【ヒアリングシート付】私たちがJapan IT Weekで過去最大数のリード獲得を実現できた要因

2023年5月8日より、新型コロナウイルス感染症が５類感染症に移行となりました。
昨年度と比べ展示会出展の動きも活発になり、今期出展を予定している方も多いと思います。

出展準備を進めていくにあたり「ブーススタッフの役割をどう分担すると最大の効果を生むか」お悩みではないですか？

私たちは2022年〜2023年上半期にかけて、日本最大のIT展示会であるJapan IT Weekに合計4回出展。
トライ＆エラーを繰り返しながら毎回「リード獲得数」「商談アポ獲得数」を伸ばしてきました。

特に直近のJapan IT Week【春（東京）】では過去最高の獲得数を記録。
この結果に繋がった最大の要因は「役割分担の明確化」でした。

本記事では、私たちが過去最高の成果をあげた「役割分担」の方法と「各役割のスキルアップ」の方法をお伝えします。

1.展示ブースにおいての役割は3つ

展示ブースでは「呼び込み」「ヒアリング」「プレゼン（商品・サービス説明）」と大きく分けて3つの役割があります。
参加するスタッフが適切な役割を担うことで、効果的なブース運営が可能になります。

以下、それぞれ解説します。

1-1.呼び込み

展示会出展の目的は主に「リード獲得」です。

もちろん、自社の商品やサービスの認知を拡大することも目的の一つです。
ただ、認知獲得のみを考えれば展示会以外にも、有効な手法はたくさんあります。
代表的なものとしては、Google広告や動画プラットフォーム広告といったWeb媒体の広告です。

多様な選択肢があるなか、わざわざコスト（人員や費用など）をかけて出展する理由は確度の高いリードを獲得するために他なりません。

「リード獲得」を達成するために、来場者と自社の最初の接点となる役割が「呼び込み」です。
※リードについて詳しく知りたい方は「展示会でのリード獲得方法と成約に繋がるリード育成の流れを徹底解説」をご参照ください。

1-2.ヒアリング

「呼び込み」で獲得した来場者との次の接点が「ヒアリング」です。
来場者のニーズや課題を把握するために欠かせない役割です。

ここで来場者の目的を整理すると、おおむね下記の2点ではないでしょうか。

ヒアリング担当者は、自社商品やサービスを説明する前に来場者の目的を丁寧に拾い上げていく必要があります。

なぜなら、来場者の目的を理解せず「プレゼン（商品・サービス説明）」に移行してしまうと、出展社、来場者双方の目的が噛み合わず時間を無駄にしてしまうためです。

展示会は開催期間が明確に決まっています。
双方にとって無駄な時間にしないために、来場者の課題解決に向けて目的を確認する役割が「ヒアリング」なのです。

1-3.プレゼン（商品・サービス説明）

来場者の目的が確認できたなら、最後に「プレゼン（商品・サービス説明）」を行います。
これまで拾い上げた来場者の目的や要望、課題に対して自社で提供できる解決策を提示する役割です。

ここで重要なことは、次回に繋がるアクションである商談のアポを獲得することです。
展示会では時間の制約があることに加え、オープンなスペースのため来場者にとって話しやすい環境とは言えません。

またその場で導入等が決定することは稀で、一旦自社に持ち帰って検討することがほとんどです。
そのため、展示ブースでは提供すべき情報をしっかりと伝えた上で、次回改めて説明や課題を深掘りをするための商談のアポ獲得を目指しましょう。

以上、展示ブースでの役割を3つご紹介しました。
各役割のスキルアップについては「3.各役割に応じた施策を実行」をご確認ください。

次章では、スタッフの適性に配慮した役割分担の方法についてご説明します。

2.スタッフの適性に合わせた役割分担をしよう

スタッフがヒアリングをしている様子

より効果的なブース運営を目指すためには「役割分担」が非常に重要です。
なぜなら、スタッフの特性を把握し適切な役割分担を行うことで、一人ひとりの能力を最大限発揮することに繋がるからです。

以下では、私たちがJapan IT Week【春（東京）】にて実施し、効果的だった「役割分担」の方法をご紹介します。

2-1.呼び込み担当者の選定

「呼び込み」担当者を選定する上では「性格適性」を重視します。
選定にあたり大切にしたポイントは下記です。

これらは性格や特性に依存する要素です。
もちろん性別は関係ないですが、上記キーワードを元に選定した結果「呼び込み」担当は女性の割合が多くなりました。

上記に該当する人柄に加え、後述する「ノベルティ」施策を組み合わせることでJapan IT Week【春（東京）】で私たちは、過去最高の「リード獲得数」を達成することができました。

一方で、呼び込みに人員を割けない場合は、コンパニオンに依頼する方法もあります。
ただ、依頼にはメリット・デメリットがあるので、詳しくは「展示会でコンパニオンがもたらす3つの効果｜採用がおすすめな企業」を参照ください。

「呼び込み」は自社と来場者をつなぐ最初の接点です。
自社スタッフにて選出する場合は、スタッフの性格や特性を考慮して「呼び込み」に適切な人選を行いましょう。

2-2.ヒアリング・プレゼン担当者の選定

ヒアリング・プレゼン担当者を選定する上では、主に「能力適性」を考慮します。
能力適性とは要するに職種（役割）です。

私たちの例でいうと「ヒアリング」は日頃から顧客と接している営業（若手〜中堅）がメインで担当し、「プレゼン」の領域になるとベテラン営業や商品・サービス開発者といった経験豊富なスタッフが担当しました。

このように適切にスタッフを配置することで、来場者に対して質の高い提案を行えます。
さらにこのオペレーションは、スタッフ一人ひとりが自分の役割に集中できるためスキルアップに繋がりやすいことも利点です。

初めはうまくいかないこともありますが、回を重ねるごとに対応の質もあがり成功体験を得ることができるでしょう。
この経験はスタッフのモチベーション向上にも繋がり、ブース運営における良い循環が生まれやすくなります。

以上、この章では各役割に誰を分担するか、私たちが実践した方法についてご説明しました。
次章からは、それぞれの役割の能力を高める施策をご紹介します。

3.各役割に応じた施策を実行

展示会開始前に各役割についての説明をしている様子

3-1.呼び込みに有効な施策（ノベルティ配布）

ノベルティ配布は、来場者との最初の接点をつくるきっかけとして有効な手段です。

私たちのブースでは以下のノベルティを配りました。

複数のノベルティを用意した理由は、1種類だけの配布だと断られやすいためです。
以前、コーヒーだけで配布を行った際は、受け手（来場者）は選択の余地がないため「いるorいらない」の判断になり断られやすい傾向にありました。

そこでコーヒーとレモンティー、チョコレートの3択で提案すると「どれを選ぶか」という判断になりやすく、受け取ってもらえる可能性が高まります。
お渡しの際「コーヒーとレモンティーどちらがお好きですか？」と選んでもらえるような質問を投げかけるとさらに受け取ってもらえるようになりました。

Japan IT Week【春（東京】にてノベルティ配布の様子

一方、自社オリジナルパッケージのカレーは少しでもブースを覚えてもらうための工夫として採用しました。

自社創業55周年を記念したオリジナルパッケージカレー

展示会終了後は電話やメール連絡といったインサイドセールスを行う流れになりますが、インパクトのあるノベルティは覚えてもらいやすく、ノベルティをきっかけに会話が広がることも多いです。

もちろんノベルティの選択に正解はないのですが、私たちは「来場者とコミュニケーションを取りやすい」ノベルティを準備することが大切だと考えています。

上記はあくまで一例ですので、各社の目的にあったノベルティを選択しましょう。

詳しくは「展示会で効果を発揮するノベルティとは？おすすめグッズ21選を紹介」や「ノベルティ配布はオンライン展示会でも必要！理由4つと活用法を解説」を参考にしてみてください。

3-2.ヒアリングに有効な施策

・トークスプリクト

「1-2.ヒアリング」で説明した通り「ヒアリング」は来場者のニーズや課題を把握するために欠かせません。

一概に「ヒアリング」といってもスタッフの経験や知識もバラバラな場合が多く「ヒアリング」の質にどうしても差が生まれてしまいます。
ただし、より多くの来場者と信頼関係を築くためには一定以上の質が必要です。

そこで効果を発揮するのが、トークの台本となるトークスプリクトの作成です。
私たちの場合は3つのテーマを想定したスプリクトを作りました。

このトークスプリクトを元に事前練習を行います。
これらの準備を行うことで、経験や知識の差を減らし接客の質を底上げすることができます。

・ヒアリングシート

前述したトークスプリクト通りに対応できたとしても、アウトプットする方法がバラバラだと、集計時のデータに齟齬や偏りが生まれてしまいます。

その問題を解消するツールがヒアリングシートです。

このシートをベースにヒアリング事項を記入することで、偏りの少ないデータを蓄積できます。
情報の正確性を高めることができる上に、展示会終了後の電話やお礼メールといったインサイドセールスにもスムーズに移行が可能です。
※赤字等記入されていないヒアリングシート（Word）は下記ボタンよりダウンロードできます。

ヒアリングシート（Word）
ダウンロード

3-3.プレゼン（商品・サービス説明）に有効な施策

・デモ機の活用

「プレゼン（商品・サービス説明）」は紹介する商品やサービスに応じて多くの手法があり、唯一の正解などはありません。

私たちの例では前述のトークスプリクトのほかに、タッチパネル式のデモ機を用意。
実際に来場者に触ってもらいながら、一つひとつ動作を説明することで理解を促しました。

タッチパネルを用いて説明している様子

・ベテランに任せるのもあり！

ただ、「プレゼン（商品・サービス説明）」は一朝一夕でできるものではありません。
事前に準備したとしても、上手く伝えられないこともあります。

そのような場合は、ベテランに任せることも検討しましょう。
「2-2.ヒアリング・プレゼン担当者の選定」で述べた通り、「ヒアリング」役と「プレゼン」役に役割を分けて対応することがおすすめです。

4.費用や時間をかけたくない場合は、オンライン展示会

ここまで展示会出展での役割分担の方法や、それに伴う事前準備について解説しました。

当日のブース運営に関わるものだけでも多くの準備が必要です。
加えて、ブースデザインの作成や施工手配、搬出入や告知といった様々な準備を行わなければなりません。
※展示会の準備について詳しく知りたい方は「【図解】展示会の成功は準備で決まる！準備の流れと成功に導く方法」を参照ください。

もし、費用や時間をかけられない場合は、オンライン展示会に出展する方法もあります。
詳しくは「展示会出展のメリット4つを解説｜出展におすすめな企業の特徴も紹介」にて紹介していますので、是非参考にしてください。

リアル展示会、オンライン展示会それぞれの特徴を比較し、どちらが自社の目的と合うか検討してみましょう。

5.まとめ

ここまで展示ブースでの役割についてご紹介しました。

まとめると以下の通りです。

リアルな空間で行われる展示会は、人と人とのコミュニケーションが非常に重要です。
それは来場者と出展者の関係はもちろん、チームスタッフの関係でも同じことが言えます。

来場者、スタッフ共に円滑なコミュニケーションが行えるよう、事前準備をしっかりと行い、より良い成果をめざしてください。