展示会ビギナーズのJapan IT Week【名古屋】潜入レポート！

初めて展示会の出展担当になったら、不安になりませんか？
まさに私がそうでした。

そこで、初めて参加する「第14回Japan IT Week【秋】」の予習のため、「第3回Japan IT Week【名古屋】」に潜入（といっても事前登録をちゃんとして入りました！）。
実際に行って感じたことや学んだことを、初心者目線でお伝えします。

1.そうだ、Japan IT Week【名古屋】に行こう！

じつは私は、当ブログを運営する新日本印刷に入社してまだ4ヶ月のド新人。
「第14回Japan IT Week【秋】」に出展すると聞き、まず感じたのは何がわからないのかもわからない不安でした。

不安になるのはわからないからです。
ちょうど同じJapan IT Week（JIW）が名古屋で開催されていたので、私と同じく展示会未経験の2名と一緒に見に行くことにしました。

1-1.「IT」の展示会ってどんな感じ？

私は他業種の展示会には行ったことがありましたが、ITの展示会はどんな雰囲気なのか、どんな準備が必要なのかもわかりませんでした。
会場マップをダウンロードしたり、ホームページで出展社や出展製品を見てみましたが、いまいち実感がわきません（IT業界の知識が乏しいからですが…）。

やっぱり現場を見ないと！と再認識。

1-2.いちおう、チェックリストを作成

それでも、後から「こういう部分を見ておけばよかった」と後悔しないよう、チェックリストを作成しました。
ダウンロードした招待券と会場マップ、チェックリストを3名分出力して、準備は万端（のつもりでした。このときは…）！

2.初めての展示会へ、いざ潜入！

Japan IT Week【名古屋】は3日間の開催で、私たち3名の展示会ビギナーズは最終日の2023年7月21日（金）に行きました。
気温30度を超える暑い日で、会場に着いたときにはすっかり喉がカラカラに。

ちなみに会場のポートメッセなごやは2022年10月にリニューアルされ、すっかりキレイになっていました。
イベントなどで来たことしかなかったので、スーツ姿の来場者が多いのが展示会ならではだなあ、と実感します。

名刺をスキャンするだけでバーコード付きの名札ができました！

受付を済ませて会場へ入ると、さっそく両側のブースから呼び込みの声をかけられました。
断る隙もないままに、気づけば私たち展示会ビギナーズはそれぞれ違うブースに呼び込まれ、説明を受けている状態に。

慌てて集合時間と場所を決め、別々にブースを回ることにしました。

2-1.クリエイティブ担当Kの場合（40代／女性）

1章でも書きましたが、私は入社4ヶ月のド新人（40代ですが）。クリエイティブの業務を担当しています。
気になっていたのは、各ブースのデザインやコピー、製品の見せ方などでした。

けれど、色とりどりのブースが並び、浴衣や法被（はっぴ）、様々なユニフォームの出展者やコンパニオンが呼び込みの声かけをしている会場内では、よっぽどインパクトがないと埋もれてしまいます。
印象に残っているのは、ぐるぐる回る金色のダルマ、ホログラムのアロワナが泳ぐ水槽、おしゃべりするキャラクターの人形など、動く展示ばかりでした。

ゴーグルをかけてVR体験をしたり、デモ機の実演が見られるブースも面白かったです。
ITの展示会ならではのPCを使ったデモ体験はあまり違いが感じられず（すみません）、説明スタッフの話し方や笑顔の方が記憶に残りました。

それでも、ブランドカラーでブース・ユニフォーム・資料の色を統一するだけでなく、ノベルティまで同じ色のラムネ（しかもラムネはブドウ糖が多いということで、IT業界にピッタリ！）を配っていたり、イメージキャラクターのタレントと同じ赤ジャケットをユニフォームにしていたりと、各社それぞれ記憶に残すための工夫がありました。
会場内がカラフルでにぎやかだった分、黒で統一されたシックなブースも印象的でした。

2-2.インサイドセールス担当Iの場合（30代／女性）

インサイドセールス担当のIは、展示会ビギナーとはいえ入社7年目のしっかり者。
来場者と最初の接点をつくる手法、ノベルティの効果的な使い方（どんなノベルティか／呼び込みで渡すのか手土産として渡すのか）、呼び込みから説明担当者へつなぐ流れ、トーク内容などのチェックが目的でした。

たくさんのブースをまわるために、1つのブースでの滞在時間を意識していたそうですが、目的意識を持って見ていたおかげで、各社の特徴が記憶に残っていたそうです。
特に、資料ダウンロードをしたことのある会社のブースで、それに沿って説明してくれたことに感心したとか。
そこで自分のリードとしての確度を把握されたのか、展示会後のアプローチがなかったことにも「インサイドの行動が徹底されている！」と感心していました（笑）。

また、ノベルティについては、大手は呼び込みでノベルティを渡し、中小企業は説明後に渡すところが多かったという分析も。
呼び込みでノベルティをもらうのと同時に、バーコードリーダーで「読み取りいいですか？」とたたみかけられるので、断る隙がなかったそうです。

2-3.システム担当Tの場合（20代／男性）

システム担当のTは、入社6年目。社内のインフラ整備やホームページ更新などを担当しています。
その視点でシステム系のブースを中心にまわったそうですが、呼び込みに押されて入ってしまったブースも多かったようです（会場に入って真っ先に呼び込みの人に連れて行かれたのを私は見ました！）。

一見ほんわかした雰囲気の草食男子風のTさん。呼び込みや説明のパワーに圧倒されたと言っていました。
それでもちゃっかり怪獣のキャラクターエコバッグをもらっているあたり、なかなか要領のいい人なのかもしれません…。

2-4.ランチ＆情報共有

ランチタイムは金のダルマ付近で集合し、会場内のキッチンカーへ。
5台ほどのキッチンカーが会場の一画に並び、テーブルと椅子も十分用意されていました。
暑い日だったので、食事も涼しい会場内で購入できたのは助かりました。

食事をしながらそれぞれまわったブースについての情報共有も。
午後はあまり長居できなかったので、気になっていたブースについての情報交換ができてよかったです。

余談ですが、私が並んだキッチンカーのメニュー名に「DX」と付いたものがあり、「ITの展示会だからデジタルトランスフォーメーションにかけたメニュー？」と思ったのですが、看板に近づくと「DX（デラックス）」でした。すっかり「IT」に惑わされておりました…。
ちなみにDXなメニューは魯肉飯（ルーローハン）で、お肉のホロホロ食感とスパイシーな香りがご飯によく合い、大変美味しかったです。

3.あっという間に時間切れ。私たちが得たものは

食後は1時間程しかなかったので、見切れなかったブースを駆け足でまわり、帰社することに。
全部のブースを見られると思っていましたが、甘かったです。それでも資料とノベルティをどっさり持ち帰ってこられました。

3-1.ノベルティにも傾向と対策が？

私たち3名はどのブースをまわるか決めていたわけではないので、ノベルティや資料が被っているものもありましたが、同じブースでもノベルティが違うところもありました。
ちょっと面白い傾向があったので紹介します。

【ノベルティの違い】

資料は、3名とも情報収集目的だったので、A4サイズの1枚ものが多かったです。
確度の低い来場者には余分な資料を渡さない、ということかもしれません。

ノベルティも資料も来場者にあわせて使い分けられていたようで、参考になりました。

3-2.それでも記憶に残るもの

終わってみるとあっという間。楽しかったイベントが終わってしまった後のような気持ちになりました。
展示会はビジネスの場ですが、ちょっと非日常のお祭りのようなにぎやかさがあります。
そこで「楽しかった」だけで終わらせず、記憶に残す工夫と気迫が各社それぞれに感じられました。

資料やノベルティだけでなく経験と実感という大きな学びを得て、名古屋港のキリンたちに見送られ、私たち展示会ビギナーズはポートメッセなごやを後にしたのでした。

4.Japan IT Week【秋】に向けて

Japan IT Week【名古屋】を体感し、大きな学びを得た私たち展示会ビギナーズ。
何がわからないのかもわからない不安は、秋までに準備することへの焦りに変わっていました。

けれど帰りのゲートを見て、今度は出展社として参加するのだと気合いを入れ直すことができました。
私たち展示会ビギナーズがどこまで成長しているか、ぜひJapan IT Week【秋】に確かめに来てください！