卸表のフォーマットは、無料テンプレートがインターネット上に多くあるので、ダウンロードして使いやすいようにカスタマイズするのが最も効率的です。

当サイトでも、無料でご利用いただけるテンプレートをご用意しましたので、ぜひご活用ください。

「棚卸表（棚卸現品票付）」を
無料でダウンロードする

エクセルを使った棚卸しは、下記手順で進めていきましょう。

棚卸しでエクセルを活用する場合は、下記3点に注意してください。

エクセルには下記デメリットがあるため、使用状況によっては、システム導入などエクセル以外の方法も検討してみましょう。

以上、本記事がスムーズで正確な棚卸しの実施に役立てば幸いです。

#棚卸し #Excel