新日本印刷は、Japan IT Week（以下JIW）にこれまで7回出展してきました。
展示会出展経験の少なかった当社が、本業の印刷とは異なるITの展示会に出展するのは、大きな挑戦でした。
この記事では、毎回新しい取り組みにチャレンジし、改善を繰り返しながら積み重ねてきた、当社ならではの展示会出展ノウハウを紹介します。
【この記事のポイント】
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ぜひ最後までお読みいただき、展示会出展の参考にしていただければ幸いです。
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目次
1.集客につながるブース
出展社が多い展示会はたくさんの集客が期待できますが、面積が広いブースや、メジャーなサービスを扱っているブースに来場者は集まりがちです。
そこで当社は集客のためにこれらの点にこだわったブース作りをしてきました。
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以下、詳しく解説します。
1-1. インパクトのあるデザイン
各社の様々な出展ブースがひしめきあっている展示会では、いかに目立つかが集客のポイントになります。
そこで当社では、印刷会社ならではのアイデアとデザイン力を活かして、来場者の目をひくブースデザインにこだわってきました。
デザインのポイントはこちら。
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2023年秋のJIWからは、AI生成によるオリジナルキャラクター「WONDERGIRL」を展示ブースの背面パネルに採用。
2023年JIW秋の展示ブース
上の画像でWONDERGIRLと人とのサイズ比較をできますが、この大きさでキャラクターが描かれていると、巨大な瞳で見下ろされて、なんとなく視線を感じるような気になります。
来場者にもそう感じてもらえたのか、1小間のブース面積ながら、対応しきれないほど多くの方にお立ち寄りいただきました。
まさにWONDERGIRLが当社の「顔」となって、リード獲得数アップに貢献してくれたのです。
キャラクターだけでなく、鮮やかな蛍光色のブースカラーも、集客につながる重要なポイントです。
2024年のJIW春は蛍光グリーンをキーカラーに、2倍のブース面積に拡大しながらも、前年比3.6倍のリードを獲得できました。
なかには「ブースを参考に撮らせて」と撮影されるお客様も。
2024年JIW春の様子
ブース自体が目立って来場者のアイキャッチになると、呼び込みスタッフも声かけがしやすくなり、より一層の集客につながりました。
1-2. 短く明確なキャッチコピー
キャッチコピーのポイントはこちら。
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キャッチコピーには、「13文字の法則」というものがあります。
13文字を超えると、意味をつかみ取るのに「読む努力」が必要になるため、伝えたいことを伝える際には13文字までが最適な長さなのだとか。
展示会においても、ひと目で伝わる短いキャッチコピーにすることがポイントです。
来場者がブースの前を通り過ぎる間に「なんか良さそう！」「くわしく聞いてみたい！」と思わせなければなりません。
短いだけでなく、サービスを導入することでどんなメリットがあるか、明確に伝えることも重要です。
2024年のJIW春では、パネルにたくさんのキーワードを羅列しました。
ひとつでも気になるキーワードがあると、来場者は足を止めてくれやすくなります。
2024年JIW春のブースパネル
どのキーワードが気になったかをヒアリングすることで来場者の課題や興味のポイントが明確になり、要点を押さえてサービス説明ができました。
1-3. 動線を考慮した設計
展示会では出展ブースの位置によって、来場者の通行量がかなり違います。
2025年のJIW関西は、他社ブースに挟まれる位置で1小間の小さな面積での出展でした。
ブースの両サイドが壁になると中が見えにくくなるため、来場者の動線を考慮して片側の壁を斜めに設計し、そこに大型タッチパネルを設置しました。
ブースを上から見たイメージ
上の図の赤い部分が、大通りから歩いてくる来場者からちょうど見やすい角度です。
そこでサービス紹介の動画を流しました。
動画の音や動きで関心を引けますし、接客スタッフが空いていなくても、通り過ぎる来場者にサービス内容を伝えられます。
サービスのデモ体験ができるPCとタッチパネルは7台用意していましたが、通路側の3台から優先して来場者をご案内しました。
通路側に人が集まることで、遠目にもブースのにぎわいを演出できるからです。
通路側での接客の様子
次章では、効率よくリード獲得するための役割分担について紹介します。
2.効率よくリード獲得するための役割分担
1-1.で紹介した2023年のJIW秋では、集客できすぎてしまい、タッチパネルの空きがなく、せっかく来てくださった方をお待たせしてしまったり、説明スタッフが足りずにお客様が帰ってしまうこともありました。
そこで改めてブースでの役割分担を見直しました。
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それぞれの役割のスタッフが、どのようにスキルアップしているかのポイントを解説します。
2-1. リード獲得数を伸ばす「呼び込み」
2025年JIW関西のブースを上から見たイメージ
「呼び込み」は、ブースの前を通る来場者に声をかけ、ブースに呼び込む役割です。
展示会では自社ブースの範囲内でしか呼び込みができません。
2025年JIW関西での当社ブースは1小間だったので、声かけエリアの横幅は6m。
そこで、来場者のリード情報を読み込むQRスキャナーを持った呼び込みスタッフをA〜Cの位置に3人配置しました。
来場者が声かけエリアに入ると、AかCの呼び込みスタッフが声をかけます。
声かけ中に次の来場者が来ると、Bのスタッフが対応するようにして、声かけのタイミングを外さないようにフォローし合いました。
次々に来られる来場者のQRを素早くスキャン
呼び込みスタッフの役割は、より多くのリードを獲得することです。
呼び込みスタッフが通路で来場者と話し込んでしまうと、次の来場者へ声かけができないだけでなく、通行の邪魔になってしまいます。
そのため、声をかけてブースに来場者が入ってくれたら接客スタッフに引き継いで、すぐに呼び込みに戻ります。
呼び込み担当と接客担当を分けたことで、それぞれの役割に集中でき、効率よくリード獲得することができました。
2-2. 商談獲得するための「接客」
「接客」スタッフの役割は、ブースにお立ち寄りいただいた来場者にサービス説明して、次回商談のアポを獲得することです。
展示会の来場者は、たくさんのブースを見てまわりたい方が多いので、あまりお時間をいただけない場合がほとんどです。
また、展示会会場はまわりのブースも集客活動をしていたりとにぎやかで、じっくりサービス説明を聞いていただくのには適していません。
そこで重要なのが、長々とサービス説明しないこと。
短いトークでサービスに興味を持ってもらい、次回商談のお約束をいただくことが、来場者にとっても、接客スタッフの回転率を上げるためにも好都合なのです。
当社では短時間でサービス説明できるように、接客スタッフのトークスクリプトを用意しています。
展示会に出展するたびにブラッシュアップしてきたトーク内容を、スタッフ同士でロールプレイングして、スキルアップにつとめてきました。
スタッフ同士のロールプレイングの様子
何度もロープレ練習することで、展示会に初めて参加するスタッフも堂々と接客でき、商談獲得することができました。
3.記憶に残すための体験型コンテンツ
展示会で獲得したリードには、インサイドセールスやメールマーケティングでアプローチしていきます。
そのためには、どんなブースだったか記憶に残してもらう工夫が必要です。
人は受動的に説明を聞くだけより、自分で何かを体験すると、記憶に残りやすくなります。
「何かやったな」「おもしろかった」だけでも、インサイドセールスのお電話をしたときに、話のきっかけになりやすくなります。
3-1. タッチパネルでのデモ体験
当社では、展示会でのサービスデモをタッチパネルで行っています。
スタッフが操作するのではなく、できるだけ来場者にタッチパネルに触っていただき、操作を体験してもらうようにしています。
自分で操作する方が来場者の記憶に残りやすくなりますし、操作のしやすさに納得感を持っていただけます。
3-2. AIアバターとの音声チャット
当社ブースの顔となっているオリジナルキャラクター「WONDERGIRL」との音声チャット体験も、来場者に覚えてもらうためのアイデアです。
AIにサービス内容を登録しておけば、サービスについての詳しい質問にもWONDERGIRLがスタッフの代わりに答えてくれます。
WONDERGIRLに早口言葉を言ってもらうなど、ちょっとした小ネタで来場者との会話のきっかけを掴むこともできました。
また、WONDERGIRLのAIボイスはにぎやかな展示会場でもよく聞こえるので、集客にも役立ちました。
4. 準備の効率化ポイント
展示会に出展するには、出展申し込みから展示ブースの準備、配布資料の準備、ノベルティの手配、参加するスタッフの宿泊手配まで、準備項目は多岐にわたり、関わるスタッフの連携も重要です。
この章では、当社が展示会出展を重ねる中で蓄積してきた、展示会準備のノウハウをご紹介します。
4-1. スケジュール管理シートの共有
展示会準備では、多くのタスクが輻輳します。
どうしても溢れてしまう部分はありますが、なるべく、「誰が」「何を」「いつまでに」やるかを明確にし、それぞれに実行してもらう必要があります。
そこで当社では、タスクとスケジュールを管理シートで見える化し、プロジェクトメンバー全員で共有しています。
当社でタスクとスケジュール管理に活用しているWBS＆ガントチャート（Excel）は以下よりダウンロードしていただけますので、これから展示会出展される方は、ぜひご活用ください。
上記シートの使い方について詳しくはこちらの記事をお読みください。 |
やるべき準備を管理シートで分担し、共有すると、それぞれの進捗状況が一目瞭然に見える化でき、いちいち担当者に確認する手間が省けます。
また、この管理シートは、次回の展示会出展時に、どんなタスクにどれだけの期間が必要かを把握する参考になります。
ぜひ自社の管理シートを作って、展示会ごとにノウハウを蓄積していってください。
4-2. ノベルティ・配布資料の準備
外箱にはいつ使う何が入っているか明記を！
展示会では来場者を呼び込むために、資料やノベルティを配布します。
資料が何種類かある場合は、セットして手提げ袋などに入れておくと渡しやすく、来場者も受け取ってくれやすいです。
来場者は次々とブースの前を通っていってしまうので、配布資料もノベルティも、事前にセットして、わかりやすく箱詰めしておくと効率よくお渡しできます。
今回の展示会は3日間だったので、1日分ずつ分けて準備しておきました。
展示会当日は、資料をセットしたりノベルティを小分けしたりする余裕はないので、箱から出せばそのまま配布できるように、前もって準備しておくことがポイントです。
5. スタッフのモチベーションアップ方法
展示会では、ブースやコンテンツの集客力だけでなく、スタッフの活気もブースの集客アップにつながる重要な要素です。
この章では、当社が今回行った、スタッフのモチベーションアップ方法を紹介します。
5-1. 目標数値の見える化
2章で紹介したように、当社では「呼び込み」と「接客」にスタッフを役割分担しました。
呼び込みスタッフは来場者のQR読み取り○件、接客スタッフは次アポ獲得○件と、役割ごとに目標数値を設定。
展示会の会期中は、毎日2回「中間報告」と「成果報告」として、獲得数を共有しました。 報告の中では、呼び込み1位と次アポ獲得1位のスタッフ、目標達成のスタッフも紹介。
目標数値が見える化され、達成者が共有されることで、お互いに声をかけ合い、目標達成へのモチベーションを上げることができました。
5-2. スタッフへのメルマガ送信
展示会に参加するスタッフは、毎回同じ顔ぶれではありません。
また、新人スタッフなど、経験が少ないスタッフでも、ベテランスタッフと同じように接客しなければなりません。
そこで、これまでの展示会出展で積み重ねてきたノウハウを、「接客の極意」メルマガとして、展示会スタッフに送りました。
展示会まで毎日1通メルマガを送ることで、ノウハウの共有とともに、毎日展示会のことを意識してもらえました。
実際に、メルマガのノウハウから次アポが獲得できたというスタッフもいて、しっかり役立ててもらえたようです。
6.まとめ
この記事では、展示会出展経験の少なかった新日本印刷が、毎回新しい取り組みにチャレンジし、改善を繰り返しながら積み重ねてきた展示会出展ノウハウを紹介しました。
【この記事のポイント】
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展示会出展の際に私たちの取り組みをご参考にしていただけたら幸いです。
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