オンライン商談会とは、「商談すること」を目的に、オンライン上で一度に多くの企業が商談をするために集まるBtoBイベントです。
新型コロナウイルス感染拡大の影響などにより、オンライン商談会が盛んに実施されるようになりましたが、今まで商談会と言うと対面で行うものが主でしたから、オンラインで商談を行っても本当に契約がとれるのかと懸念を感じてしまう方もいらっしゃるのではないでしょうか。
「オンラインではコミュニケーションをスムーズにとれないのでは？」
「オンライン商談会に参加するには通信環境の整備や操作の知識が必要なのでは？」
「オンラインでは商談相手に気持ちが伝わらないのでは？」
そんな不安をお持ちではありませんか？
しかし、オンライン商談会にはリアル開催での商談会にはないメリットもあり、リアル開催での商談会と合わせて参加することで、新規見込み顧客獲得に大きく役立つのです。
そこでこの記事では、オンライン商談会について詳しく解説します。
【この記事を読めばわかること】
●オンライン商談会とは |
この記事を読み、オンライン商談会について詳しく知ることで、自信を持ってオンライン商談会に参加することができます。
そしてオンライン商談会を上手く活用することで、新規顧客獲得や新規市場拡大といった大きなビジネスチャンスに繋げることができるようになるのです。
ぜひ最後までお読みください。
目次
1.オンライン商談会とは
オンライン商談会とは、先ほども紹介したように、オンライン上で商談を目的として多くの企業が集まるBtoBイベントのことです。
まずはオンライン商談会についてきちんと理解するために、オンライン商談会の目的や種類などについて詳しく紹介していきます。
1-1.オンライン商談会は｜「商談すること」を目的に、オンライン上で一度に多くの企業が集まるBtoBイベント
オンライン商談会とは、「商談すること」を目的に、オンライン上で一度に多くの企業が商談をするために集まるBtoBイベントです。
受注側企業は新規顧客の獲得を、発注側企業は新しい有望な取引先を発掘し、ビジネスチャンスを獲得するために参加します。
【オンライン商談会の目的】
受注側企業 | 発注側企業 |
・新規顧客を獲得したい | ・新しいビジネスパートナーを探したい |
商談会では、あらかじめどのような企業が参加するのか、どのような発注をしたいのか、などが提示されており、この企業なら希望を叶えられるのではと考えた相手企業が商談を申し込みます。
ただ商品について聞いてみたい、どんな企業か知りたいということよりも、具体的な取引のために金額や取引条件などを詰めていくことが前提となっているため、商談の成約率が高いというのが特徴です。
オンライン商談会には「先に発注案件が提示される」形と「受注したい企業が提示される」形の2つの種類があります。
先に発注案件が提示される形の場合、まずオンライン商談会では発注側企業が募集されます。
発注側企業は「自社に無い設備や資格を持った企業を探したい」「新製品の試作を依頼したい」といった自社の要望を提示して応募し、それを叶えることができると思った受注側企業がオンライン商談を申し込みして商談を行います。
受注したい企業が提示される形では、「海外バイヤーとの取引を希望する食品会社」「環境リサイクルに役立つ技術を持つ企業」など、製品や技術のテーマが設定されており、そのような企業と取引を希望するバイヤーや発注側企業が商談の申し込みを行います。
どちらの場合も商談成約の可能性が高く、発注側企業と受注側企業どちらにもビジネスチャンスとなるイベントです。
1-2.オンライン商談会の主催者と参加企業
オンライン商談会の主催者は、商工会議所や中小企業振興会などの団体、銀行や新聞社、イベント会社などの企業、参加する企業は仕事を発注したい企業と受注したい企業です。
商工会議所や中小企業振興会などの主催者は、団体に関係する企業がより取引を活性化できるよう、関係する企業に商談会への参加を呼びかけ、オンライン商談会を開催します。
オンライン商談会ではあからじめある程度テーマが決められていることが多く、例えば「都内の中小企業」や「海外輸出を計画している食品事業者」といったテーマに合った企業が参加します。
さまざまなオンライン商談会が開催されているため、自社に合ったものに参加するのがおすすめです。
1-3-1.東京都中小企業振興公社が主催するオンライン商談会
東京都中小企業振興公社が、都内にある中小企業のビジネス上の連携促進を目的として開催するオンライン商談会です。
受注側は都内にある中小企業に限定されますが、発注側はどのような企業でも参加が可能です。
1-3-2.日本貿易振興会（ジェトロ）が主催するオンライン商談会
日本貿易振興会（ジェトロ）が主催するオンライン商談会では、海外との取引を希望する国内企業が参加し、海外のバイヤーと商談することが可能です。
ジェトロが通訳や事前準備などのサポートを行ってくれるため、海外のバイヤーとの商談が初めての企業でも安心して参加できるのがメリットです。
定期的にさまざまなオンライン商談会が開催されているので、海外との取引拡大を希望している企業はこまめにチェックするとよいでしょう。
参考：日本貿易振興会（ジェトロ） 展示会・商談会に参加したい
1-3.オンライン商談会の開催場所はビデオ会議ツールまたは特設サイト
オンライン商談会の開催場所はZoomやTeamsといったビデオ会議ツール、または商談会のための特設サイトです。
ビデオ会議ツールを使うのか、特設サイト内で商談を行うのかは、オンライン商談会の主催者側が設定し、オンライン商談会の募集の時点で使用するツールが提示されています。
オンライン商談会は基本的に発注側企業と受注側企業の1対1で行われるため、手軽にできるビデオ会議ツールを使う場合が多くあります。
ZoomやTeamsなどのビデオ会議ツールを使えば、商談のためのサイトを構築することなくオンライン商談会が進められるため、手軽に開催が可能です。
オンライン商談会のために特設サイトを立ち上げる場合もあり、特設サイトを使用する場合は企業紹介の動画を流す、企業の紹介ページを作成することなどもできます。
特設サイトはオンライン商談会の主催者が構築しますが、参加する場合はサイトの内容に合わせて企業紹介動画や紹介ページ用の素材の準備が必要です。
1-4.オンライン商談会とオンライン展示会との違い
オンライン上で行われるBtoBイベントにはオンライン展示会もありますが、オンライン展示会との違いは以下の通りです。
【オンライン商談会とオンライン展示会との違い】
| オンライン商談会 | オンライン展示会 |
目的 | ・商談を成約させる | ・新規見込み顧客獲得 |
場所 | ・オンライン商談会特設サイト | ・オンライン展示会特設サイト |
商談相手 | 特定企業のバイヤー、発注側企業担当者 | 不特定多数の参加企業担当者 |
予約の有無 | 事前に商談を予約 | 予約なしで来場可能 |
事前情報 | どんな企業がバイヤーとして参加するか把握している | どんな企業が参加するか当日までわからない |
PRする製品 | 特定の商品のみ | 自社商品を幅広く |
目指すゴール | 商談が成立し取引が決まる | 新しくアプローチできる見込み顧客の連絡先を集める |
オンライン商談会とオンライン展示会の最も大きな違いは、開催する目的です。
先ほども紹介したように、オンライン商談会は「商談」することが目的で開催されます。それに対してオンライン展示会の目的は「新規見込み顧客」を獲得することです。
出展社はこれから新しくアプローチできる相手を探すために出展し、来場者もこれから取引先候補となりそうなよい企業や、よい製品はないかと探すために訪れます。
そのため、オンライン展示会で獲得した見込み顧客に対して商品情報などを送り、アフターフォローした上で、オンライン商談会で成約を目指すというのが一般的な流れです。
2.オンライン商談会のメリット
オンライン商談会に参加するメリットは、次の4つが挙げられます。
それぞれ詳しくみていきましょう。
2-1.場所を問わず世界中の企業と商談ができる
オンライン商談会のメリット1つめは、場所を問わず世界中の企業と商談ができるという点です。
リアル開催の商談会の場合、実際に会って商談するためには商談場所まで移動する時間とコストがかかるため、なかなか海外や国内でも遠方で開催される商談会には参加できません。
しかしオンライン商談会であれば、通信環境さえ整っていれば遠方や海外の企業とも商談することが可能です。
特に海外バイヤーが参加するオンライン商談会は、なかなか自社だけでは開拓が難しい海外との取引を行うことができるチャンスです。
「1-3-2.日本貿易振興会（ジェトロ）が主催するオンライン商談会」で紹介したジェトロ主催のオンライン商談会など、商談会主催者が海外企業との商談のサポートを行ってくれるケースもありますから、国内だけでなく海外など広く新規取引を求める場合はオンライン商談会がおすすめです。
2-2.リアル開催よりもコストをかけずに商談ができる
オンライン商談会のメリット2つめは、リアル開催よりもコストをかけずに商談ができるという点です。
商談会はリアル開催の場合もオンライン商談会も、基本的に参加費用は無料の場合がほとんどです。
しかし、リアル開催の商談会に参加するには、会場までの移動費用や、遠方で日帰りできない場合は宿泊費用などがかかります。
特に飛行機の距離で行われる商談会の場合は、移動費用や宿泊費用が大きなコストとなってしまうのです。
その点、オンライン商談会の場合は通信環境さえあれば自社の社内で商談に参加できます。
商談に使用するZoomやTeams等のビデオ会議ツールは、すでに社内のオンライン会議などのために導入し、ライセンス契約をしている企業が多く、オンライン商談会のために新たに必要なコストはほとんどありません。
コストを抑えつつ、海外や国内でも遠方の企業との新しいビジネスチャンスが掴めるというのがオンライン商談会の大きなメリットなのです。
2-3.効率的に営業活動ができる
オンライン商談会のメリット3つめは、効率的に営業活動ができるという点です。
オンラインでは、リアル開催での商談会ではなかなか難しい海外企業や遠方の企業でも、移動時間やコストをかけずに商談することが可能です。
特に海外企業との商談には、多くの移動時間やコストが必要ですが、オンライン商談会であれば一度に複数の国のバイヤー、担当者と商談することができるため、とても効率的なのです。
リアル開催での商談会ではなかなか出会えない企業と、オンライン商談会で商談することで、ビジネスチャンスを効率的に広げることができるのは大きなメリットです。
2-4.天候・災害・交通状況に左右されず開催できる
オンライン商談会のメリット4つめは、天候・災害・交通状況に左右されずに開催できるという点です。
リアル開催の商談会の場合、会場に移動する必要があるため、悪天候や災害、交通状況の影響を受けて中止されることがあります。
特に国内でも遠方の場合や、海外から参加する場合は天候や災害の影響で交通状況が悪化すれば、商談会に参加することができなくなってしまうのです。
その点オンライン商談会はインターネットを通じてオンライン上で開催されるため、移動の必要がなく、天候や災害などの影響を受けにくいというのが特徴です。
天候や災害といった不確定要素に影響されることなく商談することで、ビジネスチャンスを逃さないというのもオンライン商談会のメリットなのです。
3.オンライン商談会のデメリット
オンライン商談会には、リアル商談会と比較してデメリットもあります。
オンライン商談会のデメリットは次の3つです。
それぞれ詳しくみていきましょう。
3-1.通信環境を整備する必要がある
オンライン商談会のデメリット1つめは、通信環境を整備する必要があるという点です。
オンライン商談会はインターネットを通じて行うため、安定した通信環境が必要不可欠です。
通信環境にトラブルがあれば、商談が途中で途切れてしまったり、遮断されてしまうことがあるのです。
通信トラブルによって話が途中になってしまったり、聞こえにくかったなどの影響で、商談がうまく進まないこともあります。
すでに通信環境が整っている企業であれば問題ありませんが、まだまだ整備されていない場合、通信環境を整えるための工数やコストがかかってしまうというのがデメリットとなるのです。
3-2.商談相手に担当者の熱量が伝わりにくい
オンライン商談会のデメリット2つめは、商談相手に担当者の熱量が伝わりにくいという点です。
リアル開催での商談会と比較して、オンライン商談会では実際に会えない分、どうしても心理的な距離が縮まりにくく、お互い事務的な会話だけで終わってしまうことがあります。
人と人がコミュニケーションする場合、言語を使った「バーバル（言語）コミュニケーション」と身振り手振りなど言語以外の「ノンバーバル（非言語）コミュニケーション」の2つが使われますが、オンラインの場合は小さな画面越しで商談するため、ノンバーバルコミュニケーションが伝わりにくいのです。
そのため、担当者の熱量を商談相手に伝えることがリアルで行う商談会よりも難しくなってしまうのです。
オンライン商談会では、アイスブレイクを入れたトークスクリプトを用意するなど、リアル開催での展示会とは違う商談テクニックを身に着けると必要があります。
詳しくは「6.事前準備をしっかりすればOK！オンライン上の商談を商談会を成功させるポイント」で解説しますので参考にしてください。
3-3.実際の製品を体感してもらえない
オンライン商談会のデメリット3つめは、実際の製品を体感してもらえないという点です。
ビデオ会議ツールを使うことで商品を「見て」もらうことはできますが、実際に触ったり、食べたりという体感はオンライン商談会ではできません。
特に食品や飲料、衣料品のように実際に触る、食べるといった体感が大切になる商品を取り扱っている企業の場合は、オンライン商談会で実際の製品を体感してもらえないことが大きなデメリットとなるのです。
オンライン商談会で商談後にサンプルを商談相手に送る、オンライン商談会である程度話を進めたら、次は対面で商談を行うなど、対面での商談を併用することでカバーしていくことが大切です。
4.オンライン商談会はリアル開催と併用して行うのがおすすめ
オンライン商談会はリアル開催での商談会と併用して行うのがおすすめです。
なぜなら、オンライン商談会とリアル開催での商談会を併用し、両方に積極的に参加していくことで、それぞれのデメリットをカバーし、メリットを最大限にすることで、より効率的で効果的な営業活動を行うことができるからです。
オンライン商談会とリアル開催での商談会、それぞれのメリットとデメリットは次の通りです。
【オンライン商談会とリアル商談会のメリット】
オンライン商談会のメリット | リアル商談会のメリット |
● 参加のハードルを下げる | ● オンラインが苦手でも参加できる |
オンライン商談会は、場所や時間の制約を受けにくいというメリットを活かし、国内でも遠方の企業や海外の企業など、リアル開催ではなかなか商談のチャンスを掴むことが難しい企業とも商談できます。
また会場のキャパシティーなど物理的な制約がなくなるため、イベント規模を拡大でき、より多くの企業と出会えるチャンスが増えるというメリットもあります。
リアル開催での商談会では、まだまだ多いオンラインが苦手な担当者と出会える、実際の製品に触れて、体験してもらえるというメリットがあります。
オンラインだけでは不足してしまう実体験を、リアルでの商談でカバーすることができるのです。
このようにオンライン商談会とリアル開催での商談会のそれぞれのメリットを最大限に活かし、商談会を行っていくことで、さらに効果的にビジネスを伸ばしていくことに繋がります。
今までリアル開催での商談会だけに参加していた企業の場合、オンライン商談会に対して不安がある場合もあるかと思いますが、ぜひ積極的に参加し、自社のビジネスを拡大するために活用することをおすすめします。
5.オンライン商談会参加までの流れ
オンライン商談会について興味を持ち、参加してみたいと思った場合はどのようにすればよいのでしょうか？
オンライン商談会に参加するには、次のような流れで進めていきます。
それぞれ詳しくみていきましょう。
5-1.自社に合ったオンライン商談会を探して申し込む
オンライン商談会に参加するには、まずは自社に合ったオンライン商談会を探して参加申し込みを行います。
オンライン商談会はリアル開催での商談会と同じく、中小企業振興会や商工会議所などの団体が主催することが多いため、それらの団体のサイトのお知らせをチェックするのがおすすめです。
【オンライン商談会を開催する団体】
団体名 | 特徴 |
中小企業の振興のための商談会 | |
海外との取引を行いたい企業のための商談会 |
その他、こまめにインターネットで「オンライン商談会」と検索することで、自社の条件に合ったオンライン商談会を見つけることができます。
5-2.商談に必要な資料を準備する
参加する商談会を決定し、申し込みを行ったら必要な資料を準備します。
オンライン商談会では実際に顔を合わせて資料を渡せない分、わかりやすく見やすい資料作成を行う必要があります。
オンライン商談会で準備しておきたい資料は次の通りです。
【オンライン商談会で準備しておきたい資料】
● 会社案内 |
オンライン商談会では、ZoomやTeamsの資料共有機能を活用することが多いため、画面上でも見やすくわかりやすい資料を作成することが大切です。
また、商談相手を事前にリサーチし、必要と思われる内容はすべて資料にして当日対応する社員全員で共有しておくと、スムーズに商談を進めることができます。
5-3.当日の担当者を決めロールプレイングを行う
オンライン商談会の前には必ず担当者を決め、ロールプレイングを行います。
リアル開催での商談会とは違い、オンライン商談会では画面を通じて資料を見せる、説明するといったことが必要です。
事前にロールプレイングを行い、どのような流れで商談を進めていくか、どの資料をどのタイミングで見せるかといったことを実際にやってみることで、相手に伝わりやすい商談にすることができます。
カメラの位置や照明の具合で製品がどのように見えるかなども、ロールプレイングをすることで確認が可能です。
実際に使用するZoomなどのツールを使いながら、当日の商談の流れのロールプレイングすることで、リアル開催と同じくらい効果的な商談にしていくことが大切なのです。
5-4.開催後はアフターフォローを行う
オンライン商談会後は、アフターフォローを行うことで成約率を上げることができます。
商談会ですぐに成約できるというケースもありますが、一旦持ち帰って検討したいという企業も多くあります。
その場合は商談会後、すぐにお礼のメールなどを送り、不明点はすぐに問い合わせて貰える関係性を作ることや、定期的なアプローチを続けることで成約につなげることが可能です。
リアル開催よりもオンライン商談会は相手との関係性を構築しにくいため、よりこまめなアフターフォローを行い、次は対面での商談を行うなどして成約に近づけていきましょう。
6.事前準備をしっかりすればOK！オンライン上の商談を成功させるポイント
オンライン商談会では、商談を申込後、マッチングなどの作業は商談会の主催者側で行ってくれますから、申し込み後は当日の商談に集中するための準備を行うことが大切です。
オンライン商談会を成功させるためには、次の3つのポイントを押さえて事前準備をしておきましょう。
それぞれ詳しくみていきましょう。
6-1.安定性の高い通信環境を整える
オンライン商談会を成功させるためには、まず第一に安定性の高い通信環境を整えることが大切です。
商談の途中で画面が固まってしまったり、通信が遮断されてしまえば、せっかく興味が高まった商談相手の気持ちも覚めてしまいます。
回線が途中で途切れたり、ツールがクラッシュすることがないよう、安定性の高い通信環境を整えておくことがオンライン商談会を成功させるために必要不可欠です。
回線が不安定な場合は、有線LAN接続を使用すると回線が切れるリスクが減らせるのでおすすめです。
6-2.トークスクリプトを準備する
オンライン商談会を成功させるためのポイント2つめは、トークスクリプトを準備することです。
トークスクリプトとは、商談相手との会話の流れや内容が決められた台本のようなもので、挨拶から商談の本題までどのように話していくのかを事前に想定し、作成しておきます。
オンライン商談会では商談時間があらかじめ決められている場合もあり、スムーズに商談を進めていくことが大切になります。
なるべく無駄がなく、わかりやすい商談ができるようにするには、事前にトークスクリプトを用意しておくことが効果的なのです。
- 冒頭の挨拶からアイスブレイクの話題
- 会社紹介
- 製品紹介
- 掛け率など取引条件
- クロージング
といった一連の流れをどのように進めていくか、きちんと考えていきます。
トークスクリプトを作成する場合は、商談相手からの返答に合わせて対応できるよう、複数のパターンを用意しておくことも大切です。
作成したトークスクリプトをもとにロールプレイングを行って、オンライン商談会当日はスムーズに商談できるようにしていきましょう。
6-3.アイスブレイクを冒頭に行う
オンライン商談会を成功させるポイントの3つめは、アイスブレイクを冒頭に3分ほど行って雰囲気を和ませることです。
アイスブレイクとは、初対面の人との商談など緊張感のある場面で、場を和ませるためのコミュニケーション手段のことを指します。
オンライン商談会では、対面よりもさらに心理的な距離が遠くなりがちですから、冒頭にアイスブレイクを入れて雰囲気を和やかなものにしておくことで、その後の商談を進めやすくすることが大切なのです。
オンライン商談会でのアイスブレイクとしては、相手が話しやすい雑談を入れることがおすすめです。
お互いの挨拶と自己紹介後、次のような話題を出して雑談をしてみましょう。
【オンライン商談会のアイスブレイクにおすすめの話題】
● 商談相手のホームページやSNSについて |
雑談内容は自分と相手が話しやすく、リラックスできる話題を選ぶことが大切です。
特に相手の会社のホームページやSNSをチェックしておくと、話題に出しやすく相手も応えやすいのでおすすめです。
クオリティの高いオンライン商談会を開催するなら |
「オンライン商談会で新規顧客を獲得したい」 そんな方はぜひ、オンライン展示会プラットフォーム「WONDERLINE」にご相談ください。 WONDERLINEはオンライン商談会に参加するのが初めての企業、オンライン商談会を初めて開催する企業でも安心してお任せいただける、オールインワンの展示会プラットフォームです。 WONDERLINEの3つのポイント ポイント①自社開催でのオンライン商談会開催が可能で可能性が広がる しかし、WONDERLINEを活用すれば、単独やグループで独自のオンライン商談会を開催することも簡単にできます。 今までなら自社に合った商談会がなかなかないため、うまくオンライン商談会を活用できていなかったという企業も、自社開催という選択肢を持つことで、オンライン商談会の可能性が広がるのです。 ポイント②オンライン商談会がすぐ開催できる機能がすべて揃ったプラットフォーム オンライン商談機能はもちろんのこと、オンラインでの名刺交換や、製品をより魅力的に見せる展示ブースなど、ビデオ会議ツールにはない機能が揃っており、より魅力的でクオリティの高い商談会開催が可能です。 WONDERLINEの4つの主要機能 WONDERLINEなら、オンライン商談会開催に必要な機能がすでに備わっており、初めてオンライン商談会を行う担当者でもスムーズに開催できるのです。 ポイント③オンラインに不慣れでも安心！運営事務局が徹底サポート 今まではリアル開催の商談会のみ参加していたため、オンライン商談会はどのように準備し、進めていけばいいのかわからず不安という担当者の方も多いと思います。 その点WONDERLINEなら、オンライン商談会開催に向けて必要なサポートが揃っていますから、初めてでも安心して開催が可能です。 サポート内容の例 WONDERLINEなら、単独やグループでの自主開催オンライン商談会を、安心してスムーズに準備から開催までを進めることが可能です。 オンライン商談会を検討されているなら、ぜひ下記よりWONDERLINEについて詳しくご覧になってみてください。 |
7.まとめ
オンライン商談会について紹介しました。
オンライン商談会は世界中の見込み顧客と商談ができるおすすめのBtoBイベントです。
最後にオンライン商談会についてまとめておきます。
オンライン商談会の目的 | 新規顧客の獲得、有望な取引先の発掘 |
オンライン商談会の開催場所 | インターネット上の特設サイトやビデオ会議ツール |
オンライン商談会の主催者 | ・商工会議所や中小企業振興会などの団体 |
オンライン商談会の参加者 | 新しい取引先を求める企業 |
オンライン商談会のメリットは次の4つです。
【オンライン商談会のメリット】
● 場所を問わず世界中の企業と商談ができる |
オンライン商談会のデメリットは次の3つです。
【オンライン商談会のデメリット】
● 通信環境を整備する必要がある |
オンライン商談会に実際に参加したい場合は、次のような流れで参加を行います。
【オンライン商談会に参加する流れ】
|
オンライン商談会を成功させるためには、次の3つのポイントを抑えましょう。
【オンライン商談会を成功させるポイント】
● 安定性の高い通信環境を整える |
リアル開催の商談会と併用してオンライン商談会を活用することで、より効果的にビジネスチャンスを掴むことができます。
ぜひオンライン商談会を上手に活用し、よりビジネスを効率的に成長させることをおすすめします。
#オンライン商談会
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