【管理職必見】受発注業務が難しい原因と改善策を紹介

「受発注業務ってそんなに難しいものなの？」

「なにかコツや効率化する方法はないの？」

従業員の受発注業務のミスが多くなると、イライラしてこのような疑問を感じてしまいますよね。

実際のところ、受発注業務そのものは難易度の高い業務ではありません。
しかし、電話やFAXで受注する従来の受発注業務に対しては「難しい」と感じる人が多くいます。

その理由は、主に以下の3つです。

電話やFAXが中心の受発注業務では、事務担当者の一人当たりの作業量が増加しやすい傾向にあります。

その結果、事務担当者はマルチタスクに陥りやすいために「難しい」と感じることが多いようです。

実際に、マルチタスクはミスやヒューマンエラーの原因となります。

そのため、受発注業務のミスを減らすためには、事務担当者のタスクを1つでも減らすことが求められます。

とはいえ、具体的にはどうしたら務担当者のタスクを削減できるのかわからないですよね。

そこでこの記事では、受発注業務のミスを減らすために、事務担当者のタスクを削減する方法と難しい受発注業務を効率化する方法について具体的に解説していきます。

この記事を読めば、御社は事務担当者のタスクを削減する方法がわかり、自社に最適な方法で受発注業務を効率化することができるでしょう。

ぜひ、最後までご覧ください。

1. 受発注業務が難しいと従業員が感じる理由

冒頭で触れたように、電話やFAXで受注する従来の受発注業務に対して従業員が「難しい」と感じる理由は主に以下の3つです。

上記は、どれか一つだけ該当するのではなく、3つ全てに当てはまる可能性が高いです。

まずはそれぞれの理由について、理解していきましょう。

1-1. マルチタスクに対応しきれていない

従業員が「受発注業務が難しい」と感じている理由の一つが、受発注業務特有のマルチタスクです。

電話やFAXが中心の従来の受発注業務の場合、従業員は同時に複数の作業をこなさなければなりません。

具体的には、常に以下のようなマルチタスクの遂行を求められています。

上記のように、受発注業務では複数のタスクを同時に進行します。

そのため、忙しさのあまり担当者はどのタスクを優先すべきか判断できていない、という状態が続くことも珍しくありません。

その結果、緊急性の高い業務を後回しにしてしまったり書類を紛失したりといったミスにつながることもあるため、従業員は「受発注業務が難しい」と重圧を感じています。

1-2. FAXの不備が多くヒューマンエラーが起きる

FAXによる受発注は、データの不備やヒューマンエラーが頻発しやすく、従業員の大きな負担となります。

FAXによる受発注業務が難しいと感じさせる原因の一つは、受信するFAXの品質です。FAXは必ずしも見やすい状態で受信できるとは限らず、以下のような不備が発生することがあります。

このような不備が起きると、データの確認に手間と時間がかかります。また内容の解読ミスや勘違いによって受発注ミスにつながる可能性もあるでしょう。

1-3. 部署間での連携が遅く情報共有にタイムラグが起きる

電話やFAXを中心とした従来の受発注業務は、部署間での連携が遅く、情報共有にタイムラグが発生してしまいます。

情報共有のタイムラグは、以下のような非効率な作業の発生や受注機会の損失を引き起こします。

例えば、下記のようなことが発生することも頻繁にあります。

これにより、顧客や他の部署からの問い合わせが発生すると、担当者はその都度対応しなければなりません。

このような情報のタイムラグや連携ミスによって発生したトラブルの後処理は、多くの場合、事務担当者が行います。

その結果、事務担当者の負担がさらに増すため、受発注業務が一層難しく感じられる要因となっています。

2. 受発注業務はタスクを1つでも多く減らすことが重要

受発注業務において、従業員の苦手意識を解消しミスを減らすためには、事務担当者のタスクを1つでも多く減らすことが重要です。

前章で解説したように、電話やFAXが中心の受発注業務では、事務担当者の一人当たりの作業量が増加しやすい傾向にあります。

しかし、既にマルチタスクに対応しきれていない状況で業務量が増加すると、さらにミスの発生率が高まるという悪循環に陥ってしまいます。

受発注業務の効率を高めてミスを減らすためには、業務の範囲や工程を最適化し、マルチタスクを解消することが重要です。

受発注業務のミスを減らすためにマルチタスクを解消する手順は「3. 受発注業務のタスクを減らす手順3STEP」で、具体的な方法は「4. 難しい受発注業務を効率化する3つの方法」で解説していきます。

3. 受発注業務のタスクを減らす手順3STEP

前章で解説したように、受発注業務のミスを減らすためには、事務担当者のタスクを減らすことが重要です。

受発注業務のタスクを減らす手順は、以下の通りです。

それでは、上記の3つの工程を順番に解説していきます。

3-1. 受発注業務の担当部署にヒアリングして課題を洗い出す

受発注業務のタスクを減らすにあたり、まずは実際に業務を担当している部署へヒアリングをして、現場が実感している具体的な課題を洗い出しましょう。

受発注業務に関わるすべての部署や従業員にヒアリングを行い、以下の情報を収集します。

受発注業務の改善を進める上で、実際に日々の業務を担当している現場の従業員の視点は非常に重要です。

現場の声を聞くことで、即効性のある改善案が見つかることもあります。

3-2. 受発注業務のフローを可視化して改善できるタスクを探す

現場の声をヒアリングした次は、業務フローを洗い出していきましょう。

現在の受発注業務を細分化し、各タスクの必要性や効率性を客観的に評価していきます。

以下のような改善できるタスクがないかチェックしましょう。

これらのタスクや工程は廃止したり簡略化したりすることで、受発注業務に係るタスクを減らすことができます。

3-3. 実際にタスクを廃止したり改善したりする

課題や問題点の洗い出しが終わったら、実際にどのような対策を取るのかを決めていきます。

以下は、タスクの削減や業務効率化の方法の一例です。

「3-1.  受発注業務の担当部署にヒアリングして課題を洗い出す」でヒアリングした内容も反映させながら、改善案を決めていきましょう。

4. 難しい受発注業務を効率化する3つの方法

前章では、事務担当者のマルチタスクを解消するために、受発注業務のタスクを減らす手順を解説しました。

タスクの削減には、新しいサービスを取り入れて、業務の効率化をすることも効果的です。

受発注業務の効率化に効果的な方法として主に以下の3つが挙げられます。

ここからは、上記の3つの方法についてそれぞれ見ていきましょう。

4-1. Excelなど表計算ソフトで受発注状況を管理する

低コストで受発注業務を効率化したい場合は、Excelなどの表計算ソフトを活用するのがおすすめです。

代表的な表計算ソフトであるExcelの場合、表計算はもちろんデータの整理やリストの作成などができ、複雑な業務に対応できます。

また、一般的な受発注システムよりもカスタマイズ性が高く、受発注用の帳票や受発注状況の管理シートを自由に作成できる点が特徴です。

マクロやVBAを活用すれば、一部の業務を自動化でき、Excelのファイル上で以下のような作業やデータ処理ができます。

このように、Excelを活用すれば、業種や担当者のニーズなどに合わせた受発注管理が可能です。

4-2. 受発注業務をアウトソーシングする

人手不足や業務の煩雑さが大きな課題となっている場合は、受発注業務の一部を外部の専門業者に委託するのがおすすめです。

前述したようなタスクの見直しや改善にまで手が回らないような状況では、タスクの削減や効率化が進まず、従業員の負担を減らすことができません。

そのようなときはまず、受発注業務の中で特に負荷のかかる部分をアウトソーシングして、作業負担の削減を図りましょう。

受発注業務のうち、以下のような作業はアウトソーシングすることができます。

受発注業務のアウトソーシングは、一時的に従業員の負担を軽減したり、業務全体の効率化を実現したりと多様な業務改善が可能です。

4-3. 受発注システムを導入する

受発注業務の効率化のために、受注業務の一部を自動化できる受発注システムの導入は効果的です。

受発注システムでは、顧客がシステム上で注文を行うと自動的に注文データが作成され、その後の在庫確認や出荷指示、請求書の作成なども自動で処理されます。

さらに、基幹システムと連携できる受発注システムでは、社内で受発注データの共有が可能です。

営業担当者は事務に問い合わせをしなくても最新の在庫状況や出荷状況を確認できるようになるため、事務担当者の負担が軽減されます。

受発注システムは、自動化できる範囲や機能によって主に以下の3種類に分けられます。

これらの受発注システムを導入することで、業務の効率化だけでなく従業員の負担軽減やミスの削減も達成できます。

5. 受発注業務を改善する時のポイント

ここまでの内容で、受発注業務のタスクを減らす手順や受発注業務を効率化する方法について理解できたと思います。

なかにはすでに受発注業務の改善を検討し始めている人もいるかもしれませんね。

実際に受発注業務を改善する時には、以下の2つのポイントを押さえておくことが大切です。

これらのポイントについて一つずつ解説していきます。

5-1. 受発注業務のフローを変更した後は必ず研修を実施する

新しい業務フローやタスクを勧められるようにするためには、練習が必要です。

受発注業務のフローを変更した後には、必ず従業員への研修を実施しましょう。

具体的には、業務マニュアルをベースにした新人研修や定期研修を行うと良いでしょう。

マニュアルがあれば、従業員本人が後で読み返すことができるため、業務フローに沿ったタスクの進め方をしっかりと理解することができます。

なお研修の形式は、各支店や部門ごとに代表者を設定し、その代表者が支店や部門内従業員に研修を実施する方法がおすすめです。

この方法では、代表者は従業員一人ひとりの疑問や理解度に応じて対応でき、実際の業務に即した具体的なアドバイスや指導が可能になります。

5-2. 業務フロー改善後も定期的に見直しを行う

受発注業務の改善に取り組んだ後も、定期的な業務フローの見直しを行いましょう。

実際に新しい業務フローに沿って業務を遂行してみると、様々な気づきがうまれるかと思います。例えば、以下のように問題点が明確になったり新しい発見があったりするかもしれません。

このように定期的に業務フローの見直しを行うことで、受発注業務の効率化だけでなく、従業員のタスク軽減やミスの防止にもつながります。

6. まとめ

この記事では、受発注業務が難しいといわれる理由と、ミスを減らして受発注業務を効率化する方法について解説しました。

〇電話やFAXで受注する従来の受発注業務に対して従業員が「難しい」と感じる理由は主に以下の3つです。

〇受発注業務において、従業員の苦手意識を解消しミスを減らすためには、事務担当者のタスクを1つでも減らすことが重要です。

〇受発注業務のタスクを減らす手順は、以下の通りです。

〇タスクの削減には、新しいサービスを取り入れて、業務の効率化をすることも効果的です。

業務の効率化や従業員の負担軽減、受発注業務のミス削減をお考えの企業は、ぜひ「WONDERCART」をご検討ください。