展示会の受付ノウハウを解説！リード獲得に効果的な上質な受付とは

「展示会のブースでの受付はどのように行えば良いのだろう？」
「滞りなく、好印象を与えられる受付対応を徹底したい。」

展示会での受付について、このようにお考えではありませんか？

ブースに来てくださった方の初期対応を行うことはなんとなく分かっていても、具体的に何を行えば良いのかまではイメージしづらいかと思います。

端的に言うと、展示会の受付で必要な対応は以下のようなものです。

これだけなら、そんなに難しいことではありませんよね。

ただ、受付で基本対応ができるのは当たり前のこと。これだけでは、ブースに来てくださったお客様にとっては、可もなく不可もない受付でしかありません。

でもどうせなら、リード（見込み顧客）獲得にも良い影響を与えられるような、よりレベルの高いブース受付にしたいと思いませんか？

展示会に出展する以上、少なからずリードや商談の獲得を目指しているはずです。それを後押ししてくれる受付が実現すれば、理想的ですよね。

そこで今回は、以下の内容についてご紹介したいと思います。

あなたの会社のブースでも、リード獲得に良い影響を及ぼす理想的な受付を実現させるため、ぜひ最後まで目を通してみてくださいね。

1. 展示会の受付はリードの獲得数に影響するものとして取り組もう

展示会ブースでの受付は、「受付の対応がリードの獲得にも影響する」という意識のもと、入念に準備や当日の対応に取り組みましょう。

受付対応で好印象を与えることは、ブース内での個別対応の印象も底上げしてくれるからです。
あなたもこれまで様々な局面で、「第一印象が大切」という旨の言葉を聞いたことがあるのではないでしょうか？

実はこれは、心理学者のソロモン・アッシュが行った印象形成実験で実証された「初頭効果」と呼ばれる心理効果に端を発したものです。

展示会において、事前に招待した方や、あなたの会社に高い関心を持っている方との最初の接点となるのが、受付です。
初頭効果でも提唱されているように、この最初の印象をできるだけ良いものにしておくことが、ブース内での個別対応にも効いてくるのです。

展示会におけるリードや商談獲得のための戦いは、受付の時点で既に始まっています。「たかが受付」と軽視してはならないのです。

このように、受付対応はリードや商談獲得にも影響を及ぼすことを肝に銘じて、細部まで注力するようにしてくださいね。

そのための具体的な対応や、必要な準備についてこれからお話ししていきます。

2. 展示会ブースの受付で必須の基本対応

まずは、ブースでの受付において、できて当たり前の基本的な対応について説明します。

冒頭でもふれましたが、展示会では主に以下のような対応が必要です。

それぞれもう少し詳しく対応の仕方を見ていきましょう。

2-1. お名前の確認

お客様が受付に来られたら、まずはお名前を確認します。

お客様には、事前に招待した方と、そうでない方とがいらっしゃいますよね。
それぞれでお名前の確認を行う際に必要な対応が若干異なるので、ここでは分けて説明します。

2-1-1. 事前に招待したお客様のお名前確認方法

受付では、事前に招待した方のうち、誰が来てくださったかを把握する必要があります。

事前に招待したお客様には、各担当者が挨拶や詳しいご案内をするはずですが、担当者が外している場合は受付が担当者に繋ぐ必要があるからです。
また、展示会終了後のフォローをスムーズに行うためにも重要なことです。

そのため、受付でお名前を確認する際には、以下の一連の流れが必要となります。

このように事前に招待した相手のお名前を確認する際には、その後のスムーズなご案内やフォローのために、リストとの照合も併せて行うようにします。

2-1-2. 一般の来場者のお名前確認方法

展示会には、招待をした方以外にも多くの来場者が訪れます。

そのような一般の来場者の方が、あなたの会社に関心を持ってブースに来てくださった場合、受付ではできるだけ気軽な方法でお名前＋企業名を確認するようにします。

こう聞くと、名刺をいただくのが手間もかからず確実な方法として思い浮かぶかもしれませんね。
ただ、それまで接点の無かった来場者にとって、ブースを見て回る中で担当者と名刺交換するならまだしも、最初から受付で名刺を渡すのは気が引けるものです。

少し大げさですが、名刺を渡すということは「営業に来てもらってもOKです」と正式に言うようなものだからです。

そのため、受付で一般来場者の方のお名前を確認する際は、相手が名刺を出さなくても良い方法を選択するようにしてください。
具体的には、以下のような方法がおすすめです。

このように、名刺自体は頂かなくても、後日フォローの連絡を入れられるような方法でお名前を頂戴するようにしましょう。

2-2. 配布物のお渡し

お客様のお名前確認ができたら、次に配布物をお渡しします。

何をお渡しするかはブース内の展示や企画にもよりますが、例えば以下のようなものをお渡しすることになります。

こういった配布物を漏れの無いようにお渡しすると共に、各配布物がどういったものかも簡単にご案内します。

例）「こちらはプレゼンで使用する資料です。プレゼン終了後、お手数ですがこちらのアンケートにご回答いただき、回収係の者にお渡しください。」

このような案内を徹底することで、丁寧なだけでなく、渡しそびれも無くなります。

2-3. 次のアクションへの誘導

配布物をお渡ししたら、次に取っていただくアクションへお客様を誘導します。

ブース内でどのような導線を想定しているかにもよりますが、お客様に望む行動ごとに以下のような誘導が必要となります。

この時、具体的な言葉やハンドサインでお客様を迷わせることなく的確に誘導することが大切です。

例えば、「あちらでお待ちください。」という言葉だけだと、お客様はどこで待機すべきか迷ってしまいます。そのようなことが無いよう、待機場所を手で指し示したり、「あちら」→「奥のテーブル席」のように具体的な言葉で的確に誘導しましょう。

3. リード獲得に良い影響を与える展示会ブースでの受付対応

ここまで、展示会ブースで「最低限できていなければならない」必須の対応について説明しました。

ただ、リード獲得にも良い影響を与えられるような、素晴らしい第一印象の受付を目指すなら、必須の対応だけでは不十分です。

そこでここでは、そのような1ランク上の受付で行うべきプラスアルファの対応についてご紹介します。

受付に入る従業員には、こうした対応もできるようになってもらい、リードの獲得を後押ししましょう。
一つずつ詳しくお話ししますね。

3-1. ブースについての簡単な説明

ブース内の個別のご案内にはキャリアのある従業員が応じることになるかと思いますが、受付スタッフもブースについての簡単な説明はできるようにしておくべきです。

ブースに入ろうかどうか迷っている来場者の方が、受付に「どんなブースなのか」を尋ねてくることが多々あるからです。

そのように「リードとなり得る人」にブースについて訊かれた際に、説明が不明瞭だと「なんだか頼りないな…」という第一印象を与えてしまいます。
そればかりか、本来なら興味を持ってブースを見てくれたかもしれない来場者を、説明不足のために取りこぼしてしまう可能性も高いです。

そのような事態を避け、興味を持ってくれそうな人をしっかり取り込むために、受付でもブースについて以下のようなことを説明できる必要があるのです。

これらのことを明確に説明できれば、製品／サービスに関心を持つ人を取りこぼすことは無くなります。
また、現時点でさほど関心が高くない人に対しても「ブースを見るメリット」を説明できれば、ブース内に取り込みやすくなるはずです。

このようにリードとなり得る人を、より多くブースに取り込むために、受付でもブース概要をしっかり説明できることが重要なのです。

3-2. 自社の説明

受付では、自社についてもしっかりと説明できるようにしておきましょう。

受付ではブースについて尋ねられることが多いとお伝えしましたが、それと同じように「どんな会社か」を訊かれることもあるからです。

これもしっかり説明できないと、「自分の会社のことも説明できない従業員がいるのか」と、やはり良い第一印象を与えることはできません。
また、ブース内では主だって紹介していない製品／サービスに関心を持ってくれるかもしれない「リードになり得る人」も取りこぼしてしまいます。

自社に少しでも関心を持ってくれる来場者を、個別対応担当者に繋いだりブース内に呼び込むには、受付で自社の紹介を行える必要があるのです。

そのために、受付に立つスタッフには「初回アポイントで自社紹介を行う際に伝える内容」は説明できるようになってもらうと良いですよ。

3-3. 会場内の案内

自社や製品に関係の無いことではありますが、好印象を与える受付対応として、ブース周辺の設備や会場の主要な施設の場所を案内できることも欠かせません。

大規模な展示会だと会場も非常に広く、目的地に辿り着くのも一苦労です。ブース受付に居れば、来場者の方から目的のブースやお手洗いの場所を訊かれることも少なくないです。

その際に目的地をきちんと案内できれば、「的確で誠実な対応をしてくれた」という印象を与えることができますし、その人がブースに少しでも関心があれば、ついでに見ていってもらいやすくなります。

人は何かしてもらうと「何かを返そう」という意識が働くものです。
あなたもコンビニでお手洗いを借りた時に、そこまで必要では無いもののガムやドリンクを購入したことがありませんか？

それと同じように、分かりやすく目的地への案内ができれば、そこへ向かう前に自社ブースへの誘いに応じてくれる可能性も高くなるはずです。
そういった対応を行うために、受付では以下の場所について把握し、行き方を説明できるようにしておいてください。

このような場所を的確に案内できるようにして、元々立ち寄る予定ではなかったあなたの会社のブースを見てもらうきっかけを作っていきましょう。

3-4. プレッシャーを感じさせない雰囲気作り

直接的な対応以外にも、受付が来場者にプレッシャーを感じさせない雰囲気であることも重要です。

招待していたお客様以外の来場者は、ちょっとした入りづらさ＝プレッシャーを感じるだけで簡単にそのブースを避けてしまうからです。
あなたの会社のブースに多少興味があっても、そもそも立ち寄る予定で無かったのなら、プレッシャーを跳ね除けてまでブースを訪れる必要は無いのです。

ですから、受付に立つ人はできる限りプレッシャーを与えないような雰囲気を作って、少しでも入りやすいブースになるようにしましょう。

来場者が受付に対してプレッシャーに感じる要素と、プレッシャーを感じづらい要素を以下の表にまとめたので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

4. 展示会ブースの受付で徹底すべきマナー

ブースの受付を、リード獲得を後押しできるハイレベルなものにするためには、より良い第一印象を与える必要があることは既にお分かりかと思います。

そのためには、先ほどご紹介したプラスアルファの対応ができると共に、マナーの徹底も必要です。

どんなに素晴らしい対応ができても、マナーがなっていないと、その対応の良さが霞んでしまいます。

リード獲得の一助となる受付対応を行うのであれば、ぜひ以下のようなマナーにもこだわってください。

どれもビジネスの場におけるマナーとしては、基本的なことではありますが、受付に入るのが新入社員や臨時の派遣スタッフだと案外できていない部分もあります。

そのような「抜け」が無いように、いずれも徹底していただければと思います。

4-1. 明るくハキハキした話し方

社外の人と接する際には誰しもが心がけていることかと思いますが、展示会の受付では、特に明るくハキハキした話し方を徹底しましょう。

展示会の会場は、多くの人の話し声や動画の音声などで絶えずざわついています。また、最近はマスクをしている上に、受付にアクリルボードを設置するケースもあります。

このような状況では、普段よりも気をつけて話さないと、何を言っているのか聞き取りづらくなってしまいます。
そうならないために、以下の点に気をつけるようにしてみてください。

この3つに気をつけるだけで、ざわつく会場でマスク越しでも聞き取りやすい、明るくハキハキとした話し方になるはずです。

4-2. 正しく丁寧な言葉遣い

これも普段から気を付けていることかとは思いますが、展示会の受付ではいっそう正しく丁寧な言葉遣いを徹底してください。

「受付担当者は、日頃から電話対応や取引先との対応を行っているから大丈夫」

と思われるかもしれませんが、面と向かってかしこまった言葉をかけようとすると、スラスラとは出づらいものです。
また、受付の場に相応しいのは「接遇用語」と言われる相手をもてなすための言葉で、普段の対応ではあまり使ってこなかったという場合もあるはずです。

そのため、受付で必要になりそうなフレーズはあらかじめ周知させ、各自スムーズに使いこなせるようにしておいた方が安心です。

展示会の受付で一般的によく使われるフレーズを以下の表にまとめているので、ぜひこちらも活用してくださいね。

受付では、各担当者がこういったフレーズを自然と出せるように徹底しましょう。

4-3. 受付周りの整理整頓

見落としがちなのが、受付周りの整理整頓です。
これもお客様をブースにお迎えする上で大切なマナーなので、常に気にかけておきます。

とはいえ、お客様対応に追われると受付台の上や受付用備品を置いているスペースが乱雑になりがちです。
しかし受付が忙しいのは、それだけ多くのお客様が受付にいらっしゃるからです。むしろそういう時ほど、受付周りが乱れていないか気を回す必要があるのです。

お客様をお待たせしてまできっちりと整理する必要はありませんが、1人の対応が済んだタイミングで手早く受付台に置いてあるものの位置を直すくらいはこまめに行ってください。それだけで次に対応するお客様に、雑な印象を与えずに済みます。

また、比較的対応が落ち着いている時にも常に周囲に乱れているスペースが無いか確認し、整えるようにしましょう。

ご紹介したようなマナーは、どれもちょっとしたことではありますが、そのようなちょっとした気遣いやマナーを徹底できていれば、ブース受付のレベルをさらに高めてくれるはずですよ。

5. 展示会当日までに受付のために準備すること

リードや商談の獲得に良い影響を与えられる受付の対応やマナーについてはお分かりいただけたでしょうか？

このような対応・マナーは、展示会当日になって指示してもなかなか徹底することはできません。開催直後から質の高い受付でお客様をお迎えするためには、以下のような事前準備も必要です。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

5-1. マニュアル作成

質の高い受付を実現させるために、マニュアルの作成と周知は欠かせません。

お伝えしている通り、展示会においてあなたの会社の第一印象を決めるのは受付の対応です。その対応の仕方を各受付スタッフの裁量に任せると、お客様に与える印象にもばらつきが出てきてしまいます。

誰が受付に入っても一定以上の好印象を与えるためには、マニュアルで対応の仕方や、対応に必要な情報を周知させることが非常に重要なのです。

マニュアルを作成する際に、以下の2つの項目で情報を分類すると、分かりやすくスッキリとまとめられますよ。

このように、あらかじめマニュアルを作成して周知させておけば、受付スタッフも迷いなく対応しやすくなり、お客様への好印象に繋がります。

5-2. 受付のロールプレイング

マニュアルができたら、受付のロールプレイングも実施しましょう。

普段受付業務を行っていないスタッフが受付に立つ場合、マニュアルがあったとしてもぶっつけ本番では丁寧でスムーズな対応は難しいです。
1人当たり10〜20分で構いませんので、展示会が始まる前日を目安に必ずロールプレイングを行ってくださいね。

その際には以下の項目をチェックし、できていないところは再度流れを確認するようにしましょう。

ロールプレイングの中で、受付担当者にはこうした項目をクリアしてもらい、展示会当日は万全の状態でお客様をお迎えしましょう。

5-3. シフト作成

シフト作成も、より好印象を与える受付のために必要な準備です。

基本的に、人間は休憩も無く何時間も働けば疲れてきます。普段行っていない受付対応となれば、なおさらです。
そのように長時間に渡って受付を担当していれば、どうしても表情や声に少しずつ疲れが表れてくるものです。

その結果、敏感なお客様なら「なんだかぼんやりした対応だな」という印象を抱いてしまう可能性もあります。

そういった状況を作らないためには、各受付スタッフがしっかり休憩を取れるようなシフトを作成することが大切なのです。
そのためには、以下の点を守ってシフトを組んでみてください。

これを守っていれば、受付スタッフが疲れて対応にスキができることを防げるはずですよ。

6. オンライン展示会なら受付のための負担が圧倒的に小さい

ここまでお読みいただいて、リードや商談獲得を後押ししてくれるハイレベルな受付を実現させるには、意外と幅広い対応や準備が必要であることがお分かりいただけたかと思います。

また、各スタッフが休憩を取りながら受付を回していくには、それなりの人数も必要です。

展示会のブースや展示内容、集客施策などの準備も進めながら、さらに受付にもそのような労力や人件費が必要となるとなかなか大変ですよね。

もし、「そこまで受付に労力やコストを割けない…」と感じられるのであれば、Web上で開催できるオンライン展示会がおすすめです。
既存のプラットフォーム（ツール）を利用して開催するオンライン展示会なら、受付やお客様対応に必要な労力・コストが圧倒的に小さく済むからです。

それを可能にしているのが、以下のような要素です。

それぞれもう少し詳しくお話ししますね。

6-1. 受付を含めて全体で労力負担が低減できる

オンライン展示会では、リアル展示会のように面と向かってお客様をお迎えし、ブース内へ案内する受付の役割がそもそも必要ありません。

このため、受付のための準備も不要となります。

また受付の他にも、以下のようなことを行う必要もなくなります。

このようにオンライン展示会なら、受付のために必要となるはずだった準備は無くなり、その他にも全体を通して負担を低減することができるのです。

結果的に人件費も抑えることができ、コスト削減にも繋がります。

6-2. 自社の従業員がつきっきりでなくて良い

リアル展示会では、ブースに受付スタッフが常駐している必要がありますが、オンライン展示会の場合は従業員がつきっきりでいる必要はありません。

オンライン展示会では、訊きたいことがあったり相談がある場合に、来場者の方からプラットフォーム上でコンタクトを取るのが一般的だからです。

このため、オンライン展示会で対応を行う従業員は、コンタクトが送られてくるまでは別の業務にあたることができます。

リアル展示会においてつきっきりで受付対応を行う場合に比べると、会期中の従業員の負担がかなり小さく、業務効率も良いことがお分かりですね。

このようにオンライン展示会なら、受付のための準備はいりませんし、お客様対応もつきっきりで行う必要がなくなります。

「受付に労力やコストを割くのが難しい…」と感じられるなら、オンラインでの展示会をぜひおすすめします。

7. まとめ

展示会のブースで、どのように受付を行えば良いかはお分かりいただけたでしょうか？
最後に今回の内容をおさらいしておきましょう。

まず大前提として、ブースや企業の第一印象を決める受付は、「リード獲得数にも影響する」ということを肝に銘じて取り組んでください。

その上で、できておかなければならない以下の基本的な対応を行います。

また、リードや商談獲得に良い影響を与える1ランク上の受付対応を目指すなら、次のような対応もできて然るべきです。

さらに、当然次のようなマナーの徹底も非常に重要です。

このような対応を、展示会の開催直後から各スタッフが行えるためには、事前に以下のような準備をしておく必要があります。

もし、こういった準備や受付に割く労力やコストが負担になるようなら、オンライン展示会もおすすめです。オンライン展示会なら、受付を含め全体で労力を抑えた開催が可能となり、それに伴ってコストも削減できるからです。さらに、会期中も自社の従業員がつきっきりで対応する必要はなく、リアル展示会で受付に従業員が常駐する場合に比べると、負担が小さく業務効率も向上します。

こうした理由から、オンラインでの展示会実施も非常におすすめです。

あなたの会社でも、素晴らしい第一印象を与えられる受付やお客様対応が実現することを心より願っています。

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