見込み顧客を獲得できる！展示会の名刺交換を成功させるポイント9つ

「展示会でスムーズに名刺交換するためには、どうしたらいいんだろう」
「展示会の名刺交換に役立つ情報があれば知りたい」

展示会での名刺交換がスムーズにできないことに課題を感じ、上記のように悩んでいる方は少なくありません。

展示会は、自社商品やサービスをアピールし、新規見込み顧客の獲得につなげる絶好の機会です。そのため、顧客情報が記載されている名刺の交換に力を入れたいと考える企業は多いでしょう。

しかし、来場者とやみくもに名刺交換しても、思うような成果は得られません。

展示会には自社の顧客となり得ない来場者もいるため、そのような来場者と名刺交換しても顧客獲得にはつながらないからです。

展示会の名刺交換から顧客獲得につなげるには、

● 顧客になる可能性がある来場者（見込み顧客）と効率よく名刺交換する
● 交換した名刺を活用し、営業活動に役立てる

ことが大切です。

そこでこの記事では、展示会で見込み顧客と効率よく名刺交換するポイントや、展示会終了後に名刺を活用する際のポイントを解説します。

ポイントを理解することで、展示会で見込み顧客と効率よく名刺交換ができるようになり、顧客獲得につなげられるでしょう。

また、記事後半では名刺交換よりも多くの情報を得られるオンライン展示会についても紹介しています。オンライン展示会は、展示会での名刺交換に関する課題解決にも有効なため、ぜひ最後までお読みください。

1. 展示会を成功させるには見込み顧客と名刺交換することが重要

展示会での名刺交換を成功させるためには、見込み顧客と効率よく名刺交換するためのポイントを押さえて取り組むことが非常に重要です。

展示会で名刺交換する目的は「顧客を獲得し売上につなげること」であり、そのためには、顧客となる可能性が高い来場者と名刺交換する必要があります。

来場者に対してやみくもに名刺交換を求めても、

• 名刺交換を断られてしまい、スムーズに名刺交換できない
• 自社のターゲット層ではない可能性がある

ため、思うような成果にはつながらないでしょう。

ポイントを押さえて取り組むことで、見込み顧客と効率よく名刺交換し、展示会の成果を高められます。

見込み顧客と効率よく名刺交換するためのポイントは、展示会スケジュールの進行段階によって異なるため、

• 展示会当日
• 準備中

の2段階に分けて解説します。

また、展示会終了後の名刺活用も重要です。展示会当日や準備中はもちろん終了後の名刺活用も含めて考えることで、より展示会の成果を高められるでしょう。

次の章からは、展示会で見込み顧客と効率よく名刺交換するポイントから、名刺を活用して展示会の成果を高めるポイントまでを詳しく解説します。

紹介するポイントの一覧は以下のとおりです。詳細説明に飛べるようにリンクを入れているため、展示会の開催日が近くお急ぎの方は、スケジュールの進行段階に合わせてご覧ください。

2. 展示会当日に効率よく名刺交換するためのポイント5点

まずは、展示会当日に効率よく名刺交換するポイントを見ていきましょう。

展示会当日、効率よく名刺交換するために押さえておきたいポイントは

• 名刺交換するべきタイミングを対話のなかで見極める
• ブースに来た来場者には必ず声かけをする
• ブース外では声かけやチラシ配りでブースに呼び込む
• 名刺交換後はすぐに対応優先度でグループ分けする
• 必要なフォロー対応や興味のある商品をメモしておく

の5点です。

ひとつずつ解説します。

2-1. 名刺交換するべきタイミングを対話のなかで見極める

展示会で効率よく名刺交換する一番のポイントは、対話のなかで相手が興味を持ったタイミングを見極め、名刺交換をお願いすることです。

展示会で名刺交換する目的の多くは、見込み顧客を獲得して売上につなげることであり、そのための取り掛かりとして、出展者側は積極的に名刺獲得を目指します。

しかし、来場者側の心理としては「興味のない企業とは名刺交換をしたくない」と考えるものです。名刺には個人情報が書かれていることに加え、必要以上に名刺交換すると後日営業の電話やメールが届き対応に追われてしまうからです。

そのため、まずは対話によって相手のニーズを引き出し、自社に対する興味を持ってもらう必要があります。自社が課題解決に役立てることを簡潔に説明し、相手が名刺交換する価値を感じるタイミングで名刺交換をお願いしましょう。

来場者は情報収集を目的として展示会に来ている方が多いため、興味を持ってくれた来場者との名刺交換はそれほど難しくありません。

対話しながら

• 来場者からの疑問に答える
• 展示会の来場目的を問いかける

などで相手のニーズを引き出し、相手が自社に興味を持ってから名刺交換をお願いすることが大切です。

出展者側としても、「見込み顧客獲得」という目的達成につながらなければ、名刺を集める意味はありません。ノルマとして名刺獲得を目指すのではなく、継続的な関係を築ける来場者との名刺交換を目指しましょう。

2-2. ブースに来た来場者には必ず声かけをする

来場者がブースに来てくれたら、必ず声をかけて対応しましょう。

ブースに来てくれた来場者は、自社商品やサービスに対してすでに一定以上の興味を持っている状態と言えます。そのため、ブースに来てくれた来場者に声をかけないと、機会損失に直結してしまいます。

また、ブース前で立ち止まったり、外からブースの展示物を見ていたりする場合にも、興味を持っていると判断してよいでしょう。

積極的に声をかけてブース内に誘導するとともに、展示会に来場した目的や抱えている課題などをヒアリングし、名刺交換につなげてください。

2-3. ブース外では声かけやチラシ配りでブースに呼び込む

ブース外では、主に声かけやチラシ配りを行い、ブースに来場者を呼び込むことに力を注ぎましょう。

ブース外にいる来場者は、自社に対してまだ興味を持っていない状態です。突然声をかけて名刺交換を求めると警戒心を強めてしまい、名刺交換を断られたり声かけを無視されたりする場合があります。また、ブース外で名刺交換した来場者が自社のターゲット層ではない可能性も考えられます。

そのため、ブース外で直接名刺交換を持ちかけるよりも、興味があるターゲット層をより多くブースに集める方が効率的です。

ブース外では、来場者の課題解決につながる特徴や価値を短い言葉で伝え、チラシを配りながら呼び込みましょう。ターゲット層に響くキーワードを用いて、来場者の関心を集めてください。

• 声かけに反応している
• ブースと少し離れた位置から、展示品を見ている
• 配ったチラシを見ている

という来場者を見つけたら、個別に声をかけてブースに誘導します。

なかには、ブース外を歩きながら来場者に声をかけ、名刺交換している出展企業もいます。しかし、移動中の来場者に突然声をかけて名刺交換を持ちかける方法は、難易度が高いだけではなく、効率がよい方法とは言えません。

明らかに自社に興味のない来場者と名刺交換する必要はないため、ブース外では声かけとチラシ配りをメインで行い、興味のある来場者をブースに誘導することを目指しましょう。

2-4. 名刺交換後はすぐに対応優先度でグループ分けする

名刺は、交換したらすぐに対応優先度で分け、グループごとに管理しましょう。

展示会終了後は、来場者の記憶が薄れてしまう前に速やかにフォローに移行することが重要です。展示会が終了してから名刺の分類に取り掛かると、対応の遅れにつながります。

名刺を交換したら、今後商談につながる可能性や、来場者が抱えている課題の解決策を自社が提示できるか、課題解決の緊急度はどの程度かを含めて考え、対応優先度を決めましょう。

たとえば、以下のように3段階の名刺分類基準を定めておき、展示会が始まる前に対応するスタッフ内で共有しておくと、名刺交換後にスムーズに分類できます。

名刺を交換したらすぐに分類し、展示会終了後に速やかにフォローできるような体制を整えておくことが大切です。

2-5. 必要なフォロー対応や興味のある商品をメモしておく

獲得した名刺には、会話の内容や興味を持った商品などをメモしておきましょう。

展示会当日は、短時間で多くの来場者に対応する必要があります。そのような状況下で、名刺交換した相手との会話を覚えておくことは不可能です。

そのため、会話した記憶が薄れてしまう前にヒアリングした内容を記入しておくことが大切です。

対応優先度はもちろんのこと、

• 来場者がブースに訪れた目的
• 来場者のニーズ
• 解決したい課題

など、ヒアリングした具体的な内容を書き残しておくと、展示会終了後にフォローすべき内容を判断しやすくなります。

営業担当者が今後のアプローチに活かすための有益な情報となるでしょう。

3. 展示会までの準備で名刺交換しやすくするポイント2点

見込み顧客と効率よく名刺交換するためには、展示会当日の動きが重要であることはもちろんですが、事前の準備にも力を入れる必要があります。

準備段階から名刺交換の目的を意識して取り組むことで、効率よく名刺交換できる状態を作り上げ、さらに展示会当日の名刺交換がスムーズに行えるでしょう。

ここからは、展示会の準備段階で押さえておきたいポイントを紹介します。展示会開催日までに時間がある方は紹介するポイントを押さえて準備を進めることで、より効率よく見込み顧客との名刺交換が実現できるはずです。

展示会までの準備で押さえておきたいポイントは

• ブースの見せ方でターゲット層を引き付ける
• ホームページで告知しブース訪問数を増やす

の2点です。

ひとつずつ解説します。

3-1. ブースの見せ方でターゲット層を引き付ける

自社のターゲット層となる来場者を引き付けるために、ブースの見せ方を工夫しましょう。

自社に興味を持っている状態の来場者は、展示会で名刺交換を断る可能性が低く、スムーズな名刺交換が可能です。

つまり、ブースの見せ方を工夫し、自社に興味を持つ来場者をブースに引き付けることで、ターゲット層となる来場者を集めて効率よく名刺交換を行えます。

そのため、ターゲット層となる来場者を引き付けるために、ブース上部にキャッチコピーを表示しましょう。キャッチコピーを見て興味を持った来場者が「自分たちに必要な情報がある」と判断して、ブースに足を運んでくれます。

キャッチコピーは、自社が最も訴求したい点を短い文章で表現してください。来場者にとって魅力となる情報をしっかり明記することが大切であり、来場者の関心を集められるかを左右する重要なポイントになります。遠くから見てもわかるように、ブース上部に大きな文字で掲示してください。

ブースの見せ方を工夫し、ターゲット層がブースを見つけて自ら足を運んでくれる状況を作り出すことで、より効率的な名刺交換が実現できるでしょう。

3-2. ホームページで告知しブース訪問数を増やす

ブースに訪問する来場者数を増やすための施策として、ホームページを活用し展示会の出展内容や展示商品を告知しましょう。

来場者のなかには、当日に効率よく回るため展示会開催前に興味のある企業をリサーチするところも多くあります。展示会専用ページを作っておくと、自社に興味を持ってサイト訪問した企業の関心を強めることが期待できます。

展示会に出展する商品や技術などの詳しい情報をサイトに掲載し

「もっと詳しい説明を聞きたい」
「実際に商品を見たい」

と感じてもらい、当日のブース訪問につなげましょう。

ホームページの告知により、当日興味を持ってブースに訪れてくれる来場者を増やせるため、スムーズな名刺交換が実現できます。

4. 展示会の成果を高める！終了後の名刺活用ポイント2点

ここまで、見込み顧客と効率よく名刺交換するために、展示会当日や展示会までの準備で実施できるポイントをお伝えしました。

しかし、展示会では名刺を獲得することが最終目的ではありません。

多くの企業の場合、新規見込み顧客の獲得や、認知拡大を目的に出展しているはずです。獲得した名刺はしっかり管理し、今後の営業に役立つ情報として活用しましょう。

そのためここからは、終了後に展示会の成果を高めるための名刺活用ポイントとして

• 名刺をデータ化して社内で共有する
• 展示会のお礼メールからアプローチし、長期的な関係を築く

の2点を紹介します。

名刺を獲得して満足することなく、獲得した名刺をもとに営業活動に取り組み、展示会の成果を高めましょう。

4-1. 名刺をデータ化して社内で共有する

獲得した名刺はデータ化し、社内で共有・蓄積してください。

展示会で獲得した名刺は、見込み顧客のリストとして今後の営業活動に役立つ重要な情報です。社内で一元管理できていないとフォローの重複や漏れが発生し、機会損失につながってしまいます。

社内に名刺をデータ化するシステムがない場合は、撮影やスキャンによって名刺を自動的にデータ化できるサービスの活用も検討するとよいでしょう。

名刺データを対応優先度やニーズなどの情報と合わせてデータ管理することで、よりスムーズできめ細かな営業活動を実現できるはずです。

4-2. 展示会のお礼メールからアプローチし、長期的な関係を築く

展示会終了後は、名刺交換した来場者に対してお礼メールを送り、今後の関係性を構築します。

展示会の来場者は多くの企業ブースを訪問して名刺交換しているため、残念ですが自社に対する印象があまり残っていないケースも考えられます。お礼メールのリマインド効果で記憶を呼び起こし、その後のアプローチにつなげましょう。

商談につながる可能性が高いグループに対しては、お礼メールのあとで個別に連絡し、商談のアポイントを獲得します。

それ以外のグループに対しては、お礼メールを起点にアプローチを継続し、メールでのリードナーチャリングにより長期的な関係性を築きましょう。すぐに商談などの成果につながらなくても、アプローチを継続することで今後ニーズが高まった際に自社を思い起こしてもらえます。

来場者の必要なタイミングでサイト訪問や問い合わせに結びつくように、時間をかけて関係性を構築していくことが大切です。

5. オンライン展示会なら名刺交換よりも多くの情報を得られる

ここまで記事をお読みになった方のなかには、「展示会で効率よく名刺交換するポイントは理解できたけど、自社では実施が難しい」と感じた方もいるかもしれません。

また、展示会ではさまざまなポイントに気を付けながら名刺交換する必要があるため、「そもそも、展示会での名刺交換に悩まずに済む方法はないのかな」と考えている方もいるのではないでしょうか。

そのような場合は、オンライン展示会への出展を検討することもおすすめです。オンライン展示会なら、紙で名刺交換するよりも多くの情報を得られます。

2020年以降、新型コロナウィルスの影響によって、室内に大勢の参加者が集まるオフライン展示会の開催が難しくなりました。それにより、接触を避けつつ多くの企業と柔軟な情報交換が実現できるオンライン展示会が注目を集めています。

オンライン展示会では、自社ブースに訪れた来場者データを簡単に把握でき、行動履歴や滞在時間などの分析が可能です。

実際の会場で行われる展示会（オフライン展示会）では、ブースに訪れた来場者との名刺交換によって企業情報を集め、会話によりニーズや課題を探っていきます。名刺交換を断られてしまうと相手の情報はわからず、今後の営業活動にはつなげられません。

一方オンライン展示会では、来場者が事前に自社データを登録したうえで参加することが一般的であり、名刺を交換することなく自社ブースに訪れた来場者の情報を収集できます。そのため、自社に興味がある来場者情報を明確に把握できることが特徴です。

オンライン展示会によっては、来場者が登録フォームやアンケートに記載した内容を閲覧できるケースもあり、データ化したオンライン名刺の交換も可能です。

オンライン名刺は、紙で交換する名刺のようにサイズが決まっていないため、情報量に制限がありません。企業側が伝えたい情報を自由に記載できるためより詳しい情報を獲得しやすく、獲得した名刺のデータ化にかかる手間や時間の悩みも解決できます。

オンライン展示会では、オフライン展示会で名刺交換するよりも多くの情報をデータで得られるため、その後の分析や営業活動にも活用しやすいでしょう。

6. オンライン展示会はオフライン展示会にはない魅力がある

オンライン展示会には、オフライン展示会にはないさまざまな魅力があります。また、5章でお伝えしたように展示会での名刺交換に関する悩み解決にも有効です。

しかし、オンライン展示会に参加した経験がなく、どのような魅力があるのかわからない方も多いでしょう。

そのためこの章では、オンライン展示会を活用する魅力をお伝えします。

オンライン展示会を活用する大きな魅力は、

• 低コストで出展できる
• 商談につながりやすい
• 開催後の業務効率アップが見込める

の3点です。

オンライン展示会は物理的に大規模な会場を借りる必要がないため、オフライン展示会に比べてコストを大幅に抑えられます。機材の準備や搬入・搬出も必要なく、展示会当日はオフィスでほかの業務を行いながら並行して対応できるため、コストを抑えながら効率よい対応が実現できます。

また、オフライン展示会の来場者が時間をかけて会場を見て回ることに対し、オンライン展示会の来場者は仕事の合間にアクセスし、ブースを訪問する傾向があります。効率的に回るため明確な目的意識を持ってブースを訪問する方が多く、質の高い商談につながりやすいことが特徴です。

来場者や名刺の情報はデータ管理されているため、リアルタイムで獲得できます。一度オンライン展示会を開催すると作成したブースデータを再活用できるため、継続的な開催が容易なこともポイントです。

開催後のデータ分析からその後のアプローチまでスムーズにつなげられるため、業務効率アップが見込めるでしょう。

7. まとめ

展示会で見込み顧客と効率よく名刺交換し、顧客獲得につなげるには、以下のポイントを押さえて取り組むことが必要です。

ポイントを押さえることで、自社に興味がある来場者と効率よく名刺交換できます。展示会終了後は速やかにフォローに移行し、展示会の成果を高めましょう。

またオンライン展示会では、紙で名刺交換するよりも多くの情報を来場者から得られます。来場者情報を明確に把握できることはもちろん、行動履歴や滞在時間などもデータで把握できるため、分析して展示会開催後のアプローチにつなげやすいことが特徴です。

展示会の名刺交換に課題を抱えている企業担当者の方は、オンライン展示会を検討してみることもおすすめです。

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