【例文付】展示会お礼メールでリードを育てるための効果的な書き方

「展示会後のお礼メールを送って本当に効果があるの？」
「ちゃんと読んでもらえるお礼メールを書きたい」

特に初めて展示会後のお礼メールを送る人であれば、上記のように悩まれている方も多いと思います。

まずは、お礼メールの効果を理解することが重要です。

お礼メールは感謝の気持ちを伝えるのは前提として、リードを育てる大事なツールです。

ただ「他社も送っているから」となんとなく、お礼メールを送っても読み飛ばされて終わってしまいます。苦労して手に入れたリードを無駄にしないためにも、お礼メールにどのような効果があるのかまずは目的をしっかりと理解しておきましょう。

とはいえ、展示会の来場者は、お礼メールと称した営業メールやメルマガが欲しいわけではありません。読んでもらうためには、書き方を工夫する必要があります。

この記事では、展示会後に読んでもらえるお礼メールの書き方のポイントと具体的な例文（テンプレート）、お礼メールを送る際の注意点についても解説します。

この記事を読めば、成果を生むお礼メールの書き方が分かり、今すぐに作成に取り掛かれるようになるはずです。

ぜひ最後までじっくりと読み進めてみてくださいね。

1. 展示会後のお礼メールの3つの効果

展示会後のお礼メールの効果は以下の通りです。

冒頭でも述べた通り、展示会後のお礼メールは感謝の気持ちを伝えるツールというのは前提として、リードを育てる大事なツールです。
ただ何となく、他社と同じようなお礼メールを送っても読み飛ばされてしまいます。

苦労して手に入れたリードを無駄にしないためにも、お礼メールを書き始める前に、どのような効果があるのかまずは目的をしっかりと理解しておきましょう。

順番に解説していきます。

1-1. 自社の製品・サービスを思い出してもらえる

展示会後にお礼メールを送ると、自社の製品・サービスを思い出してもらえる効果があります。

なぜなら来場者は、当日は多くのブースを回ることから、展示会後にもきっかけがないと一企業の製品やサービスが記憶に残らない可能性があるからです。

1日中展示会の会場を練り歩いたとして、40社以上のブースを回れます。よほど来場者にとってインパクトに残らないと、展示会後しばらく時間が経てばすぐに忘れてしまうでしょう。

展示会後にお礼メールを送ることで、自社の製品やサービスを思い出してもらうことが可能です。自社の製品やサービスを、再び印象付けることができるのです。

1-2. 自社の製品・サービスへの興味・関心を高められる

展示会後にお礼メールを送ることで、自社の製品・サービスへの興味・関心を高められる効果があります。

なぜなら展示会の場で初めて自社の製品・サービスを見たり知ったりした来場者は、その場の時間内だけでは理解が不十分であることが多いからです。

先ほども触れましたが、来場者は短い時間の中で多くブースを周り、さまざまな製品に関する説明を受けます。

特定のテーマに特化した展示会では、似たような製品やサービスを取り扱っている競合他社も多く、自社の製品・サービスの印象が埋もれてしまっていることもあるでしょう。

このような場合に、お礼メールと共に、当日渡すことができなかった資料やWebでしか見られない情報を送ることで、自社の製品・サービスへの興味・関心を高めることができます。

1-3. お問い合わせや商談などの次のステップにつなげられる

展示会後にお礼メールを送ることで、先方からのお問い合わせや商談など次のステップにつなげられる効果を期待できます。

来場者も日々の業務で忙しいのが現状です。たとえ、自社の製品やサービスに少なからず興味を持ってくれて、名刺交換を行えたとしても、自発的に連絡をしてくれる確率は低いでしょう。

そういったときに、こちらから展示会後のお礼メールを送信することで「自分から連絡するほどではなかったけど、この製品は気になっていたから、もう少し話を聞いてみよう」という気持ちを持ってもらいやすくなります。

お礼メールを送ったことがきっかけで、お問い合わせや商談につながるなど、次のステップに進むことができるのです。

2. 展示会のお礼メールを「読んでもらえる」ようにする書き方のポイント4つ

展示会後のお礼メールは、リードを育成するツールにもなることは分かったと思います。

しかし、そのためには、お礼メールを読んでもらえなければ意味がありません。

あなたは、取引先の企業や名前の知らない会社から、突然メルマガやニュースレターが送られてきて「流し読みして終わった」または「メールを開かずにゴミ箱に送った」という経験はないでしょうか。

展示会の来場者も同様に、お礼メールと称した営業メールや宣伝の内容が送られてくると、「煩わしい」と感じて読み飛ばしてしまいます。

そうならないために、お礼メールを読んでもらうための工夫が必要です。ここでは、読んでもらえるお礼メールの書き方のポイントを4つ解説いたします。

順番に見ていきましょう。

2-1. 「誰からの送信なのか」「何のメールなのか」が分かるタイトルを付ける

基本的なことですが、「誰から送られたメールなのか」「何のメールなのか」ということが一目で分かるタイトルを付けるようにしましょう。

メールを受信した相手が1番初めに目にするのはメールのタイトルです。「誰が送ってきたのか」「何が書かれているのか」が分からない場合、迷惑メールだと思われてしまいます。その場合、開封すらされない恐れがあります。

メールタイトルから内容がわからないことで「怪しいな」と思い、開封せずにゴミ箱に入れた経験はあなたもあるはずです。

特に来場者は、1日に何十件も展示ブースを回ります。多くのお礼メールを受信するはずですから、何の見当もつかないメールは読みたくないでしょう。

せっかく、苦労して手に入れたリードを無駄にしないためにも、以下の例を参考にして、開封する前から展示会のお礼メールだと分かるタイトルを付けるようにしましょう。

2-2. お礼メールはシンプルかつ簡潔に書く

展示会後のお礼メールは、シンプルかつ簡潔に書くように心がけましょう。

ビジネスパーソンは1日に何通ものメールを目にします。長文になればなるほど、先方はうんざりして読むのをやめてしまいます。

あなたも、長いだけで要領を得ない長文メールが来て「読むのがめんどくさいな」と思った経験はあるはずです。

自社の製品・サービスについてアピールしたい点はたくさんあると思いますが、詰め込みすぎると何が言いたいのかわからない文章になるため、展示会後のお礼メールでは控えましょう。

まずは順に、

①来場してくれたことへの感謝の言葉
②紹介した製品・サービス等の情報の共有
③ブースのキャッチコピー・出来事・会話内容

など、お礼の言葉と自社の製品・サービスについての概要を簡単に、分かるようにシンプルに伝えましょう。

お礼メールの文章量の目安は、1回のスクロールで全体を読める量にすると内容が伝わりやすいです。

以下は、基本のお礼メールの例文です。この例文をもとに、来場者それぞれに合わせた内容に肉付けして書いていきましょう。詳しくは、次の章以降で解説いたします。

【展示会お礼メールの基本的の例文】

2-3. 展示会当日の体験や展示ブースの内容を書く

展示会後のお礼メールには、展示会の場で体験してもらったことや展示ブースの様子などを書きましょう。

なぜかというと、展示会メールは自社を思い出してもらい、印象付ける効果があるからです。

来場者は展示会で多くのブースを見て回ります。中には、同じような製品を取り扱う競合他社のブースを回っている場合もあるでしょう。

単なるお礼だけのメールにしてしまうと、メールの内容が自社の製品と結びつかず、競合他社のブースの製品と混同してしまう恐れがあります。

そんな時に、お礼メールに実際のブース内の展示内容や、体験してもらったこと、当日会話した内容などを盛り込んでおくことで来場者も思い出しやすくなります。

さらに、ブースで紹介した製品の画像やブース全体の画像なども添付することで思い出してもらいやすくなり、自社を印象付けることができますよ。

上記の悪い例のように、ありきたりな定型文は一斉送信したように見えてしまいます。

「誰に対しても同じメールを送っているんだろうな」と思われると流し読みされてしまい、自社の製品・サービスをを改めて思い出してもらえません。

一言でもいいので、思い出してもらうためにブースのキャッチコピーや会話した内容を書きましょう。

2-4. 来場者の確度に合わせて内容を変える

来場者の確度に合わせて、展示会後のお礼メールの内容を柔軟に変えるようにしましょう。

ブースに訪れる来場者は、さまざまな目的を持って来場しています。自社の製品を具体的に検討したくて来場する方もいれば、情報収集のためだけに訪れる人もいます。

すぐに商談まで進めそうな来場者に対して、自社の製品への興味・関心を高めたり、単に関係性を良くしたりするためのお礼メールをもたもたと送っていると、気が付いたときには競合他社と契約をしていたということが起こってしまいます。

反対に、少ししか興味を持っていない方に商品の購入を促す内容を送っても「押し付けられている」と感じられてしまい、自社へのマイナスイメージが付いてしまいます。

そのため、名刺交換をした来場者に一斉に同じメールを書いて送るのではなく、見込み顧客になりそうな確度によって、リードを仕分けしてお礼メールを書くようにすることが重要です。

2-4-1.確度の高い場合

「具体的な商談まで進みそう」「あとひと押しすれば購入してくれそう」など、間もなく顧客になりそうな確度の高い来場者へのメールは、来場者目線のメリットやベネフィットになる情報などを書きましょう。

ブースに訪れた時点ですでに自社に興味や関心を持ってくれていると推測できますが、具体的な商談や受注につなげるためには、どのような価値を提供できるのかしっかりとアピールする必要があるからです。

来場者は、1日に多くの展示ブースを回ります。競合他社にはない「自社だけが提供できる価値」を伝えるようにしましょう。

以下の例を参考に、あなたの企業の製品・サービスに合うものをメールに入れてみてください。

2-4-2.確度の低い場合

「展示ブースに来場しただけ」「アンケートに回答しただけ」など、まだ確度が低い来場者には、製品の売り込みをせず「お礼」だけに留めて送るようにしましょう。

少し興味がある程度の来場者に対して、製品・サービスについて積極的にアプローチしても「何か買わされてしまうのでは？」「まだ買うって決めてないのに、押し売りされている」と抵抗感を抱かれてしまうからです。

アンケート等で相手のニーズが分かっているのであれば、感謝の言葉に付け加えて、お役に立つリンクを添える程度の文面にしましょう。

以下を参考にしてみてください。

特に確度が低い見込み顧客は、これから長期的な計画で継続的にアプローチしていく必要があります。

事例紹介や資料請求などのページがあれば、リンクを入れておくと、開封後のアクションを確認できます。

ニーズを把握するためにも、お役立ち情報と共にリンクを添えて来場者の課題やニーズを探り、長期的なスパンでアプローチしていきましょう。

3. 展示会後のお礼メールのテンプレート5つ

この章では、展示会後のお礼メールの書き方を踏まえて、テンプレートを5つご用意しました。

確度別に分けて、以下をご紹介します。

確度や展示会のシチュエーションに近いものをご覧になりたい場合は、上記のリンクから飛んで読み進めてみてくださいね。

3-1. 確度の高い顧客に送るお礼メールのテンプレート

まずは、確度の高い顧客に送るお礼メールのテンプレートを3つご紹介します。

3-1-1. 展示会お礼メールのテンプレート①新製品を紹介して商談につながりそうな場合

こちらは、新製品を紹介して商談につながりそうな顧客に送る場合の例文です。

展示会当日の手ごたえによって、商談や受注に繋がりそうであれば、予約やアポイントの旨も記載してみましょう。

3-1-2. 展示会お礼メールのテンプレート②デモンストレーションを体験してもらった場合

こちらは、製品のデモンストレーションを体験してもらった場合のテンプレートです。

体験時に、説明しきれなかった補足の資料等など、役に立つ情報も合わせて記入してみましょう。

3-1-3. 展示会お礼メールのテンプレート③来場者とじっくりと会話をした場合

こちらは、来場者からの相談を受けたり、質問を受けたなどじっくりと会話をした場合のテンプレートです。

会期中に会話した内容を記載し、ベネフィットや課題解決など自社の価値を提供できる文面を添えると、今後のお問い合わせや商談につながりやすくなります。

3-2. 確度の低い顧客に送るお礼メールのテンプレート

次に、確度が低い顧客に送るお礼メールのテンプレートを2つご紹介します。

3-2-1. 展示会お礼メールのテンプレート④ブースに来てもらえたがあまり会話できなかった場合

こちらは、ブースに来てもらえたがあまり会話できなかった場合のテンプレートです。

情報収集のみを目的とした来場者に対しては、製品のアピールをしすぎると嫌われてしまう恐れがあります。

まずは感謝の気持ちを伝えて、当日ご紹介した製品の情報共有は添えるように行いましょう。

3-2-2. 展示会お礼メールのテンプレート⑤デモンストレーションに参加してもらった場合

こちらは、デモンストレーションに参加してもらった場合のテンプレートです。

自社ブースの体験をしてもらったが、具体的な検討につながらなさそうな場合の参考にしてみてください。

アンケートに回答してもらえているのであれば、アンケートをもとに顧客に役立つ情報を共有する一文を添えて、自社の興味・関心を高めていきましょう。

4. 展示会のお礼メールでリードを無駄にしないための4つの注意点

ここでは、展示会のお礼メールで「リードを無駄にしないため」の4つの注意点について解説します。

ここで解説する注意点を押さえておかないと、お礼メールの効果を得られないのはもちろん、顧客に不快な思いを抱かれてしまう恐れがあります。

展示会に限った話ではありませんが、一般社団法人日本ビジネスメール協会が2022年に行った「ビジネスメール実態調査2022」によると、普段ビジネスメールのやりとりをしている人のうち、4割以上の方がメールを受け取って不快に感じたことがあると回答しています。

せっかく獲得したリードを無駄にして失敗しないためにも、お礼メールを送る前に、下記の注意点を必ず確認しておきましょう。

4-1. お礼メールは遅くとも「翌営業日」までに送る

展示会お礼メールのタイミングは、遅くとも「翌営業日」までに送るようにしましょう。

どんなに手ごたえよく製品・サービスを案内できたとしても、時間が経ってしまうと、来場者は展示会の内容を忘れてしまう可能性があるからです。

一般的には展示会の翌日や翌々日にお礼メールを送信する企業が多いため、他社のお礼メールと混ざってしまうと、なおさら印象に残らなくなってしまうでしょう。

お礼メールはできるだけ「当日」に送るのがおすすめです。遅くとも「翌営業日」には送るようにしましょう。

来場者が帰宅してメールをチェックしたタイミングでお礼メールが届いていれば、相手の印象に残りやすくなります。

来場者に自社を覚えてもらうためには、どこよりも早いタイミングでお礼メールを送るようにしましょう。

4-2. 過度な売り込みや宣伝は控える

展示会のお礼メールで、過度な売り込みや宣伝を行うのは控えるようにしましょう。

お礼メールは営業活動の手段ですが、あくまでも自社ブースに来てくれた方への感謝の気持ちを述べるのが前提です。

顧客が求めていない製品や情報をアピールしすぎると「なんだか煩わしいな」と思われてしまい、商談までたどり着けないどころか、自社のブランドイメージまで下がってしまう恐れがあります。

確かに自社の製品やサービスに興味・関心を持ってもらい、その先の商談や受注につなげたいという気持ちはあると思います。

その際、顧客のニーズに寄り添って「困ったことがあれば相談に乗る」「不明点があるならお気軽に相談に乗る」といったように、継続的にコミュニケーションを取り、購買意欲を段階的に高めるようにしてください。

膨大な費用をかけて苦労して手に入れたリードを無駄にしないためにも、顧客が求めている以上の過度な情報提供や宣伝といったアピールはしないようにしましょう。

4-3. 「取り急ぎ」という言葉は使わない

展示会だけに限らず、お礼メール全般に言えることですが「取り急ぎ」という言葉は使わないようにしましょう。

なぜなら「取り急ぎ」は、「とりあえず急いで」という意味があり、失礼にあたるからです。

この言葉をなんとなく記載してしまうと「とりあえずお礼メールを送った」「急いでいるからしっかりお礼はできない」というニュアンスに受け取られてしまう可能性があります。

そうなってしまうと、こちらの製品に興味・関心を持っていたとしても「失礼な印象の先方とは取引したくない」と感じられ、商談に結びつかない可能性があります。

「まずはお礼だけでも言いたい」というニュアンスを伝えられるよう、以下のように言い換えてみましょう。

4-4. 【今後メルマガ配信を行う場合】配信停止のリンクを入れる

今後メルマガ配信を行う場合は、お礼メールに配信停止のリンクも入れるようにしましょう。

展示会のお礼メールを送った後は、そのままメルマガへと移行するケースも多いかと思います。しかし、相手の同意なくメルマガを送ってしまうと、迷惑に感じる人も多いからです。

顧客が求めていない情報を送り続けてしまうことで、良好な関係を構築するどころか、自社のイメージがマイナスになってしまいます。

そうならないためにも、メルマガへと移行する場合は、お礼メールの末尾に「配信停止」のリンクを入れておきましょう。

5. フォローに負担がかかるのならオンライン展示会がおすすめ

展示会のお礼メールは、来場者にお礼をすると共に、自社の製品・サービスが認知されて興味・関心を持ってもらえたり、比較検討や受注検討してもらう段階へとつなげられたりするツールだということが分かったと思います。

しかし、会期後すぐに来場者に送らなければならない上、リードの確度に合わせて文章を考える必要があるため、「思った以上にフォローアップが大変だな」と感じた方もいるでしょう。

オンライン展示会であれば、Web上で開催されるため、通常の展示会と比べて来場者1人ひとりの動きを把握しやすいです。

そのため、見込み顧客が自社にどのくらい関心を持っているのか簡単に把握できて、お礼メールなどのフォロー施策も容易に行えます。

「フォローアップが大変」と展示会のお礼メールやその他のフローを負担に感じるのであれば、オンライン展示会をおすすめします。

ここでは、オンライン展示会をおすすめする理由について順番に解説していきます。

5-1. 会期中に来場者の情報を簡単にデータ化できる

オンライン展示会では、会期中に来場者の情報をデータ化できます。

お礼メールなどのフォローは、ご説明した通り見込み度に合わせて、必要な情報や案内を行った方が効果が高いです。

通常の展示会では、来場者の名刺を仕分けしたり、アンケートの集計結果と照らし合わせて入力したりと手間がかかります。

一方でオンライン展示会では、提供元のプラットフォームにもよりますが、以下のように来場者が自身で入力を行うため、簡単に情報をデータ化してまとめることが可能です。

通常の展示会だと、来訪者の対応や呼び込みなどに時間を取られて、会期中に名刺をデータ化する時間が取れないこともありますよね。

オンライン展示会であれば、名刺や記入情報をダウンロードするだけなので、会期中のちょっとした空き時間に簡単にデータ化することが可能です。

5-2. リードの仕分けが簡単にできる

オンライン展示会では、展示会で手に入れたリードの仕分け作業も簡単に行うことができます。

なぜなら、通常の展示会と異なり、来場者の動きを見える化できるからです。

通常の展示会の場合は、来場者全員に対してどのコンテンツに興味を持っているのか把握が難しいこともあるでしょう。そのため、お礼メールを送る際にどの確度で送れば効果が出せるのか、仕分けが難しいことがあります。

一方オンライン展示会では、その名の通りインターネット上で行われるため、来場者の動きがはっきりと可視化されて分かります。

これらの情報が明確に見える化されるため、来場者分析を簡単に行えます。リードの仕分けが簡単になり、確度に合わせたお礼メールの送信が容易になります。

5-3. 会期中または会期後すぐにお礼メールを送信できる

オンライン展示会では、会期中または会期後すぐにお礼メールを送れます。

「4-1. お礼メールは遅くとも「翌営業日」までに送る」でもご説明しましたが、お礼メールは早ければ早いほど相手の印象に残り、自社製品・サービスを思い出してもらえます。

オンライン展示会では、先ほどご説明したように、得られた名刺情報やアンケート情報、その他来場者の動きなどを簡単にデータ化し、リードの仕分けを行うことが可能です。

あらかじめお礼メールの内容の大枠を考えておき、来場者と交わしたコミュニケーションに合わせて書くことで、かなり早いタイミングでお礼メールを送れます。

会期中の空き時間やオンライン相談会後、すぐに感謝を伝えることが可能となります。来場者に「気が利く人」「まめな人」と良い印象も与えられて、今後のステップにつなげやすくなるでしょう。

5-4. その他さまざまな負担を軽減できる

オンライン展示会では、お礼メールなどのフォローに対する労力以外にも、さまざまな負担を軽減できます。

通常の展示会では、会場まで出向いてコンテンツを準備しなければなりません。そのための手間や労力がかなり必要となります。

しかし、オンライン展示会では、社内に居ながら展示会に出展できるため、以下のような負担が軽減可能です。

上記のように、お礼メールのフォローに対する労力以外にも、さまざまな負担を軽減しつつ展示会を行えます。

お礼メールやフォローの負担だけでなく、展示会全体で必要になる人的コストの負担についてお悩みであれば、オンライン展示会も検討してみてはいかがでしょうか。

6. まとめ

展示会のお礼メールの効果が分かり、どのように書けば来場者に展示会後に読んでもらえるのかについても分かったと思います。

最後にこの記事の内容についてまとめますので、お礼メールを書き始める前におさらいしておきましょう。

展示会後のお礼メールの効果は3つあります。

読んでもらえるお礼メールの書き方のポイントは以下の4つです。

上記を踏まえて、お礼メールを書いていきましょう。

例文を参考にしたい方は、以下のリンクからもう一度確認してみてください。

せっかく獲得したリードを無駄にしないためにも、お礼メールを送る前に、下記の注意点を必ず確認しておきましょう。

展示会のお礼メールをきちんと送ることで新たなビジネスチャンスを生むことができますが、「思った以上に手間がかかる」と感じた方もいるでしょう。

フォローに負担を感じるのであれば、オンライン展示会をおすすめします。

この記事を参考に、展示会後のお礼メールの作成をスムーズに行うことができ、リードの育成やその先の商談につながることを願っております。