【実例公開】展示会出展でリード獲得数を最大化する方法を大公開！

「展示会でたくさんのリードを獲得する方法はある？」 

「展示会でリードを多く獲得している他社の事例を知りたい」 

そんな疑問をお持ちではないでしょうか。 

本記事では、これまでJapan IT Weekという日本最大のIT・DXの展示会に7回出展し、リード獲得数を伸ばし続けてきた私たちが実践してきた施策を実例付きでご紹介します。 

特に展示会出展を控えている方にはおすすめの記事なので、ぜひ最後までご覧ください。 

1.展示会におけるリード獲得とは？

弊社事例をご紹介する前に、本章では展示会におけるリード獲得の考え方について解説します。
事例だけ知りたい方は次章「2.【実例】展示会でたくさんのリード獲得する方法」までスキップしてください。

1-1. 展示会におけるリード獲得とは？

展示会におけるリード獲得とは、会場に訪れた来場者と名刺交換や接客を通じて見込み顧客（リード）を獲得することです。

出展社は展示会終了後、獲得したリードに対してメールや架電を行い、アポイント・商談獲得に向けた営業活動を行ないます。

営業活動の回数を増やすために、展示会期中には多くのリード情報を獲得する必要があります。

1-2. 必要なリード情報とは？ 

展示会終了後の営業活動を円滑に進めるためには、下記4つのリード情報が必要です。

上記の情報がなければ、効果的なアクションがかけられませんので、獲得必須の情報となります。
そのほか、展示会中の接客時に得たヒアリング内容（興味を持った製品やサービス、商談への意欲など）は今後の営業活動に非常に有益なため、マストではないもののぜひ控えておきたいところです。

1-3. リード獲得の重要性

展示会への出展には、出展費用や準備コストなど多くのリソースが発生します。
そのため、かかったリソース以上に、自社製品・サービスの認知拡大や新しい販路の開拓といった将来的な売り上げを見込める成果が求められます。

その成果指標がリード獲得数です。

展示会出展で獲得したリード数はその後の営業活動の数につながり、最終的に商談獲得数→受注獲得数につながります。
つまり、多くのリードを獲得することは、自社利益の最大化につながるため重要なのです。

次章以降、印刷会社ながら異業種の展示会に出展し、リード獲得数を伸ばし続けた私たちの取り組みをご紹介します。 

2.【実例解説】展示会でリード獲得数を高める方法

本章では、私たちが展示会の準備から会期中に実施し、非常に多くのリード獲得できた方法をご紹介します。  

2-1. 出展準備中にできるリード獲得数を高める方法 

2-1-1.WBSを活用した入念な準備 

展示会に出展するには、出展の申し込みからブース制作、スタッフの手配など様々な準備が必要です。

もし準備を怠ると、展示会期中に必要な制作物が完成しない、出展案内が間に合わず広報活動が十分にできないなど、展示会出展において致命的な遅れが発生してしまうこともあります。 

そうなれば本来獲得できたはずのリードが獲得できない、ということにもなりかねません。

そこで計画的に準備を進めるために私たちはWBS（作業分解構造図）&ガントチャートを活用しています。

WBSやガントチャートを使い計画的な出展準備を行うことで、多くのリードを獲得できる素地が作れます。
下記の記事で展示会出展準備に活用できるオリジナルWBS＆ガントチャートをダウンロードできますので、興味のある方はぜひチェックしてみてください。

2-1-2.接客用トークスプリクトの作成 

展示ブースでの接客時には、来場者を慮ったヒアリング、的確な製品（サービス）説明が重要なのは言わずもがなかと思います。

ただ接客を担当するスタッフは職種も経歴もさまざまで、提案力、傾聴力にスタッフ間でばらつきが生じてしまいがちです。
そこで私たちは、接客に活かせる精緻なトークスプリクトを作成し、参加スタッフ全員に共有しています。

トークスプリクトを活用するだけで、接客のクオリティのばらつきを軽減するだけでなく、全体の接客の質が向上につながります。

2-1-3.ロールプレイングの実施 

ただ、トークスプリクトを作っただけでは成果は上がりません。
なので私たちは準備期間中、展示会スタッフが参加する定例MTGを設定。
その会で、二人一組で別れての接客ロールプレイングを毎回実施しています。

このトークスプリクトの用意とロールプレイングの実施は、スタッフの接客クオリティアップに多大な効果を生み出し、リード獲得にも大きく貢献する施策です。

本章『2.【実例解説】展示会でリード獲得数を高める方法』で解説した内容は下記の記事に詳しく書いていますので、気になる方はぜひご覧ください。

2-2. 展示ブースの仕掛けでリード獲得数を高める方法  

2-2-1.インパクトある壁面パネルの仕掛け  

展示会場には多くの企業がブースを出展しています。
その中で「いかに自社ブースが来場者の目に止まるか」がリード獲得において非常に重要です。

私たちの例で言えば、直近3回の展示会出展で、生成AIで作成したイメージキャラクター「WONDERGIRL」を起用した壁面パネルを採用しています。  

生成AIキャラクターの目新しさと、展示会場では他にこのようなデザインのブースがなかったこともあり、多くの来場者が足を止めてくださり、ブース訪問いただくきっかけになりました。

2-2-2.来場者が体験できるブース設計  

さらにブースに足を運んでくださったお客様に対して楽しんでもらえる施策が必要です。
私たちの展示ブースでは全ディスプレイにタッチパネルを設置し、来場者が直接触れて体験できるように設計しています。

2-2-3.工夫を凝らしたノベルティの配布 

そしてノベルティにも他のブースにはないインパクトあるものをお渡しできるよう工夫を凝らしました。

展示ブースデザインと連動するオリジナルキャラクターのバッジやアクリルスタンドを作成し配布。

物珍しさから受け取ってもらいやすく、多くの方にそのままブースへ来場いただけました。

本章で取り上げた「展示ブースの仕掛け」について詳しくは下記の記事にまとめていますので、気になる方はぜひご覧ください。

2-3. 展示ブースへ呼び込みでリード獲得数を高める方法  

2-3-1.役割分担の徹底  

展示会期中は役割分担が非常に重要です。
しっかり役割分担をすることで、スタッフのやるべきことが明確になり、リード獲得に必要な行動を一貫して行えるようになります。

展示会における役割は大きく3つです。

特に重要なのが来場者と自社ブースを繋げる「呼び込み」役です。ブースに来場してもらって初めてヒアリングやプレゼンにつながります。

「呼び込み」役の選定方法や声かけのコツはこちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひチェックしてみてください。

2-3-2. 呼び込み用トークスプリクトの作成  

呼び込みを行う際にも無作為に声掛けを行うのではなく、来場者に配慮した声掛けが必要です。
そこで弊社では呼び込み用のトークスプリクトも作成しています。 

来場者の状況にお応じてかけ声を変わることで、より効果的な呼び込みが可能となります。

主に「足を止めてくださる方」、「急がれている方」、「グループでこられている来場されている方」といった具合に来場者の状況に合わせて声かけの内容を変えていました。

詳しくは下記の記事の2章で解説しているので、気になる方はぜひチェックしてみてください。

2-3-3.他の出展者社に向けたごあいさつ 

弊社では来場者だけでなく、出展されている企業様も今後お客様やパートナーとしてご一緒させていただくことがあると考えています。

そこで出展社向けのノベルティ配布を実施していました。 

こうした取り組みは好意的に受け取ってもらえることが多く、実際に協業するキッカケも生まれました。

今回紹介した内容が取り組みの全てではありませんが、取り組み一つ一つ、すべて効果的だった事例ばかりです。

それぞれの取り組みについて、詳しくは関連記事にまとめていますので、ぜひご興味のある方はご覧ください。

3.展示会後の商談獲得に向けたアクション

1章でも解説した通り、展示会でリードを獲得した後は、その情報を活かして商談に繋げるためのフォローアップが重要です。
展示会で得たリード情報を適切に管理し、素早くアクションを起こすことで、リードの温度が高いうちに商談に繋げやすくなリます。

本章では、展示会後に実行すべきアクションについて解説します。

3-1. 名刺・ヒアリング情報のデータ化  

展示会で収集した名刺やヒアリング情報は、迅速にデータ化することが重要です。 
なぜならデータ化により、リードの状況を一元管理し、フォローアップの進捗も追いかけやすくなるためです。

特に、商談意欲の高いリードや具体的な興味を示したリードに優先順位をつけてアプローチするなど、商談から受注につながる可能性を高めることができるため、データ化の上、整理することが必要です。

3-2. お礼メールの送付  

展示会終了後にすぐにお礼メールを送付することで、来場者に対する感謝の意を示し、関係構築の第一歩を築くことができます。 

また、お礼メールはリードの関心を再度引き寄せる良い機会でもあります。
メール内に、資料が簡単にダウンロードできるようリンク集を設置することや、簡単な問い合わせフォームや商談予約フォームを追加することも非常に効果的です。 

3-3. 架電によるアポ獲得 

ただやはりメールでのコミュニケーションは、受信者が読み落としてしまう等があります。
そこで架電によるアプローチが重要です。

直接会話することの最大の利点は、来場者の反応や具体的なニーズを把握し、商談への意欲を確認できる点です。
リードの関心を再確認し、アポ獲得の可能性がある場合には、具体的な訪問日程等をきめることで、商談獲得につながります。

電話でのアプローチは、短期間で商談に結びつく重要な施策です。

4.まとめ

 本記事では展示会におけるリード獲得について、基礎的なものから具体的な施策まで紹介しました。 

これから展示会への出展を検討している方はぜひ、私たちの過去の取り組み事例を参考にしてみてください。

これから出展される皆様のより良い成果の一助となれば幸いです。