受注入力の改善に向けて陥りがちな課題と4つの解決策を詳しく解説

「受注入力のミスが原因で顧客からクレームが来てしまった…」
「ミスやトラブルを減らしたいけど、具体的には何をすればいいんだろう」

あなたは今、受注入力で生じる問題にお困りですね。

受注入力におけるトラブルを改善するためには、なによりまず、あなたの会社が抱えている課題を正しく把握することが重要です。課題を正しく把握すれば、適切な解決方法はすぐに見つかります。

受注入力における課題として特にあげられるのが、以下の4つです。

受注入力はどの企業でも行うありふれた業務とも言えます。しかし、だからと言って安易に済ませてもいい業務ではありません。

受注入力は、注文受付から納品、請求に至る一連の企業活動の「一番最初に行われる業務」であるという点で、社内全体にたいへん大きな影響を及ぼす業務なのです。

最初に行われる受注入力にミスや停滞があれば、納品の間違いや遅れにつながり、顧客からのクレームを誘発することにもなるでしょう。

これが重なれば、顧客満足度は低下し、ひいては顧客離れを引き起こすことにもつながります。

この点からも、受注入力における課題の解決は社内全体の業務効率化を促し、売り上げの向上に直結すると言えます。

そしてもちろん、受注入力における自社の問題を見極め、正しく対処ができれば、正確で迅速な受注入力を実現することは決して難しいことではありません。

そこで今回は以下の内容について詳しくお伝えします。

この記事を読めば、あなたの会社の受注入力がより良いものとなるはずです。

1. まずは自社の受注入力における課題を見つけよう

受注入力を効率化したいと思ったら、まずは自社の受注入力において何が課題なのかを正確に把握することが重要です。

なにが課題なのかを的確に把握すれば、それにあわせた適切な解決方法を見つけることも容易だからです。

多くの場合、受注入力の効率化を阻む問題は以下の4つの原因に集約されます。まずは、どの課題が自分の会社に当てはまるかを確認してみてください。

一つずつ確認していきましょう。

1-1. 入力ミスが多発する

受注入力でまず問題となるのが、受付対応者の人為的な入力ミスです。

特にBtoBの注文受付の場合、電話やメールで受注が行われることも多く、受注入力が人の手を介して行われる状況は少なくありません。

そして、人の手を介して入力が行われる以上、人為的ミスは必ず発生します。

例えば、

・商品コードの入力ミスや数量の誤記載や入力漏れ
・配送先情報などの聞き取りにおけるミス
・先方への納期や請求金額の連絡ミス

など、人為的ミスは受注入力の様々な局面で、常に起こる可能性があります。

ミスを完全に無くすことは不可能ですが、ダブルチェック体制の構築や入力の自動化を実践することで、人為的ミスを限りなくゼロに近づけることは可能です。

いずれの場合も、どのようなミスが生じやすいか、同じ間違いを繰り返していないかを精査し、適切な対応を図ることが大切です。

1-2.入力情報にばらつきがある

受注入力における問題としてよく取り上げられるのが、入力担当者間で入力ルールが統一されておらず、入力された情報の表記にばらつきがあるケースです。

例えば「株式会社」という表示は（株）や「株式会社」などと記載することが可能です。また日付を「2024/10/18」や「10-18-2024」のように異なる形式で入力したりするケースもあります。

いずれの表記も間違っていませんが、これらの表記が担当者によってまちまちだった場合、システム上でデータの整合性が取れず、出荷業務や請求業務への連携に問題を引き起こす原因になります。

こういった問題を解決するためには入力ルールの統一や未経験者へのコーチングの充実がたいへん重要になります。

また、担当者によって表示のばらつきが生じないような入力システムの構築も大切です。

1-3.経験の浅い受注担当者が必要な情報を聴取できない

また受注担当者の経験値の差による聞き取り情報の不備も問題になります。

例えば、

・業者から通常とは異なる仕様で商品を納品するように依頼された
・通常とは異なる特別な配送方法を指定された

など、通常とは異なる要望を受けた場合、経験が浅い従業員では適切な情報を聴取することができない可能性もあります。

このような場合には入力画面に必要な情報が入力できず、納品や出荷の過程で、再度、顧客に確認する手間が増えることもあり得るでしょう。

こういった問題を解決するためには入力ルールの統一や未経験者へのコーチングの充実がたいへん重要になります。

また、担当者によって表示のばらつきが生じないような入力システムを構築することも大切です。

1-4.業務のやり方を変えられず新しい入力方法を導入できない

長年同じ方法で受注入力を行ってきた会社では、ミスやトラブルが多発していても、これまで利用していた旧来の業務プロセスを変えられず、新しい入力方法の導入が難しいというケースもよくあります。

例えば、

・自由な書式での入力に慣れた職員が、導入した入力ルールに従わない
・新しいシステムを導入したのに、古い表計算ソフトを使い続けている

など、長年同じ業務プロセスに慣れ親しんだ従業員は、突然新しい受注入力の方法を導入しても、抵抗を感じ、古い方法に固執することは珍しくありません。

これらを解消するためには、受注担当者へのトレーニングとコーチングの実施を徹底し、実際に担当している従業員の心理的な負荷を減らすことがたいへん重要になります。

2.受注入力の課題を解決するための4つの方法

前章では受注入力における課題を確認しましたが、これらを解決し、受注入力の効率化を実現する方法として具体的にあげられるのが以下の4つです。

一つずつ解説していきましょう。

2-1. 受注入力の手順とルールを明確化する

受注入力の効率化において、第一に重要となるのが、受注担当者が同じ手順とルールで入力業務を行うことです。

このためには、担当者が誰であっても、同じやり方で入力を行い、同じ結果となるよう、あらかじめ手順とルールがわかりやすく定められ、明示されていることが重要になります。

具体的には以下の3つの項目の見直しが効果的です。

2-1-1. 入力項目を明確にする

まずは受注入力における入力項目を明確にすることです。

社内に共有する入力画面や入力の書式が整備されていたとしても、必要な情報が入力されていなければ、結局は業務停滞を招く原因になります。

以下の2つの点を徹底するだけでも、入力項目の明確化は相当程度、実現ができます。

・受注時に必要な基本情報（顧客名、商品コード、数量、納期、価格など）を入力画面上で色分けし、強調する

・特に必須の入力項目については入力しないと先に進めないよう設定する

いずれも単純な表示変更にすぎませんが、入力項目を視覚的に把握できたり、入力漏れを指摘できる仕組みがあるだけで、見逃し防止に効果的です。

2-1-2. 入力の形式や用語を統一する

受注入力では、入力する際の形式や用語の統一も重要になります。

入力情報にばらつきがあると、受注情報として吐き出されたデータの表記が統一されず、それだけで業務の遅延を招くリスクが生じることになります。

たとえば、受付日付入力の画面で、ある人は「2024年10月30日」と表示し、別の担当者が「2024/10/30」などと表示してしまえば、その後のデータ処理に齟齬が生まれます。

もちろん受注処理は、納品や請求でも同じデータを使うことになりますので、納品書や請求書の表記にもずれが生じます。このズレは、どこかの担当者が修正することになり、余計な作業と業務遅延を発生させる原因にもなるのです。

入力の形式や用語の統一については、以下のような対応が効果的です。

・項目ごとに使用する用語や入力形式を統一し、担当者に周知する
・プルダウン項目などを増やすことで、できるだけ受注担当者の手入力を減らす
・日付や曜日はカレンダー入力を利用して日付を選択して入力する形にする

例えば、数量の入力項目をプルダウンにすれば、少なくとも表示された数値に全角・半角などのばらつきはなくなります。

また備考欄などへの手入力を行う場合も、例えば「特別割引適用」や「急ぎ納品希望」など、特定の表現方法を統一し、共有することで、情報の明確化が図ることもできます。

2-1-3. 入力の流れを統一する

入力情報の質的な均質化を図る上で重要になるのが、受注担当者が受注入力を行う際の「入力の流れ」を統一することです。

これにより受注入力の各ステップが明確になり、担当者が手順を見落とすリスクが減少します。

また、受注担当者が業務全体流れを把握することで、業務の進捗を意識しやすくなり、これによってもミスや情報漏れを減少させ、業務効率を向上させることができます。

具体的には以下の2つの対応が効果的です。

・プロセスや手順を視覚的に示したフローチャートを作成する
・各ステップの具体的な作業内容をまとめた手順書を作成する

どちらもイチから作ろうとするとハードルが高く感じられるかもしれませんが、Webで検索すればテンプレートが見つかるはずです。

例えば、Microsoft Createでは、ExcelやPowerPointで編集可能なテンプレートを無料で提供しています。

こうしたテンプレートを利用して、ひとまずフローチャートや手順書を作成してみてください。

それだけであなたの会社での受注入力ミスの低減に繋がるはずです。

2-2. 受注担当者へのトレーニングとコーチングを実施する

受注入力の問題を直接的に解決するもう一つの手段としてあげられるのが、受注入力業務を実際に担当する担当者へのトレーニングやコーチングです。

特に受注入力では、担当者が以下の2つのポイントについて、適切なスキルを持つことが重要となります。

・必要な情報を顧客から正しく聞き出すこと
・受け取った情報を正しく入力すること

しかし受付担当者の経験値が浅い場合、必要な情報を聞き漏らしたり、正しく入力できないなどといった問題も度々起こります。

また経験豊富な職員でも、業務内容の変更点などを正しく把握していなければ、業務への影響も発生することになるでしょう。

そこで重要になるのが、担当者へのトレーニングとコーチングというわけです。実際には以下の内容でトレーニング・コーチングを実施します。

これらについて、一つずつ確認していきましょう。

2-2-1. 基礎研修の実施

受注担当者へのトレーニングとして最初に行うべきなのが基礎研修です。

受注担当者への基礎研修は、受注業務を正確に遂行するための基盤となり、実務へのスムーズな移行を促す上でも大切です。実践的なトレーニングの前段階として、以下の内容を重点的に学習します。

基礎研修を通して業務の理解が深まることで、実践演習にスムーズに移行でき、実際の受注業務での対応力が向上します。

2-2-2. 実践トレーニング

基礎研修を終えた後、実践トレーニングに移行します。実践トレーニングでは、実際の業務に即した演習を通じて、担当者が受注処理のスキルを身に付け、応用力を高めることを目指します。

具体的には以下のトレーニングを重点的に行うことをおすすめします。

実践トレーニングにより、担当者は実際の受注入力に必要な情報を的確に把握し、入力できるスキルが着実に身につくはずです。

2-2-3. 定期フォローアップ研修

日常的に発生するシステムや業務プロセスの変更を周知するという点で、定期フォローアップ研修の充実を図ることも大切です。

担当者が最新の業務手順に対応できるようにすることで、ミスを防ぎ、業務効率が向上します。

定期研修により、全員が業務に対する理解を深め、スキルを維持することで、受付入力業務の一貫性と精度が維持されます。

2-3.チェックリストを導入する

業務ミスの見落としを防ぐという点で有効なのがチェックリストの導入です。

チェックリストは業務ミスを減らすという点でとても効果的ですが、そのほかにも

・業務の進捗を可視化することで従業員が冷静に対処できるようになる
・チェックリストを繰り返し見ることで従業員が業務プロセスを正しく理解する

などの効果も期待できます。

具体的なチェックリストの項目としては以下のような内容が想定されます。

ただしこれらの内容は業務内容によって個別に設定する必要があるでしょう。

チェックリストの項目作成では、特に過去にミスや入力漏れがあった箇所、またトラブル発生の原因となった入力内容などを重点的に確認する項目をあげることが大切です。

2-4. 受発注システムを導入する

入力ミスや入力情報のばらつきを劇的に改善したいなら、受発注システムを導入することをおすすめします。

受発注システムとは、受発注業務をデジタル化し、自動化するためのソフトウェアやアプリケーションのこと。

つまり、受注入力についても、自動化が可能なのです。

現状、FAXなどのアナログな方法で受注を受け付けている場合は「自動化」のイメージがつきづらいかもしれませんが、簡単に説明すると以下のようなイメージです。

このように自動的に必要な内容がシステム上に入力されるため、人の手を介することが大幅に減り、ミスを抑えることができるのです。

また、自動化されることで入力の仕方も統一されるため、入力情報のばらつきもなくなります。

受発注システムの導入に当たっては、自社の規模や商習慣に合わせた最適なシステム選びが重要となりますが、受発注システムには、大きく3つの種類があります。

まずはこれらのうち、どのタイプが自社に適しているか見当を付けた上で、具体的なシステム選びを行うと良いでしょう。

以下の記事では、これら3種類の受発注システムの比較や、システムの導入手順についても解説していますので、ぜひご確認ください。

3.ミスをなくすには顧客からの注文情報が明確であることも重要

受注入力におけるミスやトラブルを減らすためには、顧客側からの注文情報が明確で分かりやすいということもたいへん重要です。

注文する商品やサービスについての情報が乏しく、顧客からの注文内容が明確でなかったり誤っていれば、いくら社内の受注入力を改善してもミスはなくならないためです。

ただ、こうした顧客側の注文の質を改善するための対策はシンプルで、「商品情報を、顧客とリアルタイムで分かりやすく共有」できていれば良いのです。

具体的には、

・商品画像
・バリエーションや価格
・現在の在庫

など、商品情報を顧客と詳しく共有することができれば、受注時に顧客も明確な注文を行ってくれるはずです。

このためには常日頃から、顧客との間で自社製品やサービスについての理解を深めることが重要といえます。

例えば、

・ホームページに自社の商品画像、スペック、使用方法、レビューなどを詳しく掲載する
・自社の商品やサービスに関連するブログや記事を定期的に作成し、顧客に役立つ情報を提供する
・自社の商品やサービスについてのウェビナーやオンラインセミナーを開催する

など、自社の製品やサービスの情報を顧客に丁寧に周知する行為が、結果的には受注入力の改善につながり、顧客満足度の向上や売り上げアップにも貢献することになります。

また、先ほどご紹介した受発注システムの中にも、「商品情報を、顧客とリアルタイムで分かりやすく共有」できるものがあります。

どういうことか、次章でさらに詳しく見ていきましょう。

4.顧客と商品情報をリアルタイムで分かりやすく共有できる受発注システム

お伝えしたように、受発注システムの中には、商品情報を、顧客とリアルタイムで分かりやすく共有できるものもあります。

例えば弊社が提供する受発注システム「WONDERCART（ワンダーカート）」では、顧客がWebサイトと同じような感覚で、注文したい商品の画像や特徴、在庫数などを細かく確認することができます。

このように顧客との情報共有を強化できれば、注文時に認識のいき違いや、間違った注文が行われるリスクは大きく低減します。

したがって、受発注システムの導入を検討されるのであれば、こうした顧客との商品情報の共有のしやすさにも着目してシステムを選定するべきです。

顧客が商品情報を把握しやすい受発注システムならWONDERCART（ワンダーカート）

WONDERCART（ワンダーカート）はBtoB向けの受発注システムです。 このため、導入していただくことで、受注入力におけるミス・入力情報のばらつきといった課題の解消に大きく貢献します。 また、以下のような機能（一例）も備えているため、顧客と商品情報をリアルタイムで分かりやすく共有することができるのです。 ◎取り扱う商品の商品データでカタログを作成してそのまま顧客に提示できる 全ての商品をブラウザ上の画像付きのデータによるカタログとして顧客に提示できるため、個々の商品をイメージしやすく、顧客が安心して注文を行うことができます。 ◎リアルタイム在庫状況をカタログ上で顧客と共有できる 商品画面でリアルタイムの在庫状況を把握できるので、在庫数確認による問い合わせ対応にかかる時間とコストの削減に役立ちます。 ◎受付情報を元に瞬時に見積書を発行できる WONDERCART（ワンダーカート）なら、受付情報と受付時点での小売価格情報を元に、自動で見積書を作成することが可能です。 見積書の発行においても、極めて入力ミスが発生しづらくなる上、効率化も叶います。 既存システムとの連携もしやすく、はじめての受発注システムとして最適な選択肢となるはずです。

5. まとめ

受注入力とは、一般的に顧客からの注文内容を企業のシステムに入力し、在庫や出荷、請求業務に必要なデータを登録するまでの業務のことを示す言葉です。

これだけを読めば受注入力は、どの企業でも行うありふれた業務とも言えますが、注文受付から納品、請求に至る一連の企業活動の「一番最初に行われる業務」であるという点を忘れてはいけません。

最初に行われる受注入力にミスや停滞があれば、社内業務全体の遅れに直結することになるのです。

自社の受注入力における問題を見極め、解決することは顧客満足度や売り上げの向上を図る上でも、たいへん重要な要素であると言えるでしょう。

受注入力におけるトラブルを改善するためには、なによりまず、あなたの会社が抱えている問題を正しく把握することが重要です。問題を正しく把握すれば、適切な解決方法はすぐに見つかります。

受注入力効率化を阻む原因としてあげられるのが以下の4つです。

さらにこれらの対策としてあげられるのが以下の4つの方法です。

受注入力におけるミスやトラブルを減らすためには、顧客側からの注文情報が明確で分かりやすいということもたいへん重要であることを押さえておきましょう。

この記事を参考にしていただき、ミスなくスムーズに受注入力を行えるようになれば幸いです。