新しい手法で勝負！「バーチャルイベント」とは？種類とメリット解説

「最近、同業他社がバーチャルイベントに取り組んでいるのをよく見かける。どういったメリットや効果があるのだろう？」
「DXが推進されている近年、バーチャル技術や手法を活用したイベントを開催して、顧客に新しい体験を提供したい」

バーチャルイベントに興味を持っている人の中には、上記のように考えている人もいるでしょう。

バーチャルイベントとはオンライン上の仮想空間で開催されるイベントのことを指します。会場に足を運ばずとも自宅のパソコンやスマートフォンから参加できるといった便利さから、近年、注目されているイベントの開催方法です。

企業にとっては、以下のようなメリットがあります。

上記のメリットから分かる通り、バーチャルイベントは自社の経営資源の最大化につながります。コストの削減や生産性を向上できるほか、自社のコンテンツ力も増すからです。

たとえばバーチャル上で顧客に新しい体験を提供できたり、自社でバーチャルイベントを開催した経験を活かして、他社のバーチャルイベントの制作に携わる機会が生まれたり、といったことにもつながるでしょう。

このようにバーチャルイベントを開催することは、自社の経営資源を最大化するのに有効と言えます。

そこでこの記事では、

について、徹底的に解説していきます。

この記事を読めば、バーチャルイベントを開催するメリットやデメリットが分かるだけでなく、実際にどんな効果があるのか、特にどんな企業がバーチャルイベントを開催するのに向いているのか分かります。

新しい技術や手法を積極的に活用して、ビジネスを促進させるためにも、ぜひ最後まで目を通してみてください。

1.バーチャルイベントとは

冒頭でもお伝えしましたが、バーチャルイベントとはオンライン上の仮想空間で開催されるイベント全般のことを指します。

会場に足を運ばずとも自宅のパソコンやスマートフォンから参加できるといった便利さから、近年、注目されているイベントの開催方法です。

たとえば今までに、セミナーや商品展示会、商談会、大規模な会議、合同企業説明会、就活フェア、フェス、ライブなど、さまざまなバーチャルイベントが開催されています。

本章では、上記の中でも企業が開催することの多い、以下3つのバーチャルイベントについて紹介します。

以下で各バーチャルイベントがどんなシーンで活用されているのか、これから伸びていく見込みはあるのかなど解説していきます。

1-1. ウェビナー

主なバーチャルイベントの1つとして、ウェビナーが挙げられます。ウェビナーはWeb上で配信するセミナーのことを指し、ここ数年で注目されているバーチャルイベントの1つです。

たとえば企業では自社の社員研修の際に活用できるほか、ユーザー向けの製品説明会に用いたり、講演会を行う際に用いたりと、さまざまな場面で開催できます。

またリアルで開催するセミナーと同様に、ウェビナー中に参加者から質問を募って返答したり、アンケートを実施することも可能です。

上記のようにリアルで開催するセミナーとそこまで差がなく、さまざまなシーンで活用できるほか、感染症の影響も相まって、ウェビナーの開催は増加傾向にあります。

実際に市場調査やコンサルティングを行っている株式会社アイ・ティ・アールが、2021年に行ったWeb会議市場の調査によると、2020年度の市場規模は約326億円で、2025年度には約478億円にも昇ると予測されており、ウェビナーも増加傾向にあると考えられます。

参考：ITR Market View：コラボレーション市場2021「調査ハイライト」 | ITR

このようにウェビナーは、近年、注目されているバーチャルイベントの1つと言えるでしょう。

1-2. オンライン展示会・見本市

オンライン展示会・見本市も、主なバーチャルイベントの1つです。オンライン展示会・見本市は、オンライン上のバーチャル空間で行われる展示会や見本市のことを指し、近年、開催する企業や団体は増えています。

オンライン展示会・見本市は、主にオンラインイベント向けのプラットフォームを活用して開催されることが多く、各企業の展示ページを開設し、画像や動画を用いて商品をアピールします。

オンライン上のみで展示会・見本市を開催するケースもありますが、とくに多いのが、オフライン展示会・見本市と同時に開催するケースです。

たとえば来場者が実際にリアルの会場を訪れる前に、気になっている商品や商品情報を前もって確認できるように、オフライン展示会・見本市の数ヶ月前からオンライン展示会を開催するといったケースも多いです。

またリアルの会場に来られない人のために、オンライン上で商品画像や動画をチェックできるだけでなく、気になった商品があれば、そのままオンラインで商談することも可能なオンライン展示会・見本市も多く見受けられます。

実際にIT mediaが2022年に、290人を対象に実施したオンライン展示会に関するアンケートによると、今後、出展したい形態として、約半数の人が「オフラインとオンラインの両方」と答えています。

参考：2023年の展示会はどうなる？　オンライン展示会出展チェックリストも確認しておこう | IT media マーケティング

このようにオンライン展示会・見本市は、オフラインの展示会・見本市と同時開催するケースが増加していくでしょう。

1-3. オンラインカンファレンス

主なバーチャルイベントの1つとして、オンラインカンファレンスも挙げられるでしょう。オンラインカンファレンスは、オンライン上で行われる中規模もしくは大規模な会議や協議会のことを指し、近年、注目されているバーチャルイベントの1つです。

たとえば起業家やスタートアップ企業をターゲットとしたビジネスパーソン向けのオンラインカンファレンスや、さまざまな業界のリーダーに登壇してもらい、今後のDXについて考えるオンラインカンファレンスなど、さまざまな業界やシーンで活用されています。

参加できる人数は使用するツールにもよりますが、約5,000～100,000人と幅広いです。しかしチャット機能や投票機能を使えば、参加者と随時コミュニケーションを取ることができ、参加者が疎外感を感じるといったことも防げるでしょう。

このような要因や感染症の影響により、ウェビナーと同じく、オンラインカンファレンスも今後、増加していくことが考えられます。

「1-1. ウェビナー」で前述している通り、実際にWeb会議市場は増加傾向にあるため、Web会議ツールを活用して開催するオンラインカンファレンスも今後さらに注目されていくでしょう。

2.バーチャルイベントを開催するメリット4つ

バーチャルイベントは以下4つのメリットがあるため、積極的に開催すべきでしょう。

以下で1つずつ、解説していきます。

2-1. リアルなイベントよりもコストを大幅に削減できる

バーチャルイベントを開催するメリットの1つとして、リアルなイベントよりもコストを大幅に削減できる点が挙げられます。会場のレンタル料や出展費、イベントにかかる人件費をはじめとした費用を軽減できる、もしくは不要になるからです。

たとえばウェビナーやオンラインカンファレンスを開催する場合、以下のコストはほとんどかかりません。

オンライン展示会・見本市を開催する場合も同様で、以下のコストは一切、必要ありません。

このようにリアルで開催するイベントにかかるコストを、大幅に削減できる点は、バーチャルイベントを開催するメリットの1つと言えるでしょう。

2-2. 国内に限らず世界中から集客が見込める

国内に限らず世界中から集客が見込める点も、バーチャルイベントを開催するメリットでしょう。ネット環境が整っている場所であれば、どこからでもバーチャルイベントに参加できるからです。

たとえば株式会社HIKKYが2022年に開催した、仮想空間上で3Dアバターや3Dモデルを購入できるイベント「バーチャルマーケット2022 Summer」は、国内だけでなく世界中から多くの人が訪れ、16日間の開催期間中で、合計100万人以上の来場者数を記録しました。

参考：世界最大のVRイベント『バーチャルマーケット2022 Summer』開催レポート | PR TIMS

上記のイベントは出展した企業やサークル数が多く、知名度も年々、高くなってきているため、来場者数が桁違いに多いですが、一般企業も告知やPRなど戦略的に行えば、リアルのイベントより集客を見込めるでしょう。

このように国内に限らず世界中からも集客が見込める点は、バーチャルイベントを開催するメリットと言えます。

2-3. 企業の業務効率化や参加者の時間の有効活用につながる

バーチャルイベントを開催するメリットの1つとして、企業の業務効率化や参加者の時間の有効活用につながる点も挙げられます。オンライン上でイベントを開催するため、時間や場所の制約がないからです。

たとえば日本ハムグループは、毎年、学生向けにグループ全体での合同採用説明会をリアルで開催していますが、2020年には感染症拡大のため、初めてバーチャル採用説明会である「Nipponham Group Virtual Seminar 2020」を開催しました。

今までは各拠点で開催していたため、その分、会場の手配や準備に手間や時間がかかっていましたが、バーチャルでの開催であれば、オンライン上で1つの場所に集約できるため、会場の手配や準備をはじめとした業務を大幅に削減できたと考えられます。

また参加した学生も、スケジュールを調整したり時間をかけて説明会場に行ったりする必要がなく、開催期間中であれば、いつでもどこにいてもオンライン上の会場にアクセスできます。そのため、たとえば授業の合間を縫って大学や自宅から気軽に参加するなど、時間を効率的に使えました。

参考：バーチャルイベントの成功事例 | Energize

このようにバーチャルイベントは、企業が業務を効率化できるだけでなく、参加者も時間を効率よく使えるといったメリットがあります。

2-4. 多くの来場者に同時にコンテンツを提供できる

多くの来場者に同時にコンテンツを提供できる点も、バーチャルイベントを開催するメリットの1つと言えます。バーチャルイベントであれば場所の制約がなく、同時に多くの来場者が参加できるからです。

たとえばリアルで化粧品の展示会を開催した場合、ブースの範囲は限られています。そのため一度に多くの来場者が訪れて、「商品に含まれている成分について教えてほしい」「テクスチャーを試したい」と声をかけられても、順番に対応しなければなりません。

しかしバーチャルで開催すれば、たとえば以下のようなコンテンツを事前に用意しておき、タイムスケジュールを知らせておけば、開催側が1人1人に対応する必要はなく、来場者も待たされるといったことがなくなります。

このように多くの来場者に同時にコンテンツを提供できる点は、バーチャルイベントを開催するメリットと言えるでしょう。

3.バーチャルイベントのデメリット

バーチャルイベントのデメリットとしては、システムやサーバーの不具合が発生する可能性がある点でしょう。

アクセスの集中によりサーバーがパンクしたり、システムの調子が悪かったり故障したりすれば、イベント自体が延期もしくは中止となり、来場者にマイナスのイメージを与えてしまう恐れがあるからです。

実際に2020年に開催されたバーチャルイベント「バーチャル渋谷 au  5G ハロウィーンフェス」では、アクセス集中により来場者が視聴できないといった不具合が起こり、初日に予定していたオープニングレセプションやバーチャルMini Liveの延期を余儀なくされました。

参考：「バーチャル渋谷」ハロウィーンイベント、アクセス集中で一部延期に　KDDIが主催 | IT media NEWS

このようにシステムやサーバーの不具合が発生する可能性がある点は、バーチャルイベントのデメリットと言えるでしょう。

4.実際に開催されたバーチャルイベントの事例3つ

ここまで読み進めた人の中には、「メリットやデメリットは分かったけど、バーチャルイベントを開催したところで、本当に成功するのか？」と疑問に思っている人もいるかと思います。

そこで本章では、実際にバーチャルイベントの開催に成功した企業の事例を3つ紹介します。ぜひ自社でバーチャルイベントを開催した場合を、イメージしながら読み進めてください。

4-1. ウェビナーの事例：国際福祉機器展のウェビナー

福祉機器を使用しているユーザーに向けて発信をしている一般社団法人 保健福祉広報協会は、2020年に開催したオンラインイベント「国際福祉機器展」の中でウェビナーを配信し、例年、開催していたリアルのセミナーより、1,000人以上も多い約4,000人もの参加者を記録しました。

以下のように、今まで開催してきたリアルのセミナーでは、できなかったことが可能になったからです。

オンラインイベント自体も盛況のうちに終わり、80万以上のPV数や、6万5,000以上のUU数を記録しました。

このように一般社団法人 保健福祉広報協会は、セミナーをオンライン上で行うウェビナーに切り替えることで、従来よりも多くの参加者を獲得することに成功しています。

参考：オンラインイベント以降で前年比125％の成長を実現｜保健福祉広報協会様（eventos導入インタビュー12） | eventos

4-2. オンライン展示会・見本市の事例：ヴァーチャル産業交流展2020

産業交流展 2020 実行委員会は、2021年に首都圏に事業所を有する中小企業などが出展するオンライン展示会「ヴァーチャル産業交流展2020」を開催し、来場者の来場目的を達成するだけでなく、出展した企業にも有益な効果をもたらしました。

来場者アンケートによると回答者490人の内、約7割が技術や製品の情報収集や、講演・セミナーの聴講をはじめとした来場目的を「達成できた」と回答しており、来場者は何かしらの目的を達成していることが分かります。

また出展社アンケートによると、回答者499人の内、展示会の期間中や期間後に「商談の引き合いや問い合わせがあった」と回答したのは、約4割と半数には届きませんでした。

しかし以下のように、商談が成立もしくは商談中、商談に発展する可能性があると回答した企業は多く見受けられました。

このように産業交流展 2020 実行委員会は、オンライン展示会を開催することで、来場者と出展企業、双方に有益な効果をもたらしています。

参考：ヴァーチャル産業交流展2020 実施報告書

4-3. オンラインカンファレンスの事例：SmartHR Next 2021

労務管理や人材マネジメントサービスの提供をしている株式会社 SmartHRは、2021年に人材マネジメントをテーマとしたオンラインカンファレンス「SmartHR Next 2021」を開催し、約5,400人もの参加者がいたにも関わらず、担当者3人のみで運営を回すことに成功しています。

その要因は、従来のオフラインカンファレンスとの業務の違いにあります。

【オフラインカンファレンスとオンラインカンファレンスの業務の違い】

上記のように、オフラインカンファレンスは業務工数を大幅に削減できるため、従来よりも人手を要しません。

そのため株式会社 SmartHRは、目標の2,000人を上回る約5,400人(アーカイブ視聴含む)もの人がオンラインカンファレンスに参加したにも関わらず、メインの担当者である3人のみで、ムリなく運営を回すことができました。

このように株式会社 SmartHRは、カンファレンスをオンライン上で開催することで、より多くの集客に成功しただけでなく、業務を大幅に削減することに成功しています。

参考：3名の担当者で5000人規模のカンファレンスを運営！初のオンライン開催を成功へ導く | EventHub

5.バーチャルイベントを開催するのに向いている企業の特徴

バーチャルイベントは、前章の事例でも確認できる通り、さまざまな業界や企業・団体が開催できるイベントでしょう。しかし、とくにバーチャルイベントを開催するのに向いている企業の特徴は、以下の2つです。

以下で1つずつ説明していきます。

5-1. リアルのイベントには参加しにくい人々がメインの顧客層である

バーチャルイベントを開催するのに向いている企業の特徴として、メインとする顧客の多くが、リアルで開催されるイベントには参加しにくい人である、といった点が挙げられます。

バーチャル上でイベントを開催すれば、顧客が住んでいる場所や、身体を動かしにくいなどの個人的事情に関わらず、どこからでも誰でも参加できるからです。

たとえば今までは都内でイベントを開催していたため、参加するのを諦めていた地方に住んでいる人たちも、バーチャルイベントであれば会場に足を運ぶ必要なく参加できます。

また以下のような事情を抱えている人たちも、自宅から参加可能です。

このようにリアルで開催されるイベントに参加しにくい人たちがメインの顧客、といった企業はバーチャルイベントを開催することで、本当に来場してほしいターゲット層の集客ができるでしょう。

5-2. イベントの運営に割ける人数が限られている

イベントの運営に割ける人数が限られている企業も、バーチャルイベントを開催するのに向いています。バーチャルイベントであれば、リアルのイベントより大幅に人員を削減できるからです。

たとえばリアルで開催するイベントの場合、イベント当日に会場に常駐する人員だけでなく、事前の準備やイベント後の業務にも人員は必要です。

しかしバーチャルイベントであれば、会場の整備や搬入作業などをする必要がありません。また専用のプラットフォームを利用すれば、イベント後のリード情報の整理や分析などの業務も自動で行えます。そのためイベントの運営に多くの人員を割く必要はありません。

このように「日々の業務が忙しく、イベント運営に人を回す余裕がない」「元々、規模の小さな企業のため人員が少ない」といったよう企業でも、バーチャルイベントであれば、ムリなく限られた人数でイベントを運営できるでしょう。

6.バーチャルイベントを開催する場合はオンラインイベントプラットフォームの利用がおすすめ

ここまで読み進めた人の中には、バーチャルイベントの開催に興味を持ち始めた人もいるかと思います。もし開催を検討している場合は、オンラインイベントプラットフォームの利用がおすすめです。

実は「4.実際に開催されたバーチャルイベントの事例3つ」の中で紹介したバーチャルイベントもすべて、オンラインイベントプラットフォームを利用して開催しています。

オンラインイベントプラットフォームは、以下3つの理由から、バーチャルイベントを開催する際に利用すべきでしょう。

以下で1つずつ説明していきます。

6-1. 普段から使い慣れているツールをそのまま活用できる

オンラインイベントプラットフォームは、普段から使い慣れているツールをそのまま活用できるため、バーチャルイベントを開催する場合に利用すべきでしょう。

普段から使い慣れたツールであれば、開催側だけでなく参加者もスムーズに操作でき、イベントの途中離脱を防げるからです。

オンラインイベントプラットフォームは、Google MeetやYouTubeなど、普段から多くの人が使っているツールを活用できるものが多いです。たとえば、以下のような活用ができるでしょう。

このようにオンラインイベントプラットフォームの利用は、普段から使い慣れているツールをそのまま活用できるケースが多いため、おすすめです。

6-2. カスタマイズの自由度が高い

カスタマイズの自由度が高い点も、オンラインイベントプラットフォームを利用すべき理由の1つでしょう。カスタマイズを自由に行えることで、企業や団体のブランディングに役立つからです。

たとえばSNSや動画サイトを活用してオンラインイベントを開催することも可能ですが、カスタマイズ性は低いため、自社のコンセプトや世界観を伝えられる範囲に限界があります。

しかしオンラインイベントプラットフォームでは、バーチャルイベントの会場をデザイン性のあるページに仕上げられるなど、自社のコンセプトや世界観を伝えられやすいです。

このようにカスタマイズの自由度が高い点は、オンラインイベントプラットフォームを利用すべき理由と言えるでしょう。

6-3. リード情報をすぐに確認できる

リード情報をすぐに確認できる点も、オンラインイベントプラットフォームを利用すべき理由の1つと言えます。イベント中やイベント後にすぐリード情報を確認できることで、見込み客に時間を空けず、即座にアプローチできるからです。

ツールやシステムに頼らず、自社のみの力でバーチャルイベントを開催するとなると、会場ページの来場者数や、動画の視聴数などは把握できても、来場者の細かい動向までは確認できないでしょう。

しかしオンラインイベントプラットフォームは、たとえばイベントページへの流入経路や動画の視聴ログなど、来場者の細かい動向まで確認でき、かつ自動で分析までしてくれるものもあります。

そのため来場者のデータの確認や分析に手間や時間をかけず、すぐに見込み客にアプローチすることが可能です。

このようにオンラインイベントプラットフォームは、リード情報をすぐに確認できるため、バーチャルイベントを開催する際は、ぜひ利用すべきでしょう。

7.バーチャルイベントを開催する場合は「WONDERLINE」にご相談ください

WONDERLINEは、オンライン展示会やオンラインカンファレンス、ウェビナーをはじめとした、バーチャルイベントを開催したい企業向けのプラットフォームです。具体的な特長としては以下の3つが挙げられます。

以下で1つずつ説明していきます。

7-1. バーチャルイベントが初めての場合でも安心して開催できるサポート体制

WONDERLINEはバーチャルイベントが初めての企業でも、安心して開催できるサポート体制が整っています。以下はサポートの一例です。

バーチャルイベントを初めて開催する場合、「システムの操作が難しそう」「イベントを開催しても来場者が少なかったらどうしよう」といった悩みを持つ人もいるかと思います。

しかしWONDERLINEの運営事務局が上記のようにサポートさせていただくため、バーチャルイベントを開催するのが初めての場合でも、安心してご活用いただけます。

7-2. 業務効率化につながる豊富な機能

WONDERLINEは、業務効率化につながるさまざまな機能も搭載しています。たとえば開催したいイベントごとに、以下のような機能が活用可能です。

【イベント別おすすめ機能】

このように豊富な機能を活用することで、充実したバーチャルイベントを実現するだけでなく、業務効率化も実現します。

7-3. イベントに必要なコンテンツを代理で作成可能(有償)

WONDERLINEでは、イベントに必要なコンテンツの作成も有償で承っております。たとえばオンライン展示会を開催する場合、以下のようなコンテンツの作成が可能です。

弊社はカタログ・パンフレットデザインやWebデザイン、動画制作をはじめとしたデザイン事業も行っているため、上記のようなコンテンツ作成のノウハウを持ち合わせております。

もし出展に必要なコンテンツ作成の時間が取れない場合や、社内にコンテンツを作成できる社員がいない場合は、ぜひまとめてご依頼ください。

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8.まとめ

バーチャルイベントとはオンライン上の仮想空間で開催されるイベントのことを指します。会場に足を運ばずとも自宅のパソコンやスマートフォンから参加できるといった便利さから、近年、注目されているイベントの開催方法です。

その中でも、よく開催されることの多いバーチャルイベントは以下の3つです。

バーチャルイベントを開催するメリットとしては、以下の4つが挙げられます。

デメリットは、システムやサーバーの不具合が発生する可能性がある点でしょう。

バーチャルイベントは、さまざまな業界や企業・団体が開催できるイベントですが、とくにバーチャルイベントを開催するのに向いている企業の特徴は、以下の2つです。

バーチャルイベントを開催する場合は、以下の理由から、オンラインイベントプラットフォームの利用がおすすめです。

新しい技術や手法を積極的に活用して、ビジネスを促進させるためにも、ぜひバーチャルイベントの開催を検討してみてください。