【受発注業務DX】デジタル化の課題や現状、導入手順を紹介

「受発注業務のDX促進をすべきだと言われるけれど、具体的なイメージができない」
「コスト負担も大きいのに、なぜ受発注業務のDX促進をしなければいけないのか…」

受発注業務のデジタル化すべき理由やメリットを理解できず、業務のデジタル化に踏み切れていない方もいるかと思います。

受発注業務をデジタル化すべき大きな理由は、政府が「業務効率改善と生産性の向上が期待できる」ことを理由にDX促進をすすめているからです。

実際に、すでに受発注業務をデジタル化している企業では、以下のような効果が出ています。

【受発注業務のDX推進で得られた効果】

参考：経済産業省「令和3年度 電子受発注システム普及促進に向けた実証調査事業 報告書」

たとえば、製造業においては受発注業務をデジタル化対応したことで、下記のような効果を得られたというアンケート結果が出ています。

参考：中小企業庁「令和3年度取引条件改善状況調査」をグラフ化

受発注業務のDX促進をしていくべきだとわかっていても、従来の方法からの切り替えや、新たなシステム導入などが不安要素となり、踏み切れていない会社も少なくありません。

ハードルが高いと感じてしまう業務のデジタル化ですが、早い段階で導入しておくことで将来的に業務効率改善が期待できるでしょう。

ただし、適切な手順を取らずに「とりあえず知名度のあるシステムを導入する」では、会社にとって負担が大きくなってしまい失敗する可能性もあります。

・初期費用や月額費用が高額すぎて、業務の量を考えると効果的ではなかった
・せっかくデジタル化したのに、現場のスタッフが使いこなせていない
・デジタル化したことによって、取引先にも負担を与えてしまっている

このような後悔をしないためにも、業務をデジタル化するための適切な手順と、自社にとって最適なシステム導入が欠かせないのです。

そこでこの記事では、受発注業務をDX促進していくために理解しておくべき基礎知識をお伝えしていきます。

ぜひこの記事を参考に、導入後に負担を感じて後悔しないための、受発注業務のデジタル化を検討してみましょう。

1. DX推進において受発注業務のデジタル化が求められる背景とは

今、企業が受発注業務のデジタル化を推めるべき大きな理由のひとつは、政府が国全体を挙げて企業のDX推進に力を入れているからだといえるでしょう。

政府が力を入れている理由は、受発注業務をDX化することで、会社にとって以下のような大きなメリットがあるからです。

出典：中小企業庁「中小企業の受発注デジタル化」

受発注業務の改善だけではなく、会社全体の生産性の向上が期待されているのです。

実際に、すでに受発注業務DX化を実現している企業によると、下記のような効果が得られたと報告されています。

出典：中小企業庁「令和3年度取引条件改善状況調査」

従来のFAXや電話での受発注と比較すると、業務効率が上がり、生産性が向上するという結果が出ているからこそ、政府も受発注業務のDX化を推進しているのです。 

2. 受発注業務のデジタル化における現状

日本国内では、2018年に経済産業省が発表した「DX推進ガイドライン」を皮切りに、企業でのDX化が進められてきました。

しかし現実問題では、令和3年度取引条件改善状況調査によると、すでに受発注業務DX化している割合は全体で45.5%と半数にも至っていません。

業種によって導入率に差はあるものの、導入予定はなしと答える企業もあります。

とくに従業員が100名以下の中堅企業や中小企業になると、DX化の導入率も大幅に下がっているのが現実です。

出典：中小機構「中小企業のDX推進に関する調査（2023年） 」

そのため、政府は具体的に「2023年を目処に電子受発注システム導入率約5割を目指す」と言う目標を掲げて施策を行ってきたのです。

会社全体の生産性を向上させるためには、従来のアナログな業務が多かった受発注業務のデジタル化は避けられません。

今後も中堅企業や中小企業、個人事業主などの生産性向上を目指して、政府もより受発注業務のデジタル化を推進していくことが想定できます。

3. なぜ企業は受発注業務のデジタル化に踏み切れないのか

「そろそろデジタル化すべきだと分かっていても、導入までに至らない…」

受発注業務をデジタル化すべきだとわかっていても、取り組むことができない会社も少なくありません。

経済産業省が発表した「令和3年度 電子受発注システム普及促進に向けた実証調査事業 報告書」によると、下記のような理由でデジタル化自体に踏み切れない会社が多いことがわかっています。

さまざまな業界にヒアリングをおこなった同報告書の回答を、いくつかご紹介します。

ぜひ、自社の受発注業務をデジタル化できていない理由について考えながら、読み進めてみてください。

3-1. 【踏み切れない理由1】デジタル化のメリットがわからない

政府は受発注業務のDX推進を求めているけれど、自社にとってのデジタル化のメリットがわからない・メリットはないのではないかと考えている会社もあるかと思います。

実際に、下記のような声が挙がっていました。

参考：経済産業省「受発注のデジタル化に関する推進方策報告書」

実際の回答内容をみると、漠然と「メリットがない」と感じている会社が多いように見受けられます。

自社が実際にデジタル化した時の具体的なイメージができないからこそ、優先度がデジタル化＜コスト負担になっているのでしょう。

3-2. 【踏み切れない理由2】既存の取引先との関係上、デジタル化の必要が今はない

そもそも既存の取引先がデジタル化に対応していないため、自社もデジタル化の必要に迫られていないという回答もありました。

たとえば、以下のようなケースです。

参考：経済産業省「受発注のデジタル化に関する推進方策報告書」

現在は、従来のアナログの受発注でも業務に支障がないという場合も多いかと思います。

しかし、DX推進に関するルールや取引先の経営方針などがいつ変わるかはわかりません。
自社と取引先のどちらにとっても、最終的にはデジタル化していく流れになると理解しておくべきでしょう。

3-3. 【踏み切れない理由3】システム導入するための予算を確保できない

受発注業務をデジタル化するにあたり、システム導入するための予算を確保できないというケースもあります。

現在の社内のインフラ設備などによって、デジタル化に必要な予算は大きく変わってくるため、費用面が理由でデジタル化に踏み切れない会社も多いのです。

なかでも回答が多かったのが、システム導入費用（初期費用）が高額であることを懸念しているという声でした。

初期費用と月額費用が高額になってしまうと、「そこまでコストはかけられない」と感じてしまうかもしれません。

費用面が不安な場合は、補助金などで導入費をカバーできる場合もあるので調べてみましょう。

3-4. 【踏み切れない理由4】社内にIT人材がおらず、相談先もわからない

どの業界でも挙げられていたのが、社内に受発注業務のデジタル化に対応できるようなIT人材がいないという点です。

今までアナログだった業務をデジタル化するとなると、デジタル化に精通している人材でなければいけないと感じる方も多いかと思います。

社内で対応できないだけではなく、どこに相談するべきなのか分からないままデジタル化導入を見送ってしまう会社も少なくないでしょう。

「5. 企業が受発注業務のデジタル化を進めていく流れ」では、受発注業務のDX推進の導入までの流れについて解説しているので参考にしてみてください。

4. 受発注業務のデジタル化による実際の効果

長年にわたり、電話・店頭での受発注や書類手続きなどをおこなってきた会社では、受発注業務のDX推進に躊躇してしまうでしょう。

デジタル化に一歩踏み出せない会社が一定数あるなかで、いち早くDX推進をしてきた会社では、実際に以下のような効果を感じています。

【受発注業務のDX推進で得られた効果】

参考：経済産業省「令和3年度 電子受発注システム普及促進に向けた実証調査事業 報告書」

同報告書によると、業界別でみると下記のように受発注業務のDX推進により、下記のような効果を感じていることがわかります。

参考：経済産業省「令和3年度 電子受発注システム普及促進に向けた実証調査事業 報告書」
※各業種別におこなったアンケート回答結果を抜粋し、上位の項目から色をつけています。

従来の受発注業務で発生する下記のようなケースに費やす時間を削減できるとしたら、大きく業務効率を改善できるでしょう。

・手書きの受注書の読み取り間違い
・取引先の発注間違い
・電話での在庫確認作業
・電話での受発注作業
・自社のシステムへの手入力
・担当者不在による、再度にわたる電話確認

もちろん、受発注業務をデジタル化しようとすると、さまざまなシステム導入や社員への教育、そして取引先企業への協力願い等が発生します。

システム導入当初は、コスト負担が大きいと感じてしまうかと思いますが、長い目で見ると受発注業務の業務効率が大きく改善されることが期待できるのです。

5. 企業が受発注業務のデジタル化を進めていく流れ

受発注業務のDX推進の重要性を理解できたとしても、今後とるべき対応が分からなければ行動にうつせません。

そこで、ここでは受発注業務のデジタル化を進めるための流れを解説していきます。

とりあえず受発注業務のシステムを導入するだけでは、DX推進による業務改善は期待できません。

その結果「デジタル化したけれど、本当に必要だった？」と疑問を抱いてしまうかもしれないのです。

受発注業務のDX推進を、適切な手順で進めていくことで、デジタル化による最大限の効果が期待できるでしょう。

とくに最初の部分は、デジタル化する場合だけではなく、客観的に業務全体を見つめ直すために必要な工程ですので、ぜひ参考にしてみてください。

5-1. STEP1｜既存の業務やフローを可視化する

まず初めに、受発注業務の具体的な業務内容とフローについて可視化する必要があります。

従来の受発注業務について可視化することで、今まで気づかなかったような課題点やデジタル化により改善できる点を明確にできます。

可視化するためには、単純に一覧にする・業務棚卸し表にする・フローから細分化していくなど、さまざまな方法を活用可能です。

たとえば、受発注のフローから洗い出していく場合は、以下のようなイメージになります。

※上記のフロー図は、あくまでも参考例です。

たとえば、「注文を受ける」だけでも複数の作業が発生していることがわかります。

さらに深掘りしていくと、電話・FAX・電話注文の場合のメモ帳・パソコンでの在庫確認など、さまざまなツールを駆使していることもわかってきます。

業務とフローを可視化したことで見えてきた業務内容は、エクセルなどの一覧表にまとめていきましょう。

※エクセルにまとめた場合のイメージとして作成

より具体的で細分化して、業務を洗い出すためにも、DX推進担当者やIT担当者だけではなく、現場スタッフにヒアリングすることが大切です。

とくに従来の受発注業務は属人化してしまっている場合も多く、「〇〇さんしか分からない」という業務もあるかもしれません。

適切にDX推進を進めるためにも、可視化した業務内容の一覧を現場で共有し、すべての受発注業務を可視化していきましょう。

5-2. STEP2｜業務の課題を洗い出す

受発注に関わるすべての業務を可視化できたら、次はそれぞれの業務に対して抱えている課題を洗い出していきます。

すぐにできる課題の洗い出し方法は、現場スタッフへのヒアリングです。

「過去に、このようなミスが発生した」
「これだけの業務に、驚くほど時間がかかっている・時間拘束されている」
「もっと改善してほしい業務がある」

先ほど可視化したフロー図や業務一覧表などを参考に、現場ではどのような課題を感じているのかを明確にしていきます。

より多くのスタッフにヒアリングをおこなうことで、上層部では知り得なかった課題も出てくるかもしれません。

さまざまな視点から業務の課題を、思いつく限り洗い出しておくことが大切です。

5-3. STEP3｜どの業務をデジタル化するか決める

受発注業務の課題点が明確になったところで、どの業務をデジタル化できるのか考えていきましょう。

デジタル化して業務効率を改善できるのか考える際には、数多くの製造業や品質管理の分野などで採用されてきた「改善の8原則」を使うのが効果的です。

先ほど洗い出した業務内容や課題と照らし合わせながら、改善の8原則に当てはめて考えてみましょう。

最終的に受発注業務のなかで「すべての業務をデジタル化する」もしくは「一部の業務をデジタル化する」について考えてみてください。

すべての業務をデジタル化するには、大掛かりなシステム導入や取引先への協力願いなどが必要になってくるのでハードルが高いと感じてしまうでしょう。

しかし、受発注業務の一部だけをデジタル化することもできます。

デジタル化のハードルが低い業務や、業務改善の優先順位上位の業務などからDX推進をすすめてみるのもひとつの方法です。

5-4. STEP4｜デジタル化に伴い採用するシステムを決める

受発注業務のなかで、デジタル化したい業務が明確になったら、実際に導入するシステムの選定をおこないます。

DX促進を進めるために、受発注システムを導入する際には、下記のポイントを参考にして選んでみてください。

導入にかかる費用や期間などはもちろんのこと、そのシステムを導入することで取引先にどのような協力を求める必要があるのかも重要です。

・BtoBプラットフォームへの会員登録と、毎月の利用費負担をお願いする
・電話注文ではなく、メール注文をお願いする

などというように、どの受発注システムを導入するのかによって、取引先にかかる負担も変わってくるでしょう。

自社のメリットだけではなく、取引先のことも考慮する必要があります。

また、自社で単価管理や在庫管理をおこなう基幹システムを導入している場合は、そのシステムと連携できるのかも重要な判断基準です。

受発注システム導入後に後悔しないためにも、複数のシステムを比較して選べるようにしておきましょう。

5-5. STEP5｜社内研修をおこなう

実際に受発注業務のデジタル化がすすんだら、社内研修をおこないシステム稼働後に混乱しないように周知していきます。

受発注業務がデジタル化されたことで、今までとは業務内容が多少変わってくることが想定できるので、しっかりと事前に社内研修をおこないましょう。

とくに、本社以外に各支店を展開している場合は、会社全体で共通認識をもてるように研修を行わなければいけません。

とくに新たに受発注システムや基幹システムを導入した場合は、システムの使い方に慣れるのに時間がかかってしまうかもしれません。

事前に、システム利用に必要なマニュアルや、取引先から受発注システムの使い方について質問がきた際の対応方法などを周知しておくことをおすすめします。

5-6. STEP6｜導入後は定期的な見直し・検証をする

受発注業務のデジタル化が実現した後も、定期的に業務の見直しや検証をおこないます。

デジタル化された受発注業務が現場に定着してくると、実際に業務にどのような効果があったのかが顕著に現れてくるでしょう。

とくに一部の業務のみをデジタル化した会社においては、会社全体でDX促進すべき理由やメリットが見えてくるかもしれません。

また、受発注業務をデジタル化したことによって、さまざまな課題点もでてくるでしょう。

たとえば以下のようなイメージです。

・インターネットやパソコンに慣れていないと、業務が大変
・顧客や取引先と直接話をする機会が減ってしまった
・毎月の費用が予想以上に膨れてしまっている

定期的に、受発注業務をデジタル化したことによって得られた効果だけではなく、改善すべき課題を定期的に洗い出しておきましょう。

検証と改善を繰り返すことによって、会社にとって最適な受発注業務のDX促進をすすめていけます。

6. 受発注業務のDX促進で取引先との関係性が薄くなる可能性もぬぐいきれない

ここまで、企業が受発注業務のDX促進を進めるべき理由と、導入の流れについて解説してきました。

しかし受発注業務のデジタル化は、業務効率改善に大きく役立ちますが、取引先との関係性や信頼性が薄くなってしまう可能性もあることも理解しておかなければいけません。

従来の電話や対面による受発注では、より「担当者の人間味」を感じることができたかと思います。

「〇〇さんだからこそ、長年注文を続けてきた」
「競合他社はいるけれど、長年の信頼関係があるから、新しい注文もお願いする」

電話や対面で取引先と対話する方が、注文を獲得しやすかったり、次の注文に繋げられる可能性が高いともいえます。

業務効率と取引先との関係性、どちらのバランスもしっかりと考えながら、受発注業務のデジタル化について考えていかなければいけません。

7. まとめ

この記事では、企業が受発注業務のDX推進をすすめていくべき背景と理由、導入までの流れについて解説してきました。

「業務をデジタル化すべきだ」と促されている理由は、政府自体が業務効率改善のために強くDX推進をすすめているからです。

【受発注業務のDX推進で得られた効果】

受発注業務のデジタル化はすすめられているものの、中小企業などの規模が小さい会社や特定の業界などでは、デジタル化に消極的な会社も少なくありません。

とくにこれから、受発注システムを導入する必要がある企業にとって、導入時のコスト負担や不安は尽きないでしょう。

しかし、適切な流れでデジタル化をすすめ、自社に最適な受発注システム選ぶことができれば将来的に大きな業務効率改善が期待できます。

ぜひこの記事で紹介してきた内容をもとに、受発注業務のDX促進の第一歩を踏み出せるようにしてきましょう。

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