【例文＆フォーマット付】整理された展示会レポート・報告書の書き方を徹底解説！

「展示会レポートって何だろう？」
「レポートを書くときのポイントや例文はある？」

そんな疑問をお持ちではないですか？

展示会に来場者として参加した際、上長からレポート提出を求められる場合があります。
もし所定のレポートフォーマットがない場合、どうまとめれば良いか迷いますよね。

そこで、本記事では効果的なレポート作成における考え方や、書き方のポイントを解説します。

記事の最後にレポートの例文もありますので、お困りの方はぜひ活用してみてください。
※例文をWord化したレポートフォーマットは下記からもダウンロードできますので、記事を読まずにフォーマットだけ欲しい方はこちらからどうぞ！

展示会レポートフォーマット
ダウンロードはこちら

1.展示会レポートとは？

まず、展示会レポートについて解説します。

1-1.展示会レポートとは？

展示会レポートとは、展示会に訪れた来場者が所属する企業や組織に提出するレポートのことです。

このレポートは、展示会で得た他社製品・サービスや最新のトピック・技術動向といった情報を共有する手段として活用されます。

展示会場では、さまざまな企業が最新の製品やトピック、技術を展示されています。
そのため来場者は、最新の製品・技術情報のみならず、競合他社の動向や市場のニーズを効率よく把握することが可能です。

その情報を効果的に共有し、組織全体の知識や戦略に生かすのにおすすめなのが、展示会レポートなのです。

1-2.展示会レポートの重要性

展示会で得た情報を自分の頭の中だけに留めておくのは非常にもったいないです。
なぜなら自身が展示会で得た最新の製品・技術情報＋他社動向や市場ニーズといった情報を眠らせることになるからです。

こうした情報は、企業や組織の今後の戦略や方針を決定する上で非常に有益です。

展示会で収集した情報を組織全体と共有することで、ナレッジマネジメントを促進できます。
また、来場者自身もレポートを作成することで、自らの理解を深め、将来的なアクションや取り組みのヒントを得ることも可能となります。

このように情報を社内で有効活用するためだけでなく、自身のスキルアップや理解を深める意味合いでも展示会レポートの作成は非常に重要なのです。

それでは、次章より展示会レポートの基本的な流れや書き方、ポイントについて詳しく見ていきましょう。

2. 展示会レポートの基本的な流れ

2-1. 展示会の目的の明確化

展示会に参加する際、最も重要なのは「何を得るために参加するのか」という目的を明確にすることです。

新製品の情報を集めるのか、競合の動向を探るのか、あるいは新たなビジネスパートナーを見つけるのかなど、目的をはっきりさせることで、展示会での行動計画が立てやすくなります。

また目的（何を得るために参加するのか？）を明確にするということは、「不要な情報を捨てる」ことにもつながります。
展示会は限られた時間の中で行われますので、効率的に必要な情報を収集することが肝要です。

そのために目的をしっかりと設定して、不要な情報に時間を割かない「取捨選択」を意識して臨みましょう。

2-2. 参加前の下準備と情報収集

展示会参加前には、事前に参加するブースやセミナーをリサーチすることが有効です。
前述の内容とも重なりますが、自身が定めた目的に対して、効率的な情報収集を行う上で事前準備が欠かせません。

公式の展示会サイトや関連するSNSを活用して、参加する展示やセッションのリストアップや時間割を作成しましょう。
弊社ブログでも、さまざまな業種業界の展示会情報をまとめておりますので、必要な方は是非チェックしてみてください。

2-3. 展示会での情報収集のポイント

展示会では、多くの情報が溢れており、たくさんの資料を受け取ります。

情報に埋もれず、効果的に情報収集するためには以下のポイントを意識してください。

展示会終了後にレポートをまとめますが、その際に参考となる情報が多ければ多いほど、質の向上につながります。
レポート提出をする前提でブース訪問を行いましょう。

3. 展示会レポートの書き方

2章では、展示会レポートを作成する前の基本的な流れについて説明しました。
ここでは、実際のレポートの書き方について詳しく見ていきましょう。

3-1. 見出しと概要の書き方

展示会レポートの書き出しは、そのレポートの主旨を一目でわかるような見出しと概要を配置します。

具体的には、参加した展示会の名称、日付、場所などの基本情報を明記。

概要では、レポートの主な内容や、その展示会で得た発見などの情報を簡潔にまとめます。

3-2. 内容の構造化と項目の選び方

レポートの本文では、先に述べた流れに沿って情報を整理・構造化します。

以下の項目を参考にしてください。

レポートは展示会に参加していない人に向けて書くものです。
情報整理と構造化を行い、見やすく分かりやすい内容を意識しましょう。

3-3. 写真やグラフの活用方法

展示会レポートには、写真やグラフを活用して情報を視覚的に伝えることが有効です。
特に競合他社のブースの様子、セミナーのスライドなどは、文字だけで説明するよりも写真やグラフで伝えた方が分かりやすいです。

また、新製品のデモンストレーションなど動きが重要となる情報については動画に収めることで、より伝わりやすい情報共有が可能です。
動画の共有は、自社が推奨しているプラットフォームなどで行い、共有可能なリンクやQRコードをレポートに挿入することでより情報量の多いレポートが作成できます。

これで、展示会レポートの基本的な書き方についての説明は終わりです。
次に、書く際のポイントや注意点について詳しく見ていきましょう。

4. 書く際のポイント

4-1. 読者（社内メンバー）のニーズを理解する

展示会レポートは、自分の経験や知見を共有するためのものですが、最も大切なのはその情報が「読者（社内メンバー）にとって有益であること」です。

可能であれば、展示会参加前に「社内メンバーが展示会のレポート情報をどう活用したいと考えているのか」を確認しておくと良いでしょう。

こうした事前準備を行うことで、より読者（社内メンバー）のニーズを理解したレポート作成が可能となり、自チームや所属組織内に有益なナレッジを共有できます。

4-2. 客観的な情報と主観的な評価のバランス

展示会レポートでは、見たり聞いたりした「事実」を正確に伝えることが重要です。

ただ、もし可能であれば、そこに自分の主観や評価を加え、より情報に深みを持たせることを意識しましょう。
主観的な評価を述べる際は、その根拠を明確にする必要がありますが、ただ「事実」を述べている記事に比べ、自身の考えを咀嚼し、言語化している分、オリジナリティ溢れるレポートになります。

こうしたレポートを起点に議論が起こるなど、組織内のコミュニケーションが活発化を促すこともあるので、「事実」と「意見」をバランスよく組み合わせたレポート作成にぜひチャレンジしてみてください。

4-3. 専門用語は避けてわかりやすい言葉で書く

最後に最も重要なポイントですが、レポートを書く際は専門用語や難解な言葉を避け、できるだけ平易な言葉を使用するよう心がけてください。

レポートは一人歩きする資料です。レポート作成者がレポートについてわざわざ説明しに回る、なんてことはできません。
そのため、誰もがレポートを見ただけで、齟齬なく理解できるように、平易な言葉でわかりやすく作成することを意識してください。

以上、書く際のポイントについて詳しく見てきました。
これらのポイントを踏まえながら、実際のレポート作成に取り組むと、整理された分かりやすい内容をまとめられます。

5. 参考レポートの例文

「3-2. 内容の構造化と項目の選び方」に記載した、情報整理・構造化のポイントを参考にまとめた展示会レポートの例文を記載します。

あくまで簡易的な一例ですが、このようにまとめると簡潔で分かりやすいレポートになったのがわかるかと思います。
情報量が多い場合は、各項目を箇条書きで書き出すなど、工夫してみてください。

また上記例文をフォーマット化した例がこちらです。

フォーマット化されていると何を書けばいいか明確ですし、情報が整理されているので読み手も分かりやすいですね。
ウォーターマークなしのレポートフォーマット（Word版）は下記よりダウンロードできますので、必要な方は是非試してください。

展示会レポートフォーマット
ダウンロードはこちら

6. まとめ

展示会レポートは、業界の最新の動向や情報を社内のメンバーと共有するための非常に重要なツールです。
この記事を通して、展示会レポートの作成の重要性や、具体的な書き方、読者（社内メンバー）のニーズを満たすポイントなどを紹介しました。

この記事を参考に、展示会レポートを効果的に作成し、その情報を最大限に活用してください。

#レポート #展示会 #書き方