【展示会の設営方法】集客効果の高いブースを作る基本の準備

「展示会の担当になったけれど、設営の準備プロセスがわからない…」
「展示会ブースの設営ってそもそも、どういう風にやるものなの？」

初めて展示会に出展する場合や、自社の展示会に初めて携わる場合、このような疑問や不安を感じるのではないでしょうか。

展示会に出展する目的は企業によってさまざまですが、基本的には「人を集めること」が目的。

来場者が集まりやすい展示会ブースを設営するには、基本的には施工や装飾のプロに協力してもらうのが得策です。社外に任せることで、社員のリソース不足を補うことにもつながります。

しかしなかには、展示会ブースを自社で設営できる環境、条件を揃えている企業もあるでしょう。小さな展示会では工事が必要ないこともあるため、社内リソースのみで設営を行う選択肢もあります。

まずは自社がどちらの選択肢を取るべきか判断し、設営までの計画を慎重に行いましょう。

展示会設営の失敗を避けるには、展示会の設営を社外に任せるか、自社で行うかの選択に加え、施工会社の選定、ブース設営のポイントなどを理解し、実行することがとても大切です。やみくもに計画を進めてしまうと、イメージと違うブースになってしまったり、人がまったく集まらなかったりと、失敗に終わることも考えられるからです。

そこでこの記事では、展示会の設営に必要な情報をトータルでまとめています。

一度通してお読みいただくことで、展示会の企画から設営までのイメージを掴むことができます。自社に合った展示会の設営方法や、委託する会社選びの基準なども紹介しています。計画を一歩前進させることができますので、ぜひお役立てください。

1.展示会の設営方法は「施工会社への委託」と「自社設営」の2パターン

展示会を設営するには、施工会社に依頼する場合と自社で設営する場合の2パターンがあります。

一般的には施工会社に依頼してサポートを受けたり、自社で賄えない部分を一任したりすることが多くなっています。しかし、なかには自社設営が可能なケースもあります。自社にとって最適なパターンはどちらなのか判断するために、それぞれのパターンについて以下で詳しく見ていきましょう。

1-1.展示会のブース設営は「施工会社」に依頼するのが一般的

展示会のブース設営は、施工会社に依頼するのがもっとも一般的です。施工会社に依頼することで、集客効果の高いブースを、効率よく作ることができるためです。

展示会設営の実績を積んでいる施工会社は、展示会集客の専門知識やノウハウをもっています。たとえば、人の目を引くブースデザインや装飾、来場者が立ち寄りやすいレイアウト、商談につなげやすい導線の確保など。予算や会場の制限といった一定の条件をおさえつつ、より効果的な装飾や演出の仕方を提案してもらえます。

また、施工会社に依頼すれば、設営に必要な備品や機材を自社で購入したり、保管したりする必要もありません。会場との打合せを代行してもらうケースや、展示会のプランニングから当日の設営までトータルで任せられる会社もあります。

展示会担当者が「自社の製品やサービスをPRする」という本来の業務に専念しやすくなるため、施工会社と協力しながら進めていくのが得策です。

1-2. 小規模な展示会や建築ノウハウがある場合は「自社設営」も可能

展示会のブース設営は、施工会社を通さず自社で行うこともあります。

たとえば、地方で行われる小さな展示会イベントの場合、大規模な工事を行わず、ブースパネルとテーブル、椅子などを設置するだけで出展できることもあります。

もしくは、建築業やリノベーション事業など、設営に必要な技術や備品、機材を持っている場合は、自社で設営するほうが効率的です。

ただし、展示会は設営だけでなく搬入や搬出、チラシやノベルティの作成などさまざまな業務が発生します。初めて展示会に出展する場合や展示会の知識や経験が乏しい場合、社員の負担が大きくなってしまうことが予見されます。ノウハウが不足していることによって、想定外の事態に対応できない、慣れない作業に追われて本来の業務に集中できなくなるなどのリスクもあるでしょう。

また、展示会成功のポイントは、来場者を惹きつける魅力的なブースを作ることです。経験豊富なイベント会社やデザイン会社と提携するのは、結果的に集客効果を高めることにもつながります。

このような点から、展示会の設営は施工会社に依頼するほうがメリットが大きくなる可能性が高いといえます。そのため当記事では、リアル展示会を施工会社に依頼して設営するケースに焦点を絞って情報をお伝えしています。

2.展示会の企画から設営までの流れ

ここまでで、展示会の設営は施工会社に依頼するのが一般的であるとお伝えしました。その前提を踏まえ、施工会社に展示会の設営を依頼するときの流れを見ていきましょう。企画から実際の設営までの手順をイメージすることで、何をどのタイミングで決めるべきかが具体的に判断しやすくなるはずです。

以下は、展示会の企画から当日の搬入・設営までの大まかな流れです。

すべてがこの通りではありませんが、流れや工程のイメージ例として参考にしてみてください。ここからは上記の各ステップをそれぞれ詳しく解説します。

2-1.ブースのコンセプト設計

まずは展示会に出展する目的に応じて、ブースのコンセプトを設計していきます。一般的に、展示会の開催日の6ヶ月前までには準備をし始めるのが理想的です。

このステップにおいて、自社で最低限決定しておくべき内容は、ターゲット来場者の設定と獲得したい有効名刺の数（目標設定）です。この点を決めずに施工会社に依頼してしまうと、ゴールが見えないまま計画を推進することになるため、とても大変になります。

企画立ち上げ段階から、ワンストップでサポートしてもらえる会社を選ぶのもおすすめです。コンセプト設計は自社だけで行うこともありますが、企画段階から施工会社を交えると、実際のブースデザインの方向性が大きく変わることがあるためです。

たとえば「視覚効果を使って製品の魅力を伝える」「来場者の導線を意識したレイアウトにする」といったデザインの工夫は、経験豊富な施工会社の方から提案をしてもらえることがあります。
初めての展示会出展や、経験・知識に不安がある場合にはトータルサポートを強みとする会社と一緒にプランニングすると安心です。

2-2.施工会社との契約

続いて、前段階で設計したコンセプトやテーマを元に、施工会社を決定していきます。できれば展示会の2～4ヶ月前までには、施工会社を決定しましょう。コンセプトやテーマの設計に施工会社を交える場合は、ブースのコンセプト設計と施工会社決定は同時進行となることがあります。

希望するレイアウトを施工可能かどうかを確認したり、限られた予算内でどの程度こだわって装飾できるかどうか、またより集客に結びつきやすくするにはどのような装飾や演出ができるか……といった部分を、担当者と一緒に考えてくれる会社を選びましょう。

複数の会社に見積もりを取って、コストや技術、対応の質などを比較検討していきます。比較検討の方法を知りたい場合は「5.展示会設営を依頼する会社を選ぶときの3つのポイント」までお進みください。

2-3.デザインイメージの作成

施工会社が決定したら、いよいよ実際のブースのデザインを作成していきます。ブースのデザインやレイアウトを具体的に決める段階です。看板・POP・バナースタンドなどを始めとする装飾から、音響や照明などの演出までをデザインしていきます。

自社の希望をもとに、施工会社の方でデザイン案を作成してくれます。会社によって異なりますが、立体的なイメージ図である「パース」を作成してくれることもあります。

2-4.搬入・設営

いよいよ展示会会場への搬入と設営です。一般的には、展示会開催日の1～2日前から搬入と設営工事が始まります。基礎工事や電気工事などを2日間に渡って行います。設営後は装飾の文字や色の校正チェック、電気やインターネットの動作確認なども必要です。

搬入時や設営後にはたくさんの確認事項と注意点があるため、綿密に計画を行うことが大切です。

なお、「【図解】展示会の成功は準備で決まる！準備の流れと成功に導く方法」で、展示会に必要な準備をステップや期間ごとにまとめています。展示会準備の進め方や方法をより詳しく知りたい場合には、ぜひこちらの記事も参考にしてください。

3.展示会設営を依頼できる会社の種類とおすすめのケース

展示会設営のイメージが掴めてきたら、設営を依頼する会社選びに移りましょう。展示会設営を依頼できる会社には、大きく分けて4つの種類があります。

展示会設営を専門とする会社もあれば、イベント企画や運営に特化した会社などさまざま。自社の要望に合わせて依頼先の会社を選ぶことが大切です。

自社の希望と照らし合わせるには、会社の種類ごとに対応できる範囲や得意分野、費用などの違いをチェックする必要があります。そのため、ここからは4種類の会社の強みや特徴、おすすめのケースなどをまとめていきます。

3-1.展示会専門の施工会社

展示会ブースの設営や、装飾を専門として請け負っている会社です。主に技術力やスピードなどに特化しています。展示会設営を専門とする会社の場合、工場や倉庫などを自社で備えていることが圧倒的に多いため、低コストで発注できるのもポイントです。

ただし、対応してもらえる範囲は会社によって異なるので注意が必要です。施工のみを行う場合もあれば、デザインの提案、プランニングの段階から協力してくれる会社など、守備範囲が異なる点に気をつけましょう。どこからどこまでお願いできるかは、見積もりを出す前の問い合わせでしっかり確認しておくことが大切です。

3-2.デザイン会社

レイアウトや装飾にこだわり、来場者の注目を集めるようなブースを作りたい場合は、デザイン会社に設営を依頼してみましょう。他社との差別化を図りたい場合や、多くの新規顧客を獲得したいといった要望がある場合はデザインのプロが頼りになります。

ただし、一口にデザイン会社といっても多種多様なため、展示会のようなイベントデザインに特化した会社に依頼するようにしましょう。

また、デザイン会社の場合は施工をさらに他社へ外注するケースが多いです。そのため、コストはやや高めになることを念頭に置いておきましょう。

3-3.イベント企画・プランニング会社

企画から設営まで、展示会出展の一連の業務をトータルでサポートしてもらいたい場合は、イベントの企画やプランニング会社がおすすめです。設営や施工といった技術的な面だけでなく、戦略設計を立ててもらえるのが利点となります。

初めて展示会に出展するときや、不安や疑問が多い場合にも安心して相談することができます。「展示会に出展してみたい」という大まかな方向性しか決まっていない場合でも対応可能。コンセプト設計の段階からサポートしてもらうことで、企業の課題解決につなげていくことができます。

ただし、企画から設営までのトータルサポートとなると費用は高くなりやすいです。企画やプランニングがメインで、施工は外注となることもあるため予算は多めに見積もる必要があります。

3-4.広告代理店

広告代理店は、展示会のプロモーションや集客面でのサポートが期待できます。こちらも展示会出展の全体的なサポートを受けられるのが特徴。集客数を増やしたい場合、自社での集客に不安がある場合に適しています。

展示会は、ブース設営だけでなくパンフレットやノベルティの制作など細かな準備物が非常に多くなります。手配するものが多く、社内のリソースが厳しい場合も広告代理店はおすすめできます。

なお、広告代理店は、デザイン会社や企画・プランニング会社と提携し、ひとつのプロジェクトを進行しているケースが多いです。広告代理店からそれぞれのパートナー会社に外注する形になるため、費用が高くなることを念頭に置いておきましょう。

それと同時に、小規模で少ない小間数の出展案件には対応できないこともあります。中規模以上の展示会におすすめの会社です。

4.展示会設営にかかる費用相場

上表は、一般的な展示会出展費用の相場価格です。出展のスペース代として、設営費用とは別に「出展費用」がかかります。全国規模で開催されるような大きめのイベントでは出展費用が高くなり、地方自治体が主催するイベントは比較的安い傾向にあります。

展示会の設営費用は出展費用の2～3倍かかるのが通常です。ブースは、1小間3m×3ｍの広さで設定されており、使用する小間数によって費用が変動します。

設営費用は依頼する会社や希望するデザインなどによって異なるため、相場の幅が広くなっています。

【展示会設営費用の内訳】

展示会の設営費用には、どのような費用が含まれているのでしょうか。どこにどれだけのお金がかかるのかを確認することで、他社との比較や予算とのバランス調整がしやすくなります。

展示会の設営や装飾にかかる費用の内訳を以下にまとめましたので、参考にしてください。

以上が展示会の設営や装飾にかかる費用の内訳です。

展示会出展には、この他にも人件費や配布物の制作費用、スタッフのユニフォーム代など細々とした出費があります。設営や装飾にどの程度の予算をかけられるかは、設営を依頼する会社選びにも直結するので念入りに確認しましょう。

なお、「展示会の出展にかかる費用を徹底解説！費用を決める3つのステップ」では展示会に必要な諸費用からコストの抑え方までを解説しています。費用面についてより詳しく知りたい場合は、こちらの記事も参考にしてみてください。

5.展示会設営を依頼する会社を選ぶときの3つのポイント

ここまでの内容を実際の準備に落とし込むことで、展示会設営を依頼する会社がある程度絞り込まれるでしょう。

次は「会社ごと」の強みや得意分野を把握し、要件にマッチする会社を見極めていきましょう。自社のコンセプトや要望に合うかどうかだけでなく、展示会成功のためにプラスとなるサポートを受けられるかも重要です。

そこで、ここからは実際に契約する会社を選ぶときのポイントを紹介します。依頼会社を選ぶ際には、次のポイントをおさえてみてください。

まずは見積もりを出す前に大まかな予算感を調べます。予算や自社のコンセプトに合いそうな会社を数社ピックアップし、コンペを行うか、デザイン提案を募ります。その一連のやりとりの中で、対応力やレスポンスのよさをチェックしていくという流れです。

ここからは、それぞれの項目をさらに詳しく解説していきます。

5-1.施工会社ごとの大まかな予算をリサーチする

依頼を検討中の会社ごとに、大まかな予算をリサーチしましょう。実際の見積もりをとる前に「この会社ではどのくらいの価格でどこまでできるのか」というざっくりした予算のイメージを掴んでおきましょう。

これは、事前に大まかな予算を知っておくことで他社との比較がしやすくなるためです。展示会設営の費用相場には幅があります。対応範囲によって必要な費用は変わり、会社それぞれでベースとなる料金も異なります。

依頼したいと考えている会社ごとに「どの程度の価格で、どこまで実現できるか」を把握しておけば、具体的な比較検討ができるようになるでしょう。

また、コンペに参加してもらう企業を選定するためにも、事前のリサーチは重要です。3～4社を目安に事前問い合わせをしていきましょう。

なお、問い合わせ時には次のような点を伝えるとスムーズです。

5-2.複数の会社を集めてコンペを行う

依頼したい会社を絞り込んだら、3～4社を集めてコンペを開催するのが一般的です。コンペは、複数の会社から一度に提案を募り、プランの内容や費用を総合的に評価して決定する方法になります。

コンペやデザインの提案でチェックしたいポイントは大きく3つです。

コンペでは展示会ブースの完成予想図である「パース」を用意してもらいます。完成予想図を元に「なぜこのデザインに仕上がったのか」「来場者やスタッフの導線を意識しているか」などをチェックしていきましょう。

コンセプトやターゲットに合わせたアイデアや工夫を、積極的に打ち出してくれる提案力も重要です。要望をただ形にするだけ、オシャレなだけといった会社では、成果につながりません。プラスアルファの提案があることで、より結果が出るブースへと昇華できる可能性が高くなります。

ただし、どれだけよい提案をしてくれても予算を大幅にオーバーするようでは採算がとれないので、バランスよく条件を満たす会社をパートナーとして選びましょう。

5-3.対応やレスポンスのよさを重視する

施工会社を決定するときは、対応やレスポンスの質も重視しましょう。企画力や提案力、デザイン性に優れていても、対応の質が悪かったり、要望に対する姿勢が合わなかったりすると計画の進行にも支障が出てしまいます。

重視したいポイントとしては、まずレスポンスの速度を見てください。重要な連絡事項の伝達が遅い場合や、こちらからの連絡になかなか反応がないといった会社は避けたほうがよいでしょう。施工会社からの連絡待ちで計画の進行が遅れることも考えられますので、対応スピードに違和感を感じた場合は契約しないのが得策です。

また、連絡事項が曖昧でわかりにくくないかどうか、コミュニケーションの取り方や考え方が自社と合っているかどうかもポイントです。

さらに、展示会の業務には撤収や終了後の報告書作成、効果測定なども含まれます。アフターサービスがどの程度充実しているか、終了後まで見通して対応してくれるかもチェックしておきましょう。

パートナー会社を選ぶ際には、先方の人柄や自社担当者との相性といった肌感覚の部分も大切です。直感的な印象のよさも加味して決定するようにしましょう。

6.集客を成功させるブース設営3つのポイント

依頼する会社を決めるのと同時に「どのようなブースが集客につながるか」を知っておくことも大切です。とくに初めての展示会出展の場合、コンペやデザインの提案を見るときに「何をどう評価すべきかわからない」という事態に陥りかねません。

集客できる展示会ブースにはどのような特徴があるかを知っておくことで、施工会社選定の基準を設けることにもなります。

そこでこの章では、集客につながる展示会ブース設営のポイントを以下の3つのポイントにまとめました。

それぞれどのような点を心得ておくべきか、詳しく解説していきます。

6-1.どんな製品やサービスを提供しているのかがすぐにわかる

展示会のブースは「どんな製品やサービスを提供しているのか」がすぐにわかるような装飾をすることが重要です。たくさんの企業が並ぶ展示会では、製品名や会社名より「何を提供できるか」が一目でわかることが大切だからです。

来場者から見た企業の印象は、ブースを見てわずか数秒間で決まってしまうともいわれています。何を扱っているのかわからないブースでは、来場者は素通りしてしまうでしょう。製品やサービスの名称だけでなく、その用途や価値までが素早く伝わるデザインが効果的です。

会社名を覚えてもらうことも大事ですが「何を取り扱っているのか」「何が提供できるか」を最優先に打ち出すようにしてみましょう。

6-2.ブースの導線を意識して来場者が立ち寄りやすくする

展示会の集客力を高めるには、ブースへの立ち寄りやすさも大切です。いくら目を引くサービス名やキャッチコピーを掲げていても、ブース内が見えにくかったり、スタッフが大勢立ち並んでいたりすると近寄りがたい印象を持たれてしまうことがあります。

立ち寄りやすいブースの特徴は、オープンな印象であること。ブースの間口を広くとって内部が見通せるようにしたり、ブース内にいる他の来場者の姿が見えるようにしたりする方法が効果的です。

6-3.他の企業と差別化できるような工夫をする

展示会のブースは、他の企業と差別化できるような工夫を凝らしましょう。展示会は同業者だけが集まっていたり、同じサービスカテゴリで出展区画をまとめられていることも多いです。インパクトの薄い似通ったデザインのブースではまったく目立たなくなってしまうことも十分に考えられます。

自社製品の強みや他社との違いをわかりやすく提示できるのが理想。他社との差別化を図る装飾の工夫としては、次のようなものがあります。

キャッチコピーは、共感や納得感のあるコピー、感情に訴えかけるコピーなどが効果的です。また、テキストや照明、配色などを工夫することで目立ちやすくなったり、オリジナリティを高めたりすることも可能になります。

集客につながる展示会ブースの作り方は、他にもさまざまな工夫や手法があります。施工会社への要望を出す際や、コンペ時の評価にも活用できるのでおさえておきましょう。

なお、展示会におけるより具体的な集客方法については、「展示会の集客を成功させるポイントと具体的な集客方法17つを紹介」の記事で解説していますので、こちらもあわせて参考にしてみてください。

7.展示会設営におすすめの施工会社5選

会社を選ぶポイントと集客につながるブースの作り方をおさえることができたら、実際の施工会社選びに入っていきましょう。

施工会社にはそれぞれの特色や得意分野があります。会社ごとに特徴を洗い出して比較してみると「こんなにも違いがあるのか」と驚かれるかもしれません。

ここでは、展示会設営を請け負っている人気の会社を5社ピックアップしました。全国対応している会社の中から、それぞれ強みや特徴の異なる会社を選んでいます。まずは会社ごとにどんな違いがあるのか、どの点を比較すべきかなどの参考にしてみてください。

7-1.株式会社リオエンターテイメントデザイン

出展：株式会社リオエンターテイメント

リオエンターテイメントデザインは、東京都港区にあるイベント企画会社です。イベントや展示会の企画、設営から運営を行っています。イベント企画だけでなく、什器やチラシ、ノベルティの企画制作も行っているため、展示会に必要な細々した物の制作までワンストップでのサポートが可能です。

リオエンターテイメントの特徴は、大規模な展示会設営に強いこと。幕張メッセや東京ビッグサイトといった規模の大きな会場での設営実績が豊富です。最先端の技術を取り入れたブースデザインが魅力。豊富な実績により、集客につながる展示会を成功させるためのサポートが期待できます。

7-2.株式会社ボックスワン

出展：株式会社ボックスワン

株式会社ボックスワンは、30年以上の長い歴史を持つ老舗のイベント企画会社です。小規模～中規模の展示会設営を強みとしていますが、大規模イベントでの設営実績も豊富なため、さまざまなスケールに対応することができます。

ボックスワンの特徴は施工力の高さにあります。100個のブースをわずか2日間で完成させてしまうほどの速さと技術が強み。近年では、オリンピック・パラリンピックやワクチン接種会場の設営なども行いました。

ブース設営以外にも、書類の提出や代行などの運営サポートをトータルで行うため、展示会に初めて出店する企業でも安心して依頼することができます。また、複数回の展示会出展を予定している場合、各会場の持ち回り施工も可能。このようなケースでは制作物の管理などもすべて任せられるので、無駄なくコストを削減しながら展示会出展を進めることができます。

7-3.SUPER PENGUIN（スーパーペンギン）

出展：SUPER PENGUIN（スーパーペンギン）

SUPER PENGUIN（スーパーペンギン）株式会社は、東京都品川区にあるデザイン会社です。他の会社に比べて新しい会社ですが、年間100件の展示会設営を受注しており、順調に事業拡大している会社。とくに小規模の展示会ブース設営に特化しています。

スーパーペンギンの最大の魅力は、優れたデザイン性にあります。竹村尚久社長が自らデザインを手掛け、計算しつくされたこだわりのブースを作ることが可能。ブースデザインの提案時には、模型を使ったプレゼンをすることでも有名です。担当デザイナーの質に左右されることなく、一貫して優れたデザインのブースに仕上がります。

また、集客施策もしっかり検討されています。業界においては「集客を徹底的に考える会社」として認識されており、結果につながる展示会を開催することができます。デザイン会社から設営会社に別で外注するスタイルのため、費用はやや高めです。「今回の展示会は絶対に成功させたい」という強い期待をお持ちの場合に適しています。

7-4.株式会社フジヤ

出展：株式会社フジヤ　

株式会社フジヤは、京都府京都市に本社を構える創業90年のイベント企画会社。プランニング・デザイン・設計、施工、アフターフォローのトータルプロデュースが魅力的です。全国16ヵ所に営業拠点を持っているため、社内ネットワークを使って全国各地の展示会設営に対応できます。

フジヤの強みは、デジタルの最先端技術をふんだんに活かしている点です。フジヤイチオシのサービス「AR空間拡張システム」は必見。魅力的な展示会にするための演出方法としてARコンテンツを構築しています。

その他、プロジェクションマッピングや映像コンテンツなどを駆使して、展示演出の可能性を最大限に広げることができます。他にはない魅力的な演出をしたい、展示物の演出にとことんこだわりたい場合に適しています。

7-5.エクスキューブ株式会社

出展：エクスキューブ株式会社

エクスキューブ株式会社は、展示会における魅力的な空間デザイン、効果的な運営や演出などをトータルで請け負うプランニング会社です。展示会だけでなく、商業施設や主催者側工事などの実績もある信頼性の高い会社。

エクスキューブの最大の特徴は、パッケージブースサービスを設けていることです。ベースとして用意されたデザインを元に、担当のデザイナーがオリジナルプランを設計していくセミオーダー型のプランを用意しています。1小間当たりの価格が29万円と低価格なのに対し、デザインのクオリティが高いのが魅力です。

展示会の設営だけでなく、プロモーションやデモンストレーション、コンパニオンの手配など細かな業務もすべて任せることができるため、展示会のトータルプロデュースが可能。ブースの仮組ができるディスプレイスタジオを所有しているため、実際のブースレイアウトやデザインを正確にチェックできるのもポイントです。

8．オンライン展示会という選択肢も

ここまでは、リアル展示会の設営方法や施工会社の選び方、集客につながるブース設営のポイントまでを一挙にご紹介してきました。リアル展示会へ出展するにはいくつもの準備工程があり、業者選びにも時間と労力がかかります。ある程度大きめの予算が必要なのも、リアル展示会の特徴といえるでしょう。

「展示会には出展したいけれど、あまり多くの費用をかけられない」
「搬入や片付け、会場の下見に必要な出張などのことを考えると、出展に踏み切れない」

展示会設営の全体像を把握して、このように感じられた方もいるかもしれません。

このように、リアル展示会の設営に不安があるときの選択肢としておすすめしたいのが、オンライン展示会です。

オンライン展示会とは、Web上で開催される展示会のこと。Web展示会やバーチャル展示会と呼ばれることもあります。オンライン展示会は、新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに急速に普及し始めました。

普及の背景には、感染予防が第一にあります。しかし、オンライン展示会はWebの特性を活かしながらさまざまな演出や表現、マーケティング活動ができるという理由から、導入する企業が増えているのです。

たとえば、動画の活用や電子カタログの配布、資料のダウンロードなど、Webならではのシステムを自由に組み合わせることができます。また3Dを活用することによって、リアル展示会さながらの顧客体験を提供することも可能。

これまで、主要都市での展示会出展が難しかった地方企業や、コスト面の不安から展示会出展に踏み切れなかった企業でも、出展のハードルが格段に下がります。

9.リアル展示会と比較した場合のオンライン展示会のメリット　

オンライン展示会には、リアル展示会とは異なるメリットや特徴があります。リアル展示会とオンライン展示会にはどちらもそれぞれに役割があるため、どちらかが優れているというわけではありません。

しかし、両者を比較した場合にオンラインの方がメリットが大きくなる点がいくつかあります。

ここからは上記3つのメリットをそれぞれ詳しく見ていきましょう。

9-1.展示会コストの削減

オンライン展示会では、展示会にかかるコストを大幅に削減することができます。リアル展示会に比べると、費用、時間、業務の量などさまざまな面におけるコストカットが可能です。

リアル展示会の場合、会場への出展費用、ブースの設営費、スタッフの人権費や会場までの交通費や出張費などさまざまなコストが必要です。しかし、オンラインの場合は会場への出展費用はかかりません。また、スタッフの人数を削減できることから人件費も削減できます。遠方の会場まで出向く必要はないため、出張費もかかりません。

また、オンライン展示会は、人的コストも削減できます。機材の搬入や搬出、移動などの必要がなくなるため事前の準備にかかる負担は大幅に軽減可能。他部署との連携や、外注先とのやりとりの回数なども必然的に減ります。リアル展示会では、当日会場入りした社員は展示会にかかりっきりにならざるを得ませんが、オンラインであれば他の業務と並行しながら対応することも可能です。

このように、オンライン展示会はリアル展示会に比べてさまざまなコストを削減でき、ムダを省きながら効率よく展示会を開催できるようになります。

9-2.商談率アップが見込める

オンライン展示会は、商談率が上がりやすいという特徴があります。オンライン展示会には、明確な目的意識を持った顧客が参加することが圧倒的に多いためです。

リアル展示会の来場者は、時間をつぶすために来ている人も少なくありません。自社のブースにふらっと立ち寄る人も多く、商談につながりにくいこともあります。その点オンライン展示会は自社の製品やサービスに興味を持った「見込み顧客」を集めやすい機会です。アプローチ次第で商談につながる可能性が高まるでしょう。

オンライン展示会は、開催のハードルが低いだけでなくマーケティング効果も大きく伸ばせる手法なのです。

9-3.業務効率化

業務効率化を図れるのも大きなメリットです。Webの特性を活かすことで、さまざまな面でのムダを省き、スムーズな販売促進、マーケティング活動ができるようになります。

たとえば、オンライン展示会の場合一度開催したらブースをそのまま残すことができます。2回目以降の開催は、コストや労力をほとんどかけずに開催することも可能です。

また、オンライン展示会に参加するときは登録情報の入力を必須とするため、閲覧者のデータを集めやすくなります。顧客情報が簡単に集められるため、イベント終了後のお礼メールの送信など、フォローも素早く簡単。展示会の成果もデータで取得できるため、その後の営業やマーケティング活動に活かすことができます。

このように、これまで手間がかかっていた業務を簡素化したり、オンラインデータを有効活用できるようになるため、結果的に業務効率アップにつながるのです。

10.オンライン展示会ならWONDERLINE

オンライン展示会を検討される場合は、WONDERLINEへご相談ください。WONDERLINEは、商品展示・名刺交換・商談・来場者分析をひとつにした展示会プラットフォームです。

プラットフォームを活用すれば、動画の配信から顧客との連絡、オンライン決済、来場者の行動分析など、イベントマーケティングに必要な機能をひとつのシステム内で完結できるようになります。

オンライン展示会プラットフォームは現在、多くの企業が提供を始めていますが、当社の強みは高い機能性と万全のサポート体制です。

オンライン展示会が初めての企業様、Webやデジタルに不安がある企業様でも安心して新しい選択をしていただけるようサポートいたします。

10-1.充実のオンライン展示会を実現する豊富な機能

WONDERLINEの強みは、充実したオンライン展示会を実現できる豊富な機能です。

主要な4機能として、オンライン展示ブース・オンライン名刺交換・オンライン商談・来場者分析を備えています。展示会の開催をよりスムーズにしたり、展示会後の営業活動に役立てたりできるようになります。来場者とのコミュニケーションがより簡単になるチャット機能も備えているため、顧客対応もスピーディー。

さらに機能特徴として外せないのは、360°VRウォークスルーです。リアルショールームを測量カメラで3Dスキャンし、空間をまるごとオンライン化できる機能。このような最新のWeb体験を提供できるため、リアル展示会を超える感動的なバーチャル展示ブースを作ることもできます。

10-2.オンラインに不慣れでも安心のサポート体制

オンラインに馴染みのない方でも安心してご利用いただけるよう、運営事務局がさまざまなサポートを実施します。「初めてのオンライン展示会、何から手をつけてよいかわからない」といった場合でも安心して進められるよう、説明会やツール利用時のレクチャーなども行っています。

展示会期間中のトラブル対処、スムーズな運用に向けたアドバイスなどにも対応。一緒にオンライン展示会を成功させる伴走者として支援いたします。

オンライン展示会について、またWONDERLINEが他社製品とどのように違うのかを詳しく知りたい場合は、以下の資料ダウンロードページへお進みください。WONDERLINEの特徴を3分間でご理解いただける資料をご用意しております。

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11.まとめ

この記事では、展示会の設営方法についてトータルでお伝えしてきました。

一般的に展示会の設営は施工会社へ依頼するケースが多くなっています。ただし設営を他社に依頼する場合は、会社選びを慎重に行いましょう。

また、展示会の出展には比較的大きめの予算が必要です。失敗しないためにも、施工は複数の会社に問い合わせを行ったり、コンペを開催するなどして十分な比較検討をすることが重要です。

そして、展示会の設営費用を抑えたい場合、制限のない自由な展示をしたいといった場合には、オンライン展示会という方法もあります。自社の希望や状況に合った方法を選ぶことが、展示会成功の鍵となるでしょう。

最後にこの記事の内容をまとめると…

展示会の設営は、手配するものや準備することが多く長丁場の業務になります。やるべきことや準備の流れをしっかりと把握し、チーム内で共有していきましょう。
成果につながる展示会となるよう、まずは自社にぴったりの設営プランを見つけることから始めてみてくださいね。